Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
Vous pouvez configurer un processus d'approbation dans vos feuilles de base de données pour tous les utilisateurs de votre compte.
La configuration d'un flux d'approbation se fait dans le mode design. Une fois dans le mode design, vous pouvez voir l'cône d'approbation en bas à droite de votre écran.
Survolez cette icône pour afficher une boîte de dialogue où vous pourrez configurer un flux d'approbation pour votre formulaire.
Cette boîte de dialogue peut être aussi ouverte à partir du menu Outils formulaire.
Vous pouvez depuis cette boîte ajouter autant d'étapes d'approbation que vous le voulez.
Définir le Titre d'approbateur que vous voulez utiliser pour une étape d'approbation, comme "Directeur des ventes" ou "Chef de projet". Le champ Nom est là où vous allez pouvoir saisir le nom de l'approbateur pour chaque étape de l'approbation.
Vous pouvez sélectionner un nom d'approbateur parmi les utilisateurs de votre compte.
Si, dans votre configuration, vous voulez que l'approbateur soit n'importe quel membre d'un groupe d'utilisateurs de votre compte, il convient de sélectionner un groupe d'utilisateurs plutôt qu'un utilisateur.
Si l'approbateur doit être le superviseur direct d'un utilisateur, vous pouvez choisir l'option Superviseur direct sous le menu Organisationel.
Pour définir l'approbateur comme étant le superviseur du superviseur de l'utilisateur, vous devez choisir l'option Superviseur du superviseur.
Enfin, le choix Superviseur du précédent approbateur vous permet d' inclure le superviseur de l'utilisateur spécifié dans l'étape précédente du flux d'approbation.
Vous pouvez également sélectionner directement des approbateurs à partir des champs
Si vous souhaitez définir des personnes non-utilisatrices (telles que des clients et des fournisseurs) comme approbateurs, vous devez choisir un champ de type E-mail dans la configuration du flux d'approbation. La demande d'approbation sera ensuite envoyée à l'adresse saisie dans le champ E-mail de l'enregistrement.
Vous pouvez également réorganiser l'ordre d'approbation en utilisant le glisser-déposer.
Veuillez noter que vous devrez remplir les informations dans la feuille système Utilisateur pour que le système identifie correctement les superviseurs des utilisateurs. Si vous ne pouvez pas voir le champ Superviseur direct dans votre feuille Utilisateur, veuillez contacter support@ragic.com pour obtenir plus d'informations sur la manière de mettre à jour les feuilles système par défaut.
Une fois que vous avez terminé de configurer les étapes d'approbation, n'oubliez pas de Sauvegarder les modifications apportées dans le mode design.
En cliquant sur l'icône en forme d'engrenage située juste à droite du menu de sélection de l'approbateur, vous pouvez ajouter des approbateurs à cette étape. Lorsque cette option est sélectionnée, tous les approbateurs d'une étape donnée doivent donner leur approbation pour passer à l'étape d'approbation suivante.
Après avoir ajouté des approbateurs pour une étape donnée, vous pouvez également définir un seuil d'approbation. Par exemple, s'il y a trois approbateurs à la première étape d'un enregistrement et que vous définissez son seuil d'approbation à deux, cet enregistrement passera à l'étape d'approbation suivante après que deux utilisateurs de la première étape l'ont approuvé.
Si vous souhaitez que tous les membres d'un ou plusieurs groupes approuvent un enregistrement, vous devrez définir au moins deux approbateurs dans une étape d'approbation, que vous pourrez ensuite configurer avec un seuil d'approbation.
Par exemple, si le groupe d'utilisateurs RH compte quatre membres et que vous souhaitez que les quatre utilisateurs approuvent avant de passer à l'étape suivante, vous pouvez ajouter le groupe d'utilisateurs RH ou n'importe quel membre du groupe d'utilisateurs RH dans l'étape d'approbation. Ensuite, vous allez pouvoir voir le seuil d'approbation et le définir sur 4.
Voici ci-dessous quelques paramètres supplémentaires que vous pouvez ajuster dans un flux d'approbation :
Vérification d'identité stricte: durant le processus d'approbation, les approbateurs devront saisir à nouveau leur mot de passe.
Autoriser le rejet d'approbation : les approbateurs pourront rejeter l'approbation.
Autoriser le retour à l'étape d'approbation précédente après un refus : permet de revenir à l'étape d'approbation précédente après un rejet. Lorsque cette option n'est pas activée, le rejet annulera l'ensemble du processus d'approbation.
Verrouiller l'enregistrement lorsque l'approbation débute : l'enregistrement sera verrouillé une fois que le processus d'approbation aura commencé pour éviter qu'il soit modifié durant l'approbation.
Déclencher l'approbation après la sauvegarde d'un nouvel enregistrement : le processus d'approbation ne commencera que si un enregistrement remplit tous les critères suivants :
(1) Aucune sélection manuelle des approbateurs n'est requise à aucune étape d'approbation.
(2) A été créé par un utilisateur interne.
Signature de l'approbateur requise : les utilisateurs verront une fenêtre de signature manuscrite lors de l'approbation.
Notifier uniquement l'initiateur de l'approbation une fois celle-ci complétée : ce paramètre n'affectera pas les utilisateurs sélectionnés dans « Notifier ces utilisateurs lorsque l'approbation est terminée ».
Rejeter l'annulation des approbations terminées : une fois cette configuration choisie, l'option d'annulation d'approbation ne sera plus disponible une fois l'approbation terminée. Le système utilisera alors l'autorisation du dernier approbateur pour exécuter le bouton d'action. Assurez-vous donc que l'approbateur de la dernière étape dispose des autorisations nécessaires pour exécuter ce bouton d'action et garantir ainsi son exécution automatique.
Interdire l'annulation des approbations en cours : par défaut, seuls l'initateur de l'approbation, les administrateurs système et les administrateurs de groupe de l'onglet correspondant peuvent annuler le processus d'approbation en cours. Si vous souhaitez interdire à l'initiateur de l'approbation d'annuler l'approbation, veuillez activer ce paramètre.
Remarque : l'activation de ce paramère remplace tous les paramètres de droits d'accès, y compris les Paramètres d'accès aux fonctionnalités. L'initiateur de l'approbation ne peut pas l'annuler, qu'il soit administrateur système, du groupe d'onglet concerné ou membre d'un groupe ayant l'autorisation d'annuler l'approbation.
Aucune justification nécessaire : le champ permettant à un approbateur de saisir la raison de son choix ne sera pas affiché.
Autoriser le déclenchement de l'approbation lorsqu'aucune des étapes d'approbation n'est conforme à ses règles respectives : autoriser le démarrage de l'approbation lorsque aucune étape d'approbation ne satisfait les règles prédéfinies et laisser les utilisateurs décider s'il faut considérer comme approuvé.
Notifier à nouveau les approbateurs si aucune action d'approbation n'est entreprise après ? jours : lorsqu' aucun des approbateurs n'a terminé l'approbation dans un nombre de jours spécifié, le système va envoyer une notification à l'ensemble des approbateurs de l'étape concernée.
Notifier ces utilisateurs lorsque l'approbation est terminée : vous pouvez notifier n'importe quel utilisateur ou groupe d'utilisateurs.
Exécuter ces boutons d'action après avoir terminé l'approbation : les boutons d'action pris en charge sont les suivants :
1. Les boutons d'action personnalisés (à l'exception du publipostage)
2. Verrouillage d'enregistrement
3. Déverrouillage d'enregistrement
3. Appliquer toutes les formules en lien avec l'enregistrement concerné
4. Synchronisation de Lier & Charger.
Remarque :
(1) Indépendamment du fait que le dernier approbateur ait les droits d'exécuter le bouton d'action ou de créer des enregistrements dans la feuille cible (par exemple, lors de la conversion d'un enregistrement vers la feuille cible), après avoir exécuté le bouton d'action (par exemple, si ses droits sont "Lecteur" ou "Aucun droit", qui n'incluent pas les autorisations de création d'enregistrements), le système exécutera toujours le bouton d'action sous l'identité du dernier approbateur.
(2) Une fois les boutons d'action configurés, le flux d'approbation ne peut pas être annulé après sa finalisation.
Vous pouvez créer des règles pour ignorer des étapes d'approbation en fonction de la valeur dans l'enregistrement. Veuillez cliquer sur Définir des règles en dessous de l'icône en forme d'Engrenage.
Vous pouvez par exemple créer une règle stipulant que seules les commandes totalisant plus de 1000 $ nécessitent l'approbation du directeur commercial.
Dans le cas contraire, le processus d'approbation ignorera cette étape.
Après avoir ajouté un flux d'approbation sur votre feuille, vous pouvez utiliser le sélecteur de champs de page liste pour ajouter des champs liés à l'approbation sur la page liste.
Si vous ajoutez ces champs sur la page liste, ils seront automatiquement ajoutés en bas de la page formulaire et seront par défaut définis comme masqués.
Vous pouvez également créer manuellement des champs et configurer une formule d'approbation pour remplir les valeurs liées à l'approbation. A titre d'exemple, si vous voulez y entrer le statut du flux d'approbation, veillez créer un champ de texte libre et y appliquer la formule suivante :
APPROVAL.STATUS()
Après avoir sauvegardé, vous pouvez obtenir le statut d'approbation de cet enregistrement. Vous pouvez utiliser le Sélecteur de champ de la page liste pour ajouter de nouveaux champs à la page liste.
Remarque :
Les valeurs systèmes remplies en appliquant la formule de statut d'approbation sont les suivantes :
N: Nouveau, indique que le processus d'approbation n'a pas commencé ou a été annulé.
P: Traitement, indiquant que le processus d'approbation est en cours et en attente de finalisation.
REJ: Rejeté, indique une rejection par un des approbateurs.
F: Fini, indique la finalisation une fois que tous les approbateurs ont donné leur accord.
Si vous voulez convertir ces valeurs systèmes en texte, vous pouvez consulter ce document.
Les étapes d'approbation que vous avez configurées pour un formulaire seront visibles dans toutes les entrées utilisateur. Une fois qu'une entrée est sauvegardée, cliquer sur le bouton Démarrer l'approbation lancera le processus d'approbation. Seuls les utilisateurs ayant les droits d'accès adéquats peuvent démarrer l'approbation d'une entrée - le SYSAdmin de la base de données, les utilisateurs disposant des droits d'accès Admin de la feuille concernée, ou les utilisateurs étant les "gestionnaires d'entrée" (le créateur de l'entrée ou les utilisateurs qui ont été href="https://www.ragic.com/intl/en/doc/66/Assigning-entries">assignés à l'entrée ) avec des droits d'accès de type Utilisateur de bulletin ou Utilisateur de sondage pour cette feuille.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des flux d'approbation dans Ragic, nous vous recommandons de consulter ce guide.
Pour changer d'approbateurs, les utilisateurs SYSAdmins peuvent cliquer sur l'icône + et sélectionner Changer d'approbateurs.
Vous pouvez désigner un "utilisateur délégué" pour les utilisateurs dans votre feuille système Utilisateur de sorte que le délégué ait la permission d'approuver ou de rejeter des demandes d'approbations en l'absence des utilisateurs concernés. Veuillez consulter cet article pour plus d'informations détaillées.
Pour maintenir le flux d'approbation en votre absence, assurez-vous de cocher la case Notifier le délégué afin que votre délégué reçoive les notifications de demande d'approbation et les e-mails pour pouvoir agir en votre nom. Pour plus d'informations sur les Paramètres personnels, veuillez consulter cette page.
Veuillez noter que vous devrez remplir les informations adéquates dans la feuille système Utilisateur afin que le système puisse identifier les délégués de chaque utilisateur. Si vous ne voyez pas le champ Délégué dans votre feuille Utilisateur, veuillez contacter support@ragic.com pour obtenir plus d'informations sur la manière de mettre à jour les feuilles système par défaut.
