FAQ
FAQ
Si el nombre de un cliente es demasiado común, puede resultar difícil vincular su detalles a la hora de registrar un pedido e identificar quién lo realizó. Para evitar esto, incluye un campo "valor único (valor clave)", como un "ID de cliente", en el diseño de tu hoja. ¡Esto garantiza que los clientes con el mismo nombre puedan distinguirse fácilmente!
Un "valor único" se refiere a un valor que "no está duplicado dentro de un rango específico". Diseñar un "valor único" en una hoja Ragic significa que un valor de campo específico en la hoja debe ser distinto y no duplicado. El ejemplo más común es un número de serie, que puede ser generado automáticamente. Alternativamente, puedes ingresar valores manualmente siempre que sean únicos. Puede configurar un campo con el atributo "Único" para garantizar que no se permitan valores duplicados.
Normalmente, los campos de "valor único" se utilizan para identificar cada registro en una hoja. Este identificador también se conoce como "Valor clave" de la hoja.
Por ejemplo, en una "Lista de productos" con 100 artículos, el campo "Existencias" (por ejemplo, 5 unidades, 10 unidades) o el campo "Color" (por ejemplo, blanco, rojo) no pueden especificar a qué producto pertenecen. Se pueden utilizar campos como "ID del producto" o "Nombre del producto" para identificar el producto exacto.
Si una pequeña papelería administra datos de productos e inicialmente almacena solo lápices "Tipo A", puedes registrar el "Lápiz" en el campo "Nombre del producto" de tu hoja "Lista de productos". Más tarde, al almacenar lápices "Tipo B", accidentalmente podrían crear otro registro con el mismo nombre, "Lápiz". En este caso, si un miembro del personal utiliza "Nombre del producto" para buscar o filtrar lápices "Tipo A", encontrará dos registros y no podrá distinguirlos. De manera similar, al vender un lápiz "Tipo B", no sabrán qué registro actualizar para ajustar la cantidad de existencias.
Por lo tanto, el "valor único", sirve para identificar y comparar datos, debe ser único y no duplicativo. En el ejemplo anterior, una forma de ajustar la configuración es modificar el campo "Nombre del producto" a "Lápiz tipo A" y "Lápiz tipo B", asegurándose de que sirva como un "Valor único". Un segundo método, más manejable, sería utilizar un campo "ID de producto", generado por números de serie, como "valor único". De esta manera, tanto la búsqueda de productos como la actualización del stock dependen del ID del producto, lo que reduce significativamente las posibilidades de error humano.
Esto no es sólo para que los usuarios identifiquen registros; también permite que el sistema ejecute tareas automatizadas, cómo recuperar un registro específico, identificar un campo dentro de un registro o actualizar datos bajo ciertas condiciones. El "Valor único" garantiza que el sistema pueda hacer coincidir con precisión los datos previstos durante estas operaciones.
Al diseñar relaciones de enlazar y cargar, seleccionar un "campo enlazado" es similar a elegir una "opción" de un menú (donde el menú = la hoja de origen para enlazar y cargar). Si el menú contiene opciones duplicadas ("valores no únicos"), a los usuarios les resultará difícil realizar la selección correcta. Por lo tanto, se recomienda que los campos enlazados utilicen el "valor único". (Para obtener más detalles, puedes consultar aquí).
Nota: Si una relación de enlace y carga se configuró inicialmente con un campo "valor no único", puedes cambiar el campo enlazado usando este método. No es necesario eliminar y volver a crear la configuración existente, ya que esto puede provocar la pérdida de datos en los campos enlazados.
Al importar datos de un archivo Excel o CSV a Ragic, la primera columna normalmente debe ser un campo "valor único".
Puedes elegir importar todos los datos como "nuevos registros" o hacer coincidir los datos importados con "registros existentes e importar solo nuevos", omitiendo los duplicados. En el último caso, el sistema se basa en un "valor único" para identificar y hacer coincidir los registros correspondientes.
Por ejemplo, cuando "actualizando valor en otra hoja", el sistema debe hacer coincidir el registro correspondiente a actualizar.
En general, recomendamos incluir siempre un campo "valor único" en tus hojas. Si no es necesario, no causará ningún problema, pero si es necesario, la falta de un valor único puede generar problemas importantes.
Al determinar el campo "valor único" para una hoja, recuerde que "el campo no debe contener valores duplicados en toda la hoja" para calificar como un "valor único". Si no está seguro de qué campo puede servir como "valor único", utilice el campo Total & Función Resumen en la página de listado para ese campo. Si cada valor tiene un recuento de 1, indica que el campo es un "valor único". Este método también ayuda a buscar duplicados.
Sin embargo, ten en cuenta que los registros se agregan o actualizan con el tiempo. Un campo que actualmente sirve como "valor único" en tu hoja no garantiza que no se agreguen duplicados en el futuro. Por lo tanto, después de identificar el "valor único" potencial utilizando el Total & Resumen, también puedes implementar mecanismos de validación adecuados (cómo configurar el campo como "único") para garantizar la precisión.
