Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
Dans les cas où vous devez automatiquement envoyer par e-mail des rapports avec les enregistrements d'une feuille particulière à des intervalles réguliers (par exemple, pour suivre les ventes hebdomadaires/mensuelles/annuelles de votre entreprise), Planifier un rapport peut être un outil très utile.
Pour planifier un rapport, allez dans Outils dans la page liste de votre feuille et sélectionnez Planifier un rapport dans la section Exporter.
Une fenêtre pop up s'affichera. Vous pouvez choisir de planifier un nouveau rapport ou modifier un rapport planifié.
Lors de la sélection de la vue, vous avez le choix de planifier un rapport des enregistrements avec une vue partagée appliquée, ou de sélectionner aucune vue pour planifier un rapport avec tous les enregistrements dans cette feuille.
Dans la sélection de l'intervalle temporel, vous pouvez choisir quand et sur quelles données vous souhaitez planifier un rapport:
| Intervalle temporel | Les enregistrements envoyés pendant l'intervalle de temps choisi |
|---|---|
| Enregistrements de tout temps | Envoi chaque jour de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés à n'importe quel moment. |
| Enregistrements de hier | Envoi chaque jour de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés la veille. |
| Enregistrements de la semaine dernière | Envoi chaque lundi de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés la semaine précédente. |
| Enregistrements du mois précédent | Envoi chaque premier jour du mois de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés le mois précédent. |
| Enregistrements du trimestre précédent | Envoi chaque premier jour d'un trimestre de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés au trimestre précédent. |
| Enregistrements de l'année précédente | Envoi chaque premier janvier de chaque année de tous les enregistrements conformes aux critères de vue créés durant l'année précédente. |
Vous pouvez télécharger le rapport comme fichier .xlsx ou sur un modèle existant de publipostage de page liste.
Nommez votre fichier et saisissez les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer le rapport. Utilisez le symbole "," pour séparer plusieurs adresses e-mail, puis cliquez sur sauvegarder le rapport, ou sur annuler les modifications si vous avez encore besoin de modifier les paramètres.
Vous pouvez planifier des rapports comportant jusqu'à 5 000 enregistrements dans la feuille. Notez que si le nombre d'enregistrements dépasse 5 000 et que l'intervalle de temps est défini pour envoyer les « enregistrements de tout temps », le système enverra uniquement le rapport des premiers 5 000 enregistrements. Il est donc important de choisir l'intervalle de temps avec soin.
Veuillez noter qu'une règle de planification de rapport (vue partagée + intervalle de temps) génère un seul rapport. Si différents utilisateurs doivent programmer un rapport similaire, sélectionnez "modifier un rapport planifié" et ajoutez d'autres destinataires d'e-mail.
Pour consulter tous les rapports planifiés existants d'une feuille, cliquez sur afficher les rapports planifiés dans le coin supérieur droit de la fenêtre pop-up. Cela vous dirigera vers Plafinication des tâches.
