FAQ
FAQ
Después de registrar una cuenta y aprender los conceptos básicos de Ragic, muchos usuarios nuevos pueden no estar seguros de cómo empezar a crear su base de datos. Antes de continuar, se recomienda considerar las necesidades de la empresa, determinar qué hojas crear y comprender los derechos de acceso necesarios para los diferentes usuarios. Esto le ayudará a diseñar una estructura de base de datos que cumpla con los requisitos y evite errores innecesarios.
Aunque Ragic ofrece una gran flexibilidad, permitiéndole ajustar la estructura de la base de datos en cualquier momento, las modificaciones accidentales de campos o enlaces incorrectos pueden provocar pérdidas de datos o errores. Para evitar esto, se recomienda encarecidamente analizar la estructura de la hoja antes de crear hojas e importar datos. Esto reducirá el retrabajo y garantizará la precisión y coherencia de los datos.
Puede crear rápidamente un prototipo de base de datos que satisfaga sus necesidades y administrar los datos de manera efectiva a través de tres simples pasos, minimizando problemas de modificaciones futuras.
Si su empresa utiliza una base de datos conocida y que funciona sin problemas, podría considerar utilizar la integración API para abordar sus limitaciones y problemas actuales, en lugar de crear una nueva. Después de todo, implementar un nuevo sistema y realizar capacitación a los empleados sería una tarea ardua.
Si tus necesidades son limitadas y prefiere comenzar desde cero, simplemente siga estos tres pasos para configurar rápidamente el marco de base de datos básico y use Ragic para administrar sus datos de manera eficiente.
Por lo general, una base de datos consta de varias hojas. La primera tarea es determinar qué hojas necesita su empresa y el contenido que deben contener; esencialmente, los datos o flujos de trabajo que la empresa desea gestionar.
Por ejemplo, si una organización desea aplicar la base de datos a la gestión de miembros, es posible que necesite una hoja de "Información de miembros" y una hoja de "Historial de compras de miembros". La hoja "Información del miembro" puede incluir campos como nombre, número de teléfono, dirección y hora de registro. Para "Gestión de inventario", es posible que necesite hojas como "Lista de productos", "Pedidos entrantes" y "Pedidos salientes", y la hoja "Lista de productos" incluye campos como nombre del producto, ID del producto, especificaciones y precio unitario.
Si aún no está seguro de qué hojas crear, se recomienda consultar sus procesos de gestión de flujo de trabajo existentes e identificar las hojas y campos necesarios para la base de datos.
Consultar las hojas existentes suele ser el método más rápido. Mediante la revisión de las fichas o ficheros utilizados diariamente, los usuarios pueden identificar la información necesaria para los procesos de gestión y señalar deficiencias o puntos de mejora en las hojas actuales.
Si no se dispone de hojas existentes para consultar, se recomienda simular las operaciones de la empresa desde cero. Por ejemplo, considere qué información se necesita al recibir un pedido y qué registros se deben mantener durante el proceso.
Si aún no está seguro de cómo proceder, Ragic ofrece algunas hojas integradas como referencia:
1. Instalar plantillas: Puede encontrar muchas plantillas prediseñadas creadas por Ragic. Para los usuarios que aún no tienen claras sus necesidades internas, estas plantillas se pueden descargar y utilizar junto con nuestra documentación como guía.
2. Plantillas rápidas: Al crear una nueva hoja, encontrará el menú "Plantillas rápidas" en el lado derecho. Puede seleccionar la categoría requerida para probar y luego agregar los campos necesarios según las necesidades de su empresa.
Después de determinar los nombres de las hojas y los campos, el siguiente paso es seleccionar el formato de datos apropiado para cada campo. Esto es crucial ya que determina cómo se almacenan los datos en la base de datos. Los formatos comunes incluyen "números", "texto", "fechas" y "enlaces". Seleccionar el formato correcto ayuda a evitar problemas, como la corrupción de datos causada por el cambio de tipos de campos. Por ejemplo, convertir un campo de texto a un tipo numérico puede provocar una visualización incorrecta o pérdida de datos.
Aunque los datos se pueden restaurar mediante copias de seguridad, importaciones y exportaciones, la solución más eficaz es evitar que se produzcan problemas en primer lugar.
Si sigue el método anterior, puede organizar las hojas y los formatos necesarios: "Nombre de la hoja", "Campo de la hoja" y "Formato de datos" (consulte la imagen a continuación):
Después de organizar las hojas y los campos requeridos en el Paso 1, el siguiente paso crítico es vincular las hojas. Cuando se gestionan datos en varias hojas, vincularlas es esencial para el intercambio y la integración de datos. En términos simples, debe utilizar la función de vinculación de hojas al procesar datos entre hojas.
Por ejemplo, supongamos que tiene tres hojas diferentes: "Detalles del cliente", "Lista de productos" y "Detalles del pedido". A continuación se muestran algunas necesidades comunes que requieren vinculación entre hojas:
1. Seleccione un cliente de la hoja "Detalles del cliente" al ingresar un pedido.
2. Seleccione un producto de la hoja "Lista de productos" al ingresar un pedido.
3. Vea qué productos ha comprado este cliente.
4. Vea la cantidad total de pedidos que ha realizado este cliente.
Del ejemplo anterior, queda claro que si los datos necesarios para una funcionalidad particular se distribuyen en diferentes hojas (por ejemplo, cliente y pedido, producto y pedido, u otras combinaciones), deberá vincular esas hojas. En este paso, debe decidir si cada campo del Paso 1 se ingresará manualmente, se completará automáticamente en función de otras hojas o se calculará automáticamente mediante fórmulas.
Organiza las fuentes de datos para cada campo (ver la imagen a continuación):
Después de completar los dos primeros pasos, habrá creado el prototipo de la base de datos. Ahora, pase al paso final: configurar los derechos de acceso de los usuarios a las hojas. Debes decidir qué usuarios pueden acceder a estas hojas y qué permisos específicos tienen para cada una.
Por ejemplo, es posible que desee que el departamento de ventas vea las hojas "Detalles del cliente", "Lista de productos" y "Detalles del pedido", mientras que el departamento de logística solo necesita acceso a la hoja "Detalles del pedido" y el departamento de finanzas se centra en la hoja "Detalles de la factura". Este control de acceso garantiza que cada departamento solo pueda acceder a los registros relevantes para sus responsabilidades, lo que mejora la seguridad de los datos y la eficiencia de la gestión.
Además, se recomienda agregar el campo Observaciones para especificar la configuración de formato para cada campo, para evitar olvidarlos y requerir cambios repetidos.
Organiza los Derechos de Acceso y comentarios para cada campo (como se muestra en la imagen a continuación):
Después de completar los tres pasos anteriores, habrá creado con éxito el prototipo de la estructura de su base de datos. Ahora puede comenzar las operaciones reales.
Antes de comenzar, se recomienda revisar nuestro vídeo tutorial o manuales relacionados.
Si encuentra alguna dificultad durante el proceso, no dude en ponerse en contacto con nuestro equipo de atención al cliente en cualquier momento.
