Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Puedes crear un botón acción personalizado para convertir registros al copiar valores de un registro y guardarlos en otra hoja.
Tus usuarios podrán hacer clic en el botón de acción en tu hoja fuente para crear una copia de tus datos (los cuales pueden ser todos o sólo algunos de tus valores de campo) para que sean guardados en la otra hoja.
Este tipo de enlace es diferente a tener versiones múltiples de la misma hoja ya que al convertir un registro los valores serán copiados y guardados en un nuevo registro en otra hoja, y no se usará el mismo conjunto de datos. Por lo tanto, es posible rescribir los datos en el registro convertido sin tener que cambiarlo en la fuente.
Para crear una acción que permita a los usuarios copiar un registro de una hoja fuente y guardarlo en otra, haz clic en la opción Convertir Registros bajo la sección Botones Personalizados en el Modo Diseño de la hoja fuente.
En el siguiente ejemplo, crearemos una hoja de órdenes de venta que usará valores desde una cotización enviada al cliente.
La hoja Cotizaciones ya tiene algunos valores para que el cliente decida si desea hacer la orden de venta o no. En esta etapa, no tenemos un enlace con la hoja Órdenes de Venta.
La hoja Órdenes de Venta es muy similar a la estructura de la hoja Cotizaciones. Tener un diseño similar o compartir muchos campos no es necesario para convertir registros, pero es útil para la consistencia de tu diseño.
Ve al Modo Diseño de la hoja que contiene la fuente de valores. En nuestro ejemplo, la fuente es la hoja Cotizaciones, ya que crearemos una orden de ventas según los valores cotizados al cliente.
Haz clic en Herramientas para ver la lista de los tipos botones de acción personalizados que puedes agregar a tu formulario. Haz clic en Convertir Registros.
Se mostrará un menú desplegable con la lista de hojas en tu cuenta. Selecciona la hoja en la cual te gustaría guardar los valores desde la fuente. En este ejemplo, elegiremos la hoja Órdenes de Venta.
En este paso, deberás mapear los campos correspondientes. La sección Usar valor de este campo te mostrará campos de la hoja fuente, mientras que la sección Rellenar en este campo mostrará los campos a rellenar en la hoja destino. Selecciona los campos que deseas guardar durante la conversión, estos pueden ser todos los campos de tu hoja, o solo algunos dependiendo de tus requerimientos. También puedes seleccionar la opción “Mapeo automático de campos” para mapear los campos que tienen el mismo nombre en ambas hojas.
Asegúrate de mapear todos tus campos correctamente. Dependiendo de tu diseño de hoja, los nombres de los campos pueden ser los mismos o totalmente diferentes. Siempre es útil nombrar tus campos de manera que permitan una comunicación clara entre los diferentes diseñadores de la base de datos y otros usuarios en tu cuenta. Al terminar de seleccionar los campos que deseas mapear, haz clic en Crear botón convertir registros.
Ragic te indicará que ingreses un nombre para el botón de acción que verán tus usuarios. Asegúrate de que el nombre que escribas sea claro para los demás usuarios.
Después de confirmar lo anterior, Ragic agregará tu conversión de registros como botón de acción, al cual puedes acceder desde el menú Acciones bajo la pestaña Formulario. Asegúrate de guardar tus cambios en el modo diseño para que tu botón de acción tome efecto.
Después de completar todos los pasos para crear el enlace de conversión de registros, podrás ver tu nuevo botón de acción en la esquina inferior derecha de tus registros guardados en tu hoja fuente. Cuando un usuario haga clic en el botón, este creará un nuevo registro en tu hoja destino.
En nuestro ejemplo, después de hacer clic en el botón de acción Crear Orden de Venta desde Cotización, los valores del registro de cotización serán guardados como un nuevo registro en la hoja órdenes de venta. De esta manera, podremos ver el ID de Cotización de la cotización original que fue enviada al cliente y todos los otros valores de campo relacionados con la cotización tales como elementos de la línea del producto serán copiados también.
Cada vez que se haga clic en el botón, se guardará un nuevo registro en la hoja destino. En este ejemplo, esto significa que podemos generar diferentes órdenes de venta desde la misma cotización.
Para prevenir que los usuarios conviertan un registro más de una vez, puedes este artículo.
Puedes hacer revisiones en tu hoja destino para tener más campos según tus requerimientos específicos. En nuestro caso, esto podría ser el agregar el porcentaje y cantidad de impuesto, o un porcentaje de descuento que se aplique antes de finalizar la orden.
Puedes convertir un registro del formulario principal de una hoja al formulario principal de otra, pero también puedes convertir registros de subtabla desde una hoja y guardarlos como registros de formulario principal en otra hoja.
En el ejemplo anterior “desde Cotización a Orden de Venta”, hemos convertido registros de subtabla de una hoja a la subtabla de otra hoja. Al hacer clic en el botón “Crear Orden de Venta desde Cotización”, los datos de los campos de subtabla tales como SKU de Producto y Nombre del Producto de la hoja Cotizaciones, son copiados a campos de subtabla en la hoja Órdenes de Venta. Cada vez que hagas clic en este botón, se guardará un nuevo registro en la hoja Órdenes de Venta.
Para convertir registros de subtabla de una hoja a registros principales de otra, la configuración sería un poco diferente. Si hay N número de registros en la subtabla, cada vez que hagas clic en botón de conversión, se agregarían N número de registros en la hoja correspondiente.
En el siguiente ejemplo, crearemos una hoja para guardar Registros de Cotizaciones que usará valores de subtabla desde una Cotización.
La hoja de Cotizaciones ya tiene campos incluyendo ID de Cotización, Nombre de Contacto, Dirección, Teléfono en el formulario principal, y la subtabla contiene campos incluyendo SKU de Producto, Descripción, Precio, Cantidad, Subtotal.
La hoja Registros de Cotizaciones incluye los campos SKU de Producto, Descripción, Precio, Cantidad, Subtotal.
Al hacer clic en la opción Convertir Registros bajo la categoría Botones Personalizados en el Modo Diseño del formulario de la hoja Cotizaciones, podemos crear un botón para convertir registros mapeando los campos de la subtabla de Cotizaciones con los campos de la hoja Registros de Cotizaciones como se muestra a continuación.
Después de guardar la configuración, puedes hacer clic en el botón “Crear Registros Cotización” y se crearán 2 registros en la hoja Registros de Cotizaciones usando los dos registros de la subtabla.
Para la configuración avanzada de Convertir Registros, por favor vea la siguiente tabla:
| Configuración Avanzada | Predeterminado | Descripción |
|---|---|---|
| Verificar valores vacíos al convertir a campos configurados como “No Vacíos” al ejecutar. | Off | Previene que el campo destino quede vacío si está configurado como No Vacío. |
| Verificar si los valores convertidos coinciden la configuración "Validación" en los campos destinatarios | Off | Previene que los valores convertidos difieran de la configuración de Validación en el campo destino. |
| Verifica que todos los campos "No Vacíos" en la hoja destino sean convertidos | Off | Verifica si hay campos No Vacíos sin valores en la hoja destino después de la conversión. |
| Abrir registros convertidos (Esta opción solo funciona en conversión uno a uno) | On | Después de la conversión, abre una nueva página mostrando el registro convertido, no es aplicable a conversiones uno a muchos con campos de subtabla. |
| Recalcular todas las fórmulas en la hoja destino | On | Habilitado por defecto; si no quieres activar la recalculación de fórmula, recuerda deseleccionar esta opción. |
| Ejecutar workflow en la hoja destino | On | Habilitado por defecto, si no quieres activar Workflow, recuerda deseleccionar esta opción. |
| Convertir Rec_lock Source | Off | Evita que los usuarios modifiquen los datos en la hoja fuente después de la conversión. |
| Aplicar criterio de filtro de subtabla | Off | Vea esta sección sobre aplicar criterios de filtro de subtabla. |
| Aplicar criterio de agrupación de subtabla | Off | Vea esta sección sobre aplicar criterio de agrupación de subtabla. |
Si el registro que estás convirtiendo incluye campos de subtabla, puedes aplicar filtros para que sólo ciertos registros de subtabla puedan ser convertidos según la condición designada.
Por ejemplo, si deseas convertir una orden de venta a una nota de envío, pero no todos los productos de la orden de ventas serán enviados, puedes agregar un campo adicional para determinar si el producto necesita o no ser enviado.
En la configuración avanzada del botón de conversión, puedes aplicar criterios de filtro de subtabla, tal como sólo convertir registros de subtabla si el envío ha sido seleccionado a “Si”.
Al terminar, sólo se convertirán los registros de subtabla que coincidan con la condición del filtro.
Si tu configuración para convertir registros incluye campos de subtabla que serán convertidos en campos del formulario principal y también en campos de subtabla, al ejecutar el botón de acción se crearán el mismo número de registros tengas en la subtabla de la hoja fuente, y cada nuevo registro tendrá el mismo número de registros que tenga la subtabla de la hoja fuente. Si deseas agrupar los registros y crear un nuevo registro para cada grupo, puedes aplicar criterios de agrupación a tu botón de conversión.
Por ejemplo, tenemos una hoja que registra las ventas de una tienda, con una subtabla que registra cada venta exitosa.
Luego convertiremos cada registro de subtabla a otra hoja, pero solo crearemos un nuevo registro por cada agente de ventas. Los demás datos afiliados serán rellenados en la subtabla.
Para ello, primero debes mapear tus campos correctamente en la configuración del botón de convertir registros, y luego aplicar criterios de agrupación y seleccionar el campo con el que deseas agrupar tus registros de subtabla. En el siguiente ejemplo, los registros de subtabla serán agrupados por el campo “Agente de Ventas”.
Al a hacer clic en convertir registros, se crearán cuantos registros tengan un nombre en el campo “Agente de Ventas” en la subtabla.
Con cada nuevo registro mostrando una subtabla que contiene los datos afiliados al agente de ventas.
También puedes convertir registros de subtabla con un valor vacío como campo de agrupación. Al seleccionarlo, aquellos campos de subtabla con un valor vacío en el campo de agrupación se agregarán a un grupo y crearán un nuevo registro de subtabla en la hoja destino.
| A un campo independiente | A un campo de subtabla | |
|---|---|---|
| Desde un campo independiente | ✔ (Hacer clic en el botón una vez para crear un registro) | ✘ |
| A un campo de subtabla | ✔ (Hacer clic en el botón una vez para crear N número de registros, N= se refiere al número de registros de subtabla) | ✔ (Hacer clic en el botón una vez para crear un registro) |
Nota: El sistema no le permitirá convertir a un campo independiente desde una hoja a campos de subtabla en otra hoja ya que un campo independiente solo puede contener un valor individual por campo mientras los campos de subtabla pueden tener múltiples valores.
Al mapear campos, al seleccionar un campo independiente para convertirlo a un campo de subtabla, el sistema marcará la fila en rojo para prevenir selección erróneamente.
Si deseas quitar el botón de acción puedes ver este artículo.
Además, si necesitas configuraciones adicionales para el Botón de Acción, tales como restringir derechos de acceso, usa el Botón de Acción, puedes ver este artículo.
