Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
Les utilisateurs externes peuvent être des clients, des fournisseurs, des partenaires, des freelances ou d'autres personnes qui ne font pas partis de votre organisation mais souhaitent accéder à votre compte Ragic. Un compte Ragic peut héberger gratuitement un nombre illimité d'utilisateurs externes.
Les utilisateurs externes peuvent se connecter et accéder à votre compte Ragic comme n'importe quel autre utilisateur, mais avec quelques restrictions :
Remarque importante : si votre compte a été créé avant l'automne 2015, veuillez consulter ce document sur la gestion de vos utilisateurs externes.
Pour activer la fonction Utilisateurs externes, cliquez sur l'icône à trois barres horizontales en haut à gauche de votre écran, et sélectionnez Utilisateurs externes en dessous de Accès utilisateur.
Remplissez le formulaire pour soumettre à notre équipe votre demande d'activation d'utilisateurs externes.
Une fois votre demande acceptée, vous aurez accès au panneau de gestion des utilisateurs externes qui affichera les utilisateurs externes ayant accès à votre compte.
Les utilisateurs externes ne peuvent appartenir qu'à des groupes d'utilisateurs avec des noms qui commencent par X-, comme X-Utilisateur. Vous pouvez ajouter vos propres groupes d'utilisateurs avec des noms qui commencent par un X-, comme X-Vendeurs ou X-Partenaires. Le préfixe X- signifie que ce groupe d'utilisateurs est un groupe pour les utilisateurs externes. Le groupe système par défaut pour les utilisateurs externes est X-Utilisateur, qui inculra tous vos utilisateurs externes.
En ajoutant vos utilisateurs aux groupes d'utilisateurs appropriés et en configurant les droits d'accès sur chaque feuille, vous garantirez à chaque utilisateur un accès adapté.
En cas d'appartenance à plusieurs groupes, l'utilisateur accèdera au formulaire avec le groupe lui conférant le plus de privilèges. Par défaut, le groupe d'utilisateurs X-Utilisateur est réglé sur " aucun droit. si vous navez pas encore modifié les droits daccès, ragic va inviter à attribuer des daccès pour vos utilisateurs externes depuis le Panneau des droits d'accès globaux.
Les utilisateurs externes ne peuvent bénéficier que des droits d'accès suivants :
| Paramètre de droits d'accès | Description | Visualiser | Créer | Modifier |
|---|---|---|---|---|
| Aucun droit | Les utilisateurs ne pourront pas visualiser la feuille. | Rien | Non | Non |
| Utilisateur de sondage | Les utilisateurs pourront créer et modifier leurs propres entrées, mais ne pourront pas voir les autres entrées. | Propres entrées | Oui | Propres entrées |
| Lecteur | Les utilisateurs pourront voir toutes les entrées et leurs détails, mais ne pourront ni éditer ni créer de nouvelles entrées. | Toutes les entrées | Non | Non |
Si vous voulez qu'un utilisateur bénéficie d'un niveau de droits d'accès plus avancé pour votre compte, vous pouvez l'ajouter comme utilisateur interne.
Après l'approbation de votre demande par notre équipe, vous allez pouvoir ajouter un nouvel utilisateur externe dans votre compte à partir de Configuration du compte sous le menu Utilisateurs externes en cliquant sur le bouton +Nouveau, ou en l'important dans votre base de données dans le menu Outils.
Ces informations seront enregistrées pour chaque utilisateur externe que vous ajoutez.
Ces utilisateurs seront notifiés par l'adresse e-mail que vous avez saisie, et pourront accéder à votre compte Ragic avec les droits d'accès que vous avez attribués à leur groupe d'utilisateurs.
Vous pouvez apporter des modifications au formulaire d'utilisateur externe, sans pouvoir toutefois modifier les champs par défaut.
Vous pouvez personnaliser le sujet et le contenu de votre e-mail de notification lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs en cliquant sur le bouton d'action E-mail personnalisé.
Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez créer le modèle d'e-mail en utilisant le formatage HTML et les variables. Vous pouvez consulter ici les différentes variables disponibles.
Vous pouvez cliquer sur 
pour prévisualiser votre e-mail personnalisé avant de valider son envoi. Si vous préférez à la place utiliser notre modèle standard, cliquez sur 
pour annuler toutes les modifications que vous avez apportées.
Vous pouvez également attacher un lien URL, un fichier Excel, PDF ou de publipostage de l'enregistrement, ou tout autre type de pièce jointe.
Si vous voulez utiliser votre modèle personnalisé pour vos invitations futures, veuillez cliquer sur "Sauvegarder comme modèle d'e-mail".
Après que votre demande d'ajout d'utlisateurs externes est approuvée par notre équipe de support, comme alternative à l'ajout manuel d'utilisateurs externes tel qu'expliqué à l'étape précédente, les utilisateurs pourront demander d'accéder à votre compte en entrant l'URL suivante :
www.ragic.com/accountname. Ils seront redirigés vers une page similaire à l'image ci-dessous étant donné qu'ils n'ont pas encore accès à votre compte. Demandez-leur ensuite de cliquer sur "Demander l'accès".
En cliquant sur ce lien, ils seront dirigés vers un formulaire de Demande d'accès à la base de données où ils pourront saisir leurs coordonnées de contact. Une fois ce formulaire rempli et enregistré, la demande sera soumise à votre approbation.
Remarque : toutes les feuilles de calcul du compte doivent être privées pour que le lien Demande d'Accès apparaisse sur la page d'accueil. Si le compte comporte des feuilles publiques, celles-ci seront affichées à la place. Les utilisateurs externes ne pourront pas demander l'accès au compte, et l'administrateur système devra ajouter manuellement chaque utilisateur externe.
Vous pouvez approuver ou rejeter les demandes d'utilisateurs externes reçues à partir de votre Configuration de compte, sous Utilisateur externe > Approuver les demandes.
Sous les entrées individuelles, vous verrez les boutons "Approuver" (Approve) ou "Rejeter" (Reject).
Les utilisateurs externes approuvés seront enregistrés dans votre menu Utilisateur externe.
Une fois approuvés, les utilisateurs externes recevront un e-mail de notification et pourront se connecter à votre compte. Après l'approbation, n'oubliez pas de leur attribuer le bon groupe d'utilisateurs.
Si nécessaire, vous pouvez également apporter des modifications au formulaire d'inscription des utilisateurs externes afin de demander des informations supplémentaires lors de leur inscription. Assurez-vous cependant de ne pas modifier les champs système par défaut.
Veuillez noter que vous pouvez toujours inviter des utilisateurs externes en les ajoutant directement à votre compte.
Vous avez également la possibilité d'avoir des feuilles publiques et de contrôler la manière dont les autres utilisateurs (inscrits ou non) peuvent consulter votre base de données grâce aux paramètres de droits d'accès. De plus, Ragic propose une méthode pratique pour donner temporairement accès à un utilisateur qui n'a pas de compte Ragic en configurant un attribut d'identification e-mail.
