预约系统进阶设计教学

归类说明

自动寄发预约成功通知信

预约前提醒

预约数据同步行事历

由于 Ragic 预约系统本质上就是某张表单生成出来的报表，有人在报表上预约时段后，系统会自动根据他的预约信息，在来源表单上创建一笔对应的预约纪录数据，因此，你可以透过来源表单上的设计，帮预约系统打造各种扩展应用，说明如下。

（一）自动寄发预约成功通知信

如果你希望有人在预约系统预约后，系统自动寄发一封“预约成功通知信”，可以在来源表单上设置自订 Email 动作单击钮单击钮并且将单击钮设置为“保存时自动运行”，例如下图。

当有人在预约某时段时，由于系统会自动在来源表单上创建一笔数据，触发动作单击钮“保存时自动运行”，因此确认预约后单击钮就会运行、寄出信件给预约人（预约人需要是 Email 或用户字段）。

这类预约成功通知信的范例如下。

（二）预约前提醒

如果你希望预约时段来临前，系统可以自动寄信通知预约人的话，可以在来源表单上设置提醒，例如下图。

日期字段可以选择“开始时间”或“结束时间”（ Ragic 目前不支持跨日预约功能，因此开始和结束时间通常是同一天），可以自订要在预约当日或前一日（前 N 日）发送提醒。

这边要注意的是，“预约人”字段必须是选择用户或 Email 字段，才有办法寄送提醒。如果要提醒的对象不是“预约人”，你也可以在表单上另外设置一个提醒对象的字段。

另外，如果提醒对象有装 Ragic app、或许可网页推送的话，也可以设置让他能收到手机 app 或网页推送（相关信息可参阅通知设置文档）。

预约前提醒信的范例如下。（提醒内容可客制化自订）

（三）预约数据同步行事历

预约好的进程，有时候以行事历形式来查看会比较方便，如果你有这个需求，只要在来源表单另外利用报表功能，直接生成行事历报表即可，例如下图。

可以点开行事历报表上个别事件的摘要，查看进程细节。如果希望摘要上不只显示“预约备注”，例如希望是显示“预约人+会议室”这样的信息的话，可以在表单上创建一个“行事历摘要”专属的字段，利用字符串公式把你想要的值串出来。

如果你希望预约好的进程可以在外部行事历（例如 Google 日历或 Outlook ）查看的话，可以改用另一个行事历同步功能，不过要注意的是外部行事历支持的日期格式经常是“日期（yyyy/MM/dd）”和“时间（HH:mm）”分开的格式，跟预约系统与行事历报表支持的“日期+时间（yyyy/MM/dd HH:mm）”格式有些区别，会需要设计几个外部行事历同步用的字段，套用字符串公式和“字符串转日期”（DATEVALUE）公式来获取“日期（yyyy/MM/dd）”和“时间（HH:mm）”的字段值，相关教学可参阅这里。

（四）预约后续跟踪管理

很多预约管理的需求，其实不只是管理当下的预约排程，还包括预约完成后，预约者是否确实出席（到场/参加活动/使用租借物）。使用 Ragic 预约系统时，由于预约纪录都会自动存放在来源表单中，只要在表单中新增所需的“状态”字段，就可以在表单中纪录后续的进度，甚至跟其他表单连动，运行“课程扣点数”、“费用计算”等功能。

以“课程预约”为例，假设要预约的是一对一的课程、课程计费采点数制，每次上课扣一点，那么只要在课程预约单上新增“是否出席”字段，并设置“更新别张表单字段值”动作单击钮，设置在课程预约单运行动作单击钮时，扣减原本方案订购单上的点数，就可以把后续的出席管理、点数管理都做到。