Ragic 的哪些功能可以让数据自动同步、哪些需要触发才会有作用？

Ragic 提供很多让你创建表单间关联、自动化流程的功能，每种功能有不同的运作方式，有些功能设置一次之后，数据就会自动同步连动，有些功能则需要在指定位置“触发”，才会有后续作用。以下是简要的比较与说明：

“自动同步”与“需要触发”的差别

Ragic 有四种链接工作表的工具：链接与加载、多版本工作表、从子表格生成新表单、显示从其他表单的链接。

其中，除了“链接与加载”之外，其他三种链接工具由于会让两张表单间有共享字段 id 的字段，原则上属于“自动同步”的类型，也就是说，当你修改某张表单的 a 字段（不论是以哪种方式修改），它的多版本表单、子表格生成的新表单、以及透过“显示从其他表单的链接”功能显示在其他表单上（字段编号相同）的 a 字段也会自动同步更新字段值。

注：两张多版本表单、子表格生成新表单与母表单之间也会有不是共享字段 id 的字段（例如在其中一个版本才有的字段、子表格生成新表单之后自行新增的字段），这些字段自然就不会有这种相应同步关系。

而“链接与加载”与其他三种工具不同，虽然也是在两张表单间创建连动关系，但这个关系需要在做设置的表单“选择/输入链接字段数据”时才能触发，没有成功触发的话，加载字段是不会自动带入对应数据的。

“自动同步”和“需要触发”的差异，会是你选择工具设计功能时需要考量的面向。

举例来说，你希望通信录与人事数据表的信息同步、希望“客户数据”子表格的“窗口联络信息”与“客户窗口通信录”的信息同步，此时你使用共享字段 id 的多版本工作表 / 子表格生成新表单功能就会自然达成这样的同步功能。

但如果是“商品数据表”与“订单”表单里的“订购商品细项”，你就很可能不需要它们随时同步，因为你只是需要在“登打订单”时把当下商品信息带入订购细项，不需要让商品这个月的变动信息同步反映到去年的旧订单上。

在另外这篇文章中，我们也举了例子来说明两者的差异，其中“参照子表格（显示从其他表单的链接）”就属于“自动同步”，而“子表格链接与加载”就属于“需要触发”的模式。

常见的“需要触发”功能

除了“链接与加载”，常见“需要触发”的功能还包括公式、自动生成字段值与默认值。

大原则是：这些功能默认“只会在输入的地方（表单）触发”，也就是用户在该张表单的接口上，直接手动创建或修改数据时，会触发生成该张表单的默认值、流水号、公式运算，手动点选或输入链接字段值时触发链接与加载。

如果不是用户直接在该张表单接口上做的操作，而是透过其他功能（例如利用“更新别张表单字段值”更新另一张表单的公式参照字段、以汇入的方式链接字段字段数据），那很多时候会需要特殊处理（例如勾选特殊设置/进阶选项）才能触发。

另外，“动作单击钮”也是需要手动触发的功能（手动在表单上单击单击钮或在列表页利用“大量修改”来运行动作单击钮），但情况相对单纯（比较不会因为其他行为例如“修改某个字段值”而触发动作单击钮）。

注：如需获取各功能的详细说明，请直接查看设计手册的对应章节。如果要确认特定功能为何没有触发，可参阅这些知识库文档：(1)为什么公式没有触发、(2)为什么默认值没有成功带出、(3)为什么链接与加载没有成功带出信息