差し込み印刷 (Word/Excel)

差し込み印刷とは？

Ragicでは、差し込み印刷を使用して、データベース内のレコードを個別に専用のExcelやWord形式でダウンロードすることができます。

テンプレート作成

リストページまたはフォームページのツールにある差し込み印刷をクリックします。

フォームのデザインに基づいてRagicが作成したExcelのサンプルテンプレートは、サンプルテンプレートの横にあるダウンロードボタンをクリックすることでダウンロードできます。(Wordファイルの場合、テンプレート例はありませんが、テンプレートの整ったWordファイルをアップロードすることは可能です。）

差し込み印刷のテンプレートは自由に変更できます。 希望すれば、テンプレートから特定のフィールドを削除することもできますし、もちろんフィールド値を重複することも可能です。 フィールド値を追加するには、忘れずに

<<フィールド名>>

を付加してください。フィールド値が子テーブルにある場合、カラムの1つに

#フィールド名#

を書き込むことができます。

以下の例では、Excelを使ってテンプレートを編集していますが、基本的には、.xlsファイルとして保存できるものであれば、どの表計算ソフトでも編集可能です。

テキストファイルが必要な場合は、Wordなどのテキスト編集ソフトでテンプレートを変更することができます。フィールド値を上記のように <<フィールド名>> を追加または削除して編集します。ただし、Word は子テーブルに対応していないため、子テーブルを含むデータを印刷する場合は、Excel ファイルで差し込み印刷してください。

テンプレートをデザインしたら、差し込み印刷の下にあるフォームのテンプレートを新規作成をクリックして、このテンプレートをアップロードしてください。

アップロードするテンプレートには必ず名前を付け、アップロードをクリックしてテンプレートを保存することを忘れないでください。

テンプレートは何枚でもアップロード可能です。

アップロードしたテンプレートによるレポートダウンロード

レポート名の横にある差し込み印刷ボタンをクリックします。

次に、アップロード形式に応じてダウンロードするデータ数を設定し、データを複数のファイル（ZIPファイル）に分割するか、1つのファイル（複数のタブ）に分割するかを設定します。

上記の例から作成されたレポートは以下のようになります：

カスタムExcelフォーマット

カスタムWordフォーマット

差し込み印刷に承認プロセスを追加

デフォルトフォーマットのExcelファイルでは、差し込み印刷は主にファイル自体のフォーマット（一般や子テーブルフィールドなど）で構成されており、このファイルに承認プロセスがある場合、右下の承認記録はファイルフォーマット例には自動的に添付されません。承認記録を差し込み印刷に入れたい場合は、フォーマットファイルを修正する際に、フィールドに変数記号を追加することで、承認記録を差し込みファイルに追加することができます。その後、上記と同様の手順でファイルのアップロードやレポートのダウンロードができます。 以下は、承認プロセスに関連する変数とその対応する結果である。

フォーマット（変数）	表示結果	備考
#{{APPROVAL_STATUS}}#	承認の状態	代理人が同意または拒否した場合、（代理）が表示されます
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}#	承認階層の名前	なし
#{{APPROVAL_DATE}}#	承認の日付	同意した承認のみが読み込まれます
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}#	承認者の名前	なし
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}#	承認者が個人設定で設定したサイン画像	無
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}#	承認者のEメール	なし

例：販売注文書の承認を差し込み印刷フォーマットに追加したい場合、元のシートは以下の通りです。

先ず、ダウンロードしたフォーマット例が以下のように表示されます。

次に、承認プロセスのフィールドを手動で追加し（承認状態, 承認者, 承認者Eメール を選択）、ファイルをアップロードします。

最終的に印刷可能なExcelファイルは、設定された承認フィールドが表示されます。

ファイル名参照フィールド

ファイル名にフィールド値を適用する参照フィールドを選択する

編集フォーマット右側のギアアイコンで、ファイル名の参照フィールドメニューで、選択します：

この機能は、フォームページの差し込み印刷のダウンロードモードで1ファイル（複数タブ）、複数ファイル（1つのZipファイルに圧縮）の形式でのみ使用できます。

1ファイル（複数タブ）を選択すると、選択したフィールド値がタブに適用されます：

複数ファイル（Zipファイルに圧縮）を選択すると、選択したフィールド値がファイル名に適用されます：

*リストページ差し込み印刷では、この機能はサポートされていません

パラメータと対応の結果リスト

現在、差し込み印刷で利用できる変数と対応する結果は以下の通りです。

フォーマット（変数）	表示結果
<<フィールド番号>>	当フィールドの値。フォームに重複したフィールド名がある場合は、フィールド番号を使用してください
<<フィールド名>>	当一般フィールドの値
#フィールド名#	当子テーブルのフィールド値
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}#	承認者の名前
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}#	承認者が個人設定で設定したサイン画像
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}#	承認者のEメール
#{{APPROVAL_STATUS}}#	承認の状態
#{{APPROVAL_DATE}}#	承認の日付
<<RECORD_LINK>>	当レコードのURL

チェックしたデータに対する差し込み印刷

差し込み印刷のレコード選択いした場合、リストページで直接チェックを入れ、大量修改。

差し込み印刷のページで、エクスポートする形式を選択します。

チュートリアルビデオ！

以下のビデオに従って、ステップバイステップで学んでください。