Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
Si votre feuille est configurée avec un flux d'approbation, vous pouvez appliquer une des formules ci-dessous pour obtenir une valeur liée au processus d'approbation.
Deux types de formules d'approbation sont actuellement pris en charge :
| Formule | Description |
|---|---|
| APPROVAL.COUNT() | Renvoie le nombre d'étapes d'approbation |
| APPROVAL.STATUS() | Renvoie le status d'approbation.
N : nouveau P : en cours de traitement REJ : rejeté F: fini |
| APPROVAL.SUBMITDATE([vrai]) | Renvoie la date et l'heure de démarrage d'un processus d'approbation. Est prise en charge dans les champs de type Date. L'argument [vrai] est facultatif, la valeur de l'heure sera affichée en utilisant le fuseau horaire UTC+0 lorsqu'il est activé. Autrement, l'heure sera affichée selon le fuseau horaire du compte. (Le recalcul côté front-end sera basé sur le fuseau horaire du navigateur, le recalcul côté back-end sera basé sur le fuseau horaire de l'entreprise). |
| APPROVAL.SUBMITTER() | Renvoie l'adresse e-mail de l'utilisateur qui a démarré le procession d'approbation. Est prise en charge dans les champs de Sélection d'utilisateur. |
| APPROVAL.SUBMITTERNAME() | Renvoie le nom de l'utilisateur ayant démarré le processus d'approbation. |
| APPROVAL.FINISHDATE([vrai]) | Renvoie la date et l'heure à laquelle un processus d'approbation se termine. Une approbation est terminée lorsque tous les approbateurs ont accepté ou qu'un d'entre eux a rejeté la demande. Est prise en charge dans les champs de Date. L'argument [vrai] est optionnel, la valeur de l'heure sera affichée en utilisant le fuseau horaire UTC+0 lorsqu'il est activé. Autrement, la valeur temporelle sera affichée en utilisant le fuseau horaire du compte. (Le recalcul côté front-end se fera en fonction du fuseau horaire du navigateur, le recalcul côté back-end se fera en fonction du fuseau horaire de l'entreprise). |
| Formule | Description |
|---|---|
| APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX | Renvoie une valeur d'index représentant l'étape suivante dans le processus d'approbation.
L'indice 0 indique que le processus d'approbation n'a pas encore commencé. L'indice 1 signifie que le processus a débuté, mais qu'aucun approbateur n'a encore validé la demande. Chaque fois qu'un approbateur approuve, l'indice augmente de 1. Lorsque le processus d'approbation se termine (tous les approbateurs ont approuvé / un a rejeté / annulé), l'indice revient à 0. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]) | Utilise une valeur d'index pour identifier une étape précise dans le processus d'approbation. L'argument [stepIndex] est facultatif, avec comme argument par défaut APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX.
APPROVAL.STEP(-1) : dernière étape APPROVAL.STEP() : prochaine étape. Equivalent à APPROVAL.STEP(APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX)) APPROVAL.STEP(0) : utilisation non correcte APPROVAL.STEP(1) : première étape APPROVAL.STEP(2) : seconde étape |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).NAME() | Renvoie le nom de cette étape. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).STATUS() | Renvoie le statut de cette étape.
N: nouveau F: fini |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).ISMULTI() | Renvoie Vrai si cette étape a plusieurs approbateurs. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).THRESHOLD() | Renvoie le nombre-seuil de cette étape, ou 1 si cette étape n'a qu'un seul approbateur ou qu'aucun seuil n'a été fixé. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).USERS() | Renvoie tous les approbateurs.
Ex. : Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Est prise en charge dans les champs de Sélection d'utilisateurs multiples. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).ACTIONDATE([email],[vrai]) |
Renvoie l'heure d'approbation ou de rejet d'une étape d'approbation spécifique. L'argument [vrai] est facultatif, la valeur de l'heure sera affichée en utilisant le fuseau horaire UTC+0 lorsqu'il est activé. Autrement, la valeur temporelle sera affichée en utilisant le fuseau horaire du compte. (Le recalcul côté front-end se fera en fonction du fuseau horaire du navigateur, le recalcul côté back-end se fera en fonction du fuseau horaire de l'entreprise). Cette formule doit être appliquée à un champ de date. Tout comme pour les formules NOWTZ() et TODAYTZ(), le système utilisera le fuseau horaire du navigateur lors de la recalcul sur le front-end (lors de la modification de l'enregistrement) et celui défini dans les paramètres de l'entreprise lors de la recalcul en back-end (les recalculs effectués en mode design, à partir des feuilles liées ou via des boutons d'action). L'argument [email] est facultatif. Il peut être une chaîne de courrier électronique ou un champ de sélection utilisateur. Cet argument vous permet d'obtenir l'heure d'approbation ou de rejet d'un utilisateur spécifique lors d'une étape d'approbation impliquant plusieurs utilisateurs. Un approbateur dans une étape d'approbation (L'argument [email] n'est pas nécessaire). Renvoie la date et l'heure de l'approbation ou du rejet par l'approbateur. Plusieurs approbateurs dans une étape d'approbation : Lorsque l'argument [email] n'est pas configuré, le système retournera la date et l'heure où l'un des validateurs a rejeté cette approbation ou lorsque toutes les étapes ont été approuvées (c'est-à-dire lorsque le nombre d'approbateurs atteint les paramètres de seuil d'approbation). Lorsque l'argument [email] est configuré, le système renverra l'heure d'approbation ou de rejet de l'utilisateur sélectionné. (Veuillez noter que l'argument [email] dans la formule est uniquement applicable aux étapes d'approbation créées après le 13 juillet 2021). |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).UNSIGNEDUSERS() | Renvoie les approbateurs qui n'ont pas validé cette étape. Est prise en charge dans les champs de Sélection d'utilisateurs multiples. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).SIGNEDUSERS() | Renvoie les approbateurs qui ont déjà validé cette étape.
Ex. :, Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Est prise en charge dans les champs de Sélection d'utilisateurs multiples. |
| APPROVAL.STEP(étapeIndex]).SIGNEDCOUNT() | Renvoie le nombre d'approbateurs qui ont déjà validé cette étape. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).SIG([email]) | Renvoie la signature électronique de l'approbateur de cette étape. Veuillez noter que le paramètre [email] dans cette formule doit être placé entre guillemets doubles (" ").
Ex. : base64 image URL. Est prise en charge dans les champs de Téléchargement d'image. L'argument [email] peut être une adresse email ou un champ de Sélection d'utilisateur. Approbateur unique : L'argument [email] est facultatif. Renvoie la signature électronique de l'approbateur de cette étape. Approbateurs multiples : L'argument [email] est requis. Renvoie la signature électronique de l'approbateur sélectionné. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).SIGIMG([email], [largeur], [hauteur]) | Renvoie la signature numérique de l'approbateur dans cette étape dans une taille d'image prédéterminée. Les arguments "[largeur]" et "[hauteur]" sont facultatifs, les valeurs par défaut étant 300px x 150px. Cette formule peut être utilisée dans les descriptions de champ avec BBCode [formule]. Veuillez noter que le paramètre "[email]" de cette formule doit être encadré de guillemets doubles (" "). |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).COMMENT([email]) | Renvoie le(s) commentaire(s) de(s) approbateur(s), ou rien s'il n'y a pas de commentaire.
Approbateur unique : L'argument [email] est facultatif. Renvoie le(s) commentaire(s) de l'approbateur. Approbateurs multiples : L'argument [email] est requis. Renvoie le(s) commentaire(s) de l'approbateur sélectionné. |
| APPROVAL.STEP([étapeIndex]).COMMENTDATE([email], [vrai]) | Renvoie la date et l'heure de(s) commentaire(s) laissé(s) par le(s) validateur(s). L'argument [vrai] est facultatif, la valeur temporelle sera affichée en utilisant le fuseau horaire UTC+0 lorsqu'il est appliqué. Sinon, la valeur temporelle sera affichée en utilisant le fuseau horaire du compte. (Le recalcul côté front-end sera basé sur le fuseau horaire du navigateur, le recalcul côté back-end sera basé sur le fuseau horaire de l'entreprise).
Approbateur unique : L'argument [email] est facultatif. Renvoie la date et l'heure à laquelle l'approbateur a publié son (ses) commentaire(s). Approbateurs multiples : L'argument [email] est requis. Renvoie la date et l'heure à laquelle un approbateur sélectionné a publié son (ses) commentaire(s). |
Un calcul basé sur la formule que vous avez saisie sera effectué lors de votre première saisie de données dans la base de données. Cette valeur est enregistrée lors de la sauvegarde initiale de votre entrée.
Par défaut, les valeurs déjà enregistrées dans votre base de données ne changeront pas lorsque vous modifiez la formule lors de la conception de votre feuille. Cela s'explique par le fait que, dans la plupart des cas, un calcul précédent reste valable pour les anciennes entrées et ne doit pas être écrasé lors de la mise à jour de la formule. Un exemple pratique est le calcul d'une taxe après une augmentation de son taux, étant donné que les entrées saisies à un certain moment doivent généralement toujours refléter le taux alors en vigueur.
Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de recalculer une formule sur l'ensemble des entrées saisies. Pour ce faire, vous pouvez choisir d'appliquer le changement de formule à l'ensemble des enregistrements sauvegardés, ou, si vous avez modifié plus d'une formule, d'appliquer tous les changements de formules de cette feuille à tous les enregistrements sauvegardés.
Si vous changez fréquemment une formule ou une variable employée dans une formule, vous avez la possibilité d'ajouter un script qui recalculera chaque jour votre formule.
Veuillez noter que si le processus d'approbation a déjà été démarré ou qu'il est terminé, et que vous ajoutez ensuite une formule d'approbation en lien avec l'heure de retour sur un formulaire qui contient des valeurs de date configurées selon l'option "Afficher en utilisant le fuseau horaire du navigateur", cela peut entraîner l'ajustement de l'heure affichée en fonction du fuseau horaire de votre navigateur APPROVAL.SUBMITDATE([vrai]), APPROVAL.STEP([étapeIndex]) et ACTIONDATE([email],[vrai]) sont parmi les formules d'approbation engageant l'information "heure" les plus souvent utilisées.
Imaginons maintenant un scénario où vous avez déjà approuvé un formulaire le 1 aout 2023 à midi. A ce moment-là, le champ de l'heure d'approbation n'était pas configuré pour être affiché en utilisant le fuseau horaire du navigateur, et l'heure a été enregistrée selon le fuseau horaire de l'entreprise. Maintenant, si par la suite vous ajoutez un champ "nouvelle heure d'approbation" et activez "Afficher en utilisant le fuseau horaire du navigateur", la formule d'approbation peut d'abord renvoyer la valeur basée sur le fuseau horaire de l'entreprise, puis ajouter le décalage défini par "Afficher en utilisant le fuseau horaire du navigateur" (par exemple, UTC+8). Cela pourrait entraîner l'affichage dans le champ "nouvelle heure d'approbation" d'une heure avancée de 8 heures, comme 20h00 le 1er août 2023.
En conséquence, si vous observez des disparités de fuseau horaire dans l'heure d'approbation comme expliqué précédemment, veuillez désélectionner l'option "Afficher en utilisant le fuseau horaire du navigateur" pour ce champ. Cette action garantira que le formulaire calcule l'heure en fonction du fuseau horaire de l'entreprise
Il faut souligner que lorsque vous choisissez de sélectionner ou de désélectionner l'option "Afficher en utilisant le fuseau horaire du navigateur", le système affichera un avertissement indiquant que les données de date de votre champ seront converties. Nous vous recommandons de porter une attention particulière à ce paramètre et d'éviter de le modifier pour les champs qui contiennent déjà des valeurs de date.
