データベース設計文書
データベース設計文書
Ragicシートで承認フローを設定することが可能。 新しいエントリーを追加した後、承認を始めるをクリックすると、システムが自動的に最初の承認者にメールを送信します。最初の人が同意すると、次の人にメールが送られ、承認をすることになります。(承認の順番は上から下へ）
デザインモードで承認フローを設定する場合、右下にチェックマークがあります。
このチェックをクリックすると、承認フローの設定が開始されます。
承認者を設定するには、承認フローを新規作成をクリック：
承認者の名称(職位)は必須で、その横に通常の承認者となるユーザーを選択することができます。そうした後、彼は固定の承認者となる。または、ユーザーグループを1つ選択すると、承認を申請する際にそのグループからユーザーを選択し、承認者とすることができます。
直属の上司を選択した場合、システムはユーザーの直属の上司を承認対象として送信します。直属の上司の上司を選択すると、ユーザー上司の上司が承認します。ひとつ前の承認者の上司を選択すると、承認者は直前の承認者の上司となります。
また、シートのユーザー選択またはグループ選択のフィールド値を承認対象として設定できます。例えば、購買部グループの誰か一人に承認を送るのではなく、請求書の「審査担当者」に直接承認を送ります。
ベンダーや顧客など、システム・ユーザー以外の人が承認する電子メール・フィールドを設定すると、承認フロー中にフィールド内の電子メールに承認メールを送信してメールの所有者が直接メールで承認するようにできます。
設定した後は、移動させたい階層をクリックしてドラッグすることで承認の順番を移動できます。
(直属の上司と直属の上司の上司の承認機能は、システムユーザーシートの直属の上司フィールドと合わせて使用する必要があります。シートにこのフィールドがない場合は、システムシートの更新についてRagic support にお問い合わせください)
また、承認階層の横にあるギアアイコンをクリックして、同階承認人の追加ができます。 次の階層に進むのは、今階層の同階承認人の全員同意が必要です。
同じ階層に承認する人数をユーザーが決められたい場合は、ユーザー選択フィールドを設定し、「複数選択」にチェックを入れ、承認の設定時にフィールドを2回選択することが可能です。このように、このフィールドを選択したユーザーは、次の階層に進む前に、その階層で承認する必要があります。
また、同階承認人を追加した後、階層の最初のギアをクリックすると、最低同意人数を設定できます。 同階承認人が2人いるとして、承認者数を1に設定すると、2人のうち1人だけが承認すれば足ります。
特定のグループまたは複数グループの全員を承認させたい場合は、少なくとも同階承認者を2人設定し、そのグループ/複数のグループの人数に基づいて最低同意人数を設定する必要があります。
例えば、HRグループに4人いて、HRグループの4人全員にこの階層の承認を与えたい場合、同じ階層に「HRグループ」と「HRグループまたはこのグループの誰でも」を設定すると、最低同意人数を設定するオプションが表示され、4人と記入することができます。
高度な設定をクリックすると、以下の項目が表示されます：
高度な本人確認：簽核時會需要再次輸入密碼
拒否可能：承認を拒否する選択肢を提供する
承認開始後にレコードを保護：レコードを保護し、ユーザーがデータを変更できないようにする
新規レコード作成後、承認を自動的に開始：作成された新規レコードは以下の条件を満たした場合のみ、自動的に承認が開始されます：
(1)承認プロセスの各段階で自己選択の必要はない
(2)内部ユーザーが作成したレコード
電子署名：承認に同意すると、手書きのサインウィンドウが表示されます
承認終了後に以下のユーザーに通知：承認完了時の通知ユーザーリストを設定する
承認終了後以下のアクションを執行：承認終了時に自動的に実行されるボタンを設定します。 対応するボタンの種類：すべてのデザインモードカスタマイズボタン、数式再計算、データ保護、データ保護解除、リンク＆ロード同期。最後に承認をしたユーザーに権限があるかどうかに関係なく、システムはボタンを実行します。 また、一度手続きを行ったレコードは承認をキャンセルできません。
承認フローを設定したら、忘れずに保存をクリックして変更内容を保存してください。
デザインモードでは、条件によって承認フローを動的に調整できます。 承認項目の横にあるギアマークをクリックし、条件を設定します。
条件を設定します。例えば、注文の合計金額が10万円以上の注文のみ、課長の承認が必要です。必要であれば、"+"で複数の条件を追加することも可能。
10万円未満の場合、当承認項目は表示されません。
リストページに承認情報を表示したい場合は、システムが生成する承認関数フィールド（フォームに承認フローがある場合のみ表示されます）をフィールドピッカーでリストページに追加すればいい。
これらのフィールドが追加されると、フォームページ上で同期され、デフォルトで非表示にされます。
他の承認情報が必要な場合は、フォームページに新しいフィールドを追加し、承認関数を適用可能です。
以下の例では、承認状態を取得するための関数です。
数式が作動すると、このデータの承認状態を取得できます。
まだ、後からフィールドピッカーを使ってリストページに作成したフィールドを追加可能です。
返送された承認状態の意味は以下の通り：
N: New、承認が未開始またはキャンセルされた
P: Processing、承認を開始し、承認が終了するのを待つ
REJ: Rejected、いかなる段階でも承認を拒否する
F: Finish、すべての承認者が同意した、承認完成を意味する
戻り結果を日本語に変換したい場合、例えば「N」を返したら「未承認」と表示したい場合は、IF条件式を使用できます。
承認状態の数式が適用されるフィールドをA1とすると、A2に新しいフィールドを作成し、この数式IF(A1.RAW="N","未承認",IF(A1.RAW="P","承認中",IF(A1.RAW="F","承認完成",IF(A1.RAW="REJ","承認拒否",""))))を適用します。 これにより、フィールドでの承認状態を素早く判断できます。
システム管理者のSYSAdminなど、シートの管理者権限を持つユーザーや、掲示板やアンケートのユーザー権限でレコードの管理者（データの作成者、アサインされたユーザー)は、そのデータの"承認を始める"をクリックすることができます。
承認機能の使用方法については、この文書を参照してください。
承認者を変更しなければならない特例状況がある場合、システム管理者は承認者の隣にある+をクリックし、承認担当者を変更を選択することができます。
システムのユーザーシートにユーザーの代理を設定することで、ユーザーが不在の時に承認が必要なレコードは代理で行うことができます。代理による承認方法については、こちらの文書をご参照ください。
また、休暇や不在の際には、代理人に自動通知されるようチェックしておくと、代理人が関連する承認や連絡を受け取れるようになります。 ユーザー設定の詳細については、こちらの文書をご覧ください。
(直属上司と直属上司の上司の承認機能は、システムユーザーシートの直属上司フィールドと組み合わせて使用する必要があります。 シートにこのフィールドがない場合は、システムシートの更新についてRagicサポート にお問い合わせください）。
以下の動画を見て、一歩ずつ学んでいきましょう！
