Crear un campo de identificación (campo clave)

¿Qué pasaría si… hay muchos clientes con el mismo nombre, en tu base de datos de clientes?

… O no puedes determinar cuál producto fue comprado porque cada producto en tu base de datos se ve exactamente la igual.

Si tienes dificultad al diferenciar registros en tu hoja, te podría faltar un componente en tu diseño, lo cual es, algo que cada registro posee sin embargo es lo suficientemente único para que el sistema los distinga con precisión.

¿Qué es un valor único/valor clave?

Un valor único puede ser un número en serie, o secuencia de “identificación” que consiste en letras y/o número en cada registro.

La importancia de un campo clave en el manejo de datos

Ya que cada secuencia es única e irremplazable, el tener un valor único nos permite detectar incluso la más ligera diferencia de cada registro. Esta función única mantiene tus datos juntos mientras que al mismo tiempo permite identificarlos en un nivel individual en el manejo y análisis de datos. El método de identificación ha sido adoptado por sistemas de administración de datos a larga escala.

1. Como identificación visual de un registro

Con un vistazo al valor clave (ID de Cliente, por ejemplo), podrás identificar registros sin importar la información superpuesta que puedan tener.

Ej. ID de clientes únicos para clientes con el mismo nombre.

2. Una propiedad de identificación al importar documentos.

Para que Ragic mapee tu información correctamente a los registros durante la importación, deberás tener un campo clave como identificación de registro, tales como “Código de Producto”, para productos, o “No de Cliente”.

3. Una propiedad de identificación al enlazar datos.

Ragic tiene varias herramientas de enlace, y los campos clave permite que el sistema mapee los datos correctamente durante el enlace.

En un ejemplo de enlazar y cargar, el campo ID del Cliente para Orden de Ventas permite al sistema cargar con precisión la información del cliente en la hoja destino (a diferencia de cargar el campo Nombre del Cliente).

(Si ya has usado un valor no único para enlazar datos con la herramienta para enlazar y cargar, puedes usar este método para cambiar a un campo único sin eliminar o reorganizar el formato de tu hoja).

¿Cuáles campos pueden ser usados como campos clave en mi hoja?

Cualquier campo con un valor único puede ser un campo clave, pero el más común es el número de ID.

Por ejemplo, en registros con información de clientes, correo electrónico, número ID pueden ser campos clave, en registros con información de empresas, código de empresa o número VAT pueden ser campo clave, en registros de ventas, el número de venta podría ser el campo clave.

Además, puedes configurar el atributo “Único” a tu campo clave para prevenir a los usuarios de duplicar registros.

Si no encuentras ningún campo con valores únicos en el diseño de tu hoja, una forma rápida de agregar uno es crear un campo autogenerado. Este tipo de campo automáticamente generará números únicos en secuencia para cada registro que agregues a tu hoja.