Documento de Diseño de Base de Datos
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Si tu hoja tiene un Flujo de Aprobación, puedes aplicar las siguientes fórmulas para devolver ciertos valores relacionados al proceso de aprobación.
Actualmente, hay dos tipos de fórmulas disponibles:
| Fórmula | Descripción |
|---|---|
| APPROVAL.COUNT() | Devuelve el número de pasos de aprobación |
| APPROVAL.STATUS() | Devuelve el estado de aprobación.
N: Nuevo, indica que el proceso de aprobación aún no ha iniciado o ha sido cancelado. P: En Proceso, indica que el proceso de aprobación está en proceso esperando finalización. REJ: Rechazado, indica rechazo por cualquier aprobador. F: Finalizado, indica finalización cuando todos los aprobadores aprueban |
| APPROVAL.SUBMITDATE(true) | Devuelve la fecha y hora de inicio del proceso de aprobación. Disponible para Campos de Fecha.
El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa) |
| APPROVAL.SUBMITTER() | Devuelve la dirección de correo del usuario quien inicia el proceso de aprobación. Disponible para campos de tipo Seleccionar Usuario. |
| APPROVAL.SUBMITTERNAME() | Devuelve el nombre del usuario quien inicia el proceso de aprobación. |
| APPROVAL.FINISHDATE(true) | Devuelve la fecha y hora de finalización del proceso de aprobación. Una aprobación finaliza cuando todos los aprobadores aprueban o cuando uno de ellos lo rechaza. Disponible en Campos de Fecha.
El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa) |
| Fórmula | Description |
|---|---|
| APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX | Devuelve el valor del índice representando el paso actual del proceso de aprobación.
Índice 0 significa que el proceso de aprobación aún no ha iniciado. Índice 1 significa que el proceso de aprobación ha iniciado pero ningún aprobador lo ha aprobado aún. Cuando un aprobador aprueba, se agregará 1 al índice. Cuando el proceso de aprobación finaliza (todos aprueban/ 1 rechaza / cancelado), el índice vuelve a 0. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]) | Usa el valor del índice para indicar un paso determinado en el proceso de aprobación. El argumento [stepIndex] es opcional, con el argumento predeterminado APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX.
APPROVAL.STEP(-1) : Último paso APPROVAL.STEP() : Paso actual. Equivalente a APPROVAL.STEP(APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX)) APPROVAL.STEP(0) : Uso incorrecto APPROVAL.STEP(1) : Primer Paso APPROVAL.STEP(2) : Segundo Paso |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).NAME() | Devuelve el nombre de este paso. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).STATUS() | Devuelve el estado de este paso.
N: Nuevo, indica que el proceso de aprobación aún no ha iniciado o ha sido cancelado. F: Finalizado Si este paso incluye un "aprobador único", indica la solicitud de aprobación o rechazo. Si hay "múltiples aprobadores", indica que el número de aprobadores que han aprobado equivale o excede el umbral designado, o alguien ha rechazado la solicitud. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).RESP([email]) | Devuelve la respuesta de este paso.
El argumento [email] es opcional. Puede ser un cadena de correo o un campo de Seleccionar Usuario. Este argumento te permite obtener la respuesta de un usuario específico en un paso de aprobación con múltiples usuarios. (1) Un aprobador en un paso de aprobación: (el argumento [email] no es necesario) N: Aún no, indicando que este paso aún no ha sido aprobado o rechazado y aún está pendiente. A: Aceptado, indica que el aprobador ha aceptado la aprobación. A_D: Aceptado por Suplente, indica que el suplente del aprobador ha aceptado la aprobación. REJ: Rechazado, indica que la aprobador ha reachzado la aprobación. REJ_D: Rechazado por suplente, indica que el suplente del aprobador ha rechazado la aprobación. (2) Aprobadores Múltiples en un paso de aprobación: Sin el argumento [email]: N: Aún no, indica que el número de aprobadores que han aceptado la aprobación es menor que el número de aprobadores designados. A: Aceptado, indica que el número de aprobadores que han aceptado la aprobación es mayor que el número de aprobadores designados. REJ: Rechazado, indica que alguien ha reachzado la aprobación Con el argumento [email] unasigned: El aprobador aún no ha aceptado o rechazado la aprobación. signed: El aprobador ha aceptado la aprobación. signed_by_deputy: La aprobación ha sido aceptado por el suplente del aprobador. rejected: El aprobador ha rechazado la aprobación. rejected_by_deputy: La aprobación ha sido rechazado por el suplente del aprobador. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).ISMULTI() | Devuelve "True" si este paso tiene "múltiples aprobadores". |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).THRESHOLD() | Devuelve el número de umbral de este paso, ó "-1" si este paso sólo tiene un único aprobador o no se ha fijado un umbral. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).USERS() | Devuelve todos los aprobadores.
Ej: Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Disponible en campos de Seleccionar Usuarios múltiples. (Debido que las fórmulas no pueden ser aplicadas a campos de múltiple selección, debes fijar el atributo F manualmente) |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true])) |
Devuelve la hora de aprobación o rechazo de un paso de aprobación específico. Esta fórmula debe ser aplicada a un Campo de Fecha. El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa). [email] es un argumento opcional. Puede ser una cadena de correo o un campo de tipo Seleccionar Usuario. Este argumento te permite obtener la hora de aprobación o rechazo de un usuario específico en un paso de aprobación con múltiples usuarios. (1) Un aprobador en un paso de aprobación: (el argumento [email] no es necesario) Devuelve la fecha y hora de aprobación o rechazo del aprobador. (2) Aprobadores Múltiples en un paso de aprobación: Sin el argumento [email]: El sistema devolverá la fecha y hora de cuando un aprobador rechaza esta aprobación o cuando este paso está completamente aprobado (el número de aprobadores cumple el umbral de aprobación configurado). Con el argumento [email]: El sistema devolverá la hora de aprobación o rechazo del usuario respectivo. (Nota: el argumento [email] en la fórmula sólo está disponible para pasos de aprobación creados después de 2021/07/13) |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).UNSIGNEDUSERS() | Devuelve los aprobadores que no han aprobado este paso. Ej: Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers
Disponible en campos de Seleccionar Usuarios múltiples. (Debido que las fórmulas no pueden ser aplicadas a campos de múltiple selección, debes fijar el atributo F manualmente). |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDUSERS() | Devuelve los aprobadores que han aprobado en este paso.
Ej: Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Disponible en campos de Seleccionar Usuarios múltiples. (Debido que las fórmulas no pueden ser aplicadas a campos de múltiple selección, debes fijar el atributo F manualmente). |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDCOUNT() | Devuelve el número de aprobadores que han aprobado este paso. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIG([email]) | Devuelve la firma digital del aprobador en este paso.
Ej: base64 image url. Disponible en Campos de Imagen Adjunta El argumento [email] puede ser una Dirección de correo o Campo Seleccionar Usuario y debe estar entre " " en esta fórmula. (1) Un aprobador en un paso de aprobación: El argumento [email] no es requerido. Devuelve la firma digital del aprobador en este paso. (2) Aprobadores Múltiples en un paso de aprobación: El argumento [email] es requerido. Devuelve la firma digital de un determinado aprobador. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGIMG([email], [width], [height]) | Devuelve la firma digital del aprobador en este paso en el tamaño de imagen predeterminado.
Los argumentos [width] y [height] son opcionales , con los valores predeterminados siento 300px x 150px. Esta fórmula puede ser aplicada a un campo de descripción con BBCode [formula]. Por favor tenga en cuenta que el parámetro [email] de esta fórmula debe estar entre " ". Para devolver una firma para un aprobador único en un proceso de aprobación con dimensiones 600px de largo y 300px de ancho, usa APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGIMG(null, 600, 300), donde null no debe estar entre " ". |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENT([email]) | Devuelve comentarios del aprobador(es) o null si no hay comentarios.
(1) Un aprobador en un paso de aprobación: El argumento [email] es opcional. Devuelve el comentario del aprobador. (2) Aprobadores Múltiples en un paso de aprobación: El argumento [email] es requerido. Devuelve el comentario de un aprobador determinado. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENTDATE([email],[true]) | Devuelve la fecha y hora en que los aprobadores dejaron los comentarios.
El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa). (1) Un aprobador en un paso de aprobación: El argumento [email] es opcional. Devuelve la fecha y hora en que el comentario fue agregado por el aprobador. (2) Aprobadores Múltiples en un paso de aprobación: El argumento [email] es requerido. Devuelve la fecha y hora en que el comentario fue agregado por un determinado aprobador. |
Sobre recalculación de fórmula, por favor vea este artículo.
Si tu hoja ya ha iniciado o completado el proceso de aprobación, y luego agregas un campo aplicando una fórmula de aprobación que devuelve hora de devolución tales como PPROVAL.SUBMITDATE([true]) o APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true]) en una hoja que contiene Valores de Fecha con la configuración "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", esto puede llevar a que hora mostrada sea ajustada según la hora del explorador.
Por ejemplo, si has aprobado una hoja el 1 de agosto 2023, a las 12:00 PM. A ese punto, el campo de aprobación de tiempo no estaba configurado como "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador" y la hora se registró según la zona horaria de la empresa. Ahora, si subsecuentemente agregas un nuevo "campo de hora de aprobación" y habilitas "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", la fórmula de aprobación podría inicialmente devolver el valor según la "zona horaria de la empresa" y luego agregas el límite definido en el campo "nueva hora de aprobación" mostrando una hora que está 8 horas adelantadas, tal como 8:00 el 1 de agosto del 2023.
Además, si encuentras discrepancias en la hora de aprobación, como hemos explicado anteriormente, por favor deseleccionada la opción "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador" para ese campo. Esta acción asegurará que el formulario calcula la hora según la zona horaria de la empresa.
Al seleccionar o deseleccionar la opción "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", el sistema mostrará una advertencia indicando que la fecha del campo será convertida. Por lo tanto, recomendamos prestar atención especial a esta configuración y evitar activarla para campos que ya contienen valores de fecha.
