当表单中系统管理员有设置签核流程时,新增并保存一笔数据后就可以在这笔数据右下方看到签核流程。
以下说明各用户使用签核流程的限制,若对于使用签核权限有疑问请联络数据库系统管理员。
1. 内部用户:只有在表单上访问权限是管理员、公告板式用户或问卷式用户且有该笔数据的管理权限 (被加成管理员)时,才能看到跟使用该数据的开始签核单击钮。
2. 外部用户:不能发起签核流程。但如果外部用户被包含在签核流程里,他们可以拒绝或同意签核。
3. 无帐号或未登录的用户:未被加入数据库的用户、未登录的访客不能发起签核流程,也不能被加入在签核流程中。但是透过指定E-mail字段为签核人的方式,也能够将他们加入签核流程中。
左边是签核层次的名称,右边是签核人,如果签核人显示的是选项框时,则必须从中选择一个用户。
点选开始签核就会开始签核流程,你会看到签核状态会变成“等候签核”,系统会寄通知信给签核人。
被通知的签核人可以在这笔数据直接点选同意(如果设置中有许可拒绝也才会看到拒绝的选项)。
或是直接从收到的通知信里点选同意(拒绝)。
如果此签核有被设置严格身分验证,签核时会需要再次输入密码以核对身分。
如果此签核有被设置要求签核人签名,签核时会需要签核人签名,除了直接签名,也可以透过上载图片或直接加载在个人设置中保存的签名。完成签名后可以勾选保存时移除边框空白区域,系统将自动移除边框空白区域,并以图片的源比例保存。
签核流程的顺序是由上到下的,因此只有在第一位签核人同意后,系统才会再寄信通知第二位签核人,以此类推入。
签核人签核后即会更新状态,也会通知给发送签核的用户。
如果需要再次提醒签核人也可以点该签核人名字旁边的信件图符来寄出签核通知信。
通知信也会再次发给该签核人所设置要通知的代理人。
当同一个签核人在连续层次时,默认会勾选是否要连续签核,同意一次等同于同意全部层次的签核,有需要的话可以撤销勾选。
因签核规则而跳过所有签核层次时,还是可以开始签核并将数据改为签核完成。如果表单中有签核完成后才能操作的单击钮时,就可以进行此操作。
想在列表页一次同意或拒绝多笔“已经发起签核”的数据可以参阅批次签核功能。
签核流程开始后,默认只有发起签核者或系统管理员可以撤销;签核完成后则只有系统管理员可以撤销。
有需要开放撤销签核给其他用户的话,请联络系统管理员从功能权限设置中调整。
另外,系统管理员在表单中有设置“签核完成后自动运行动作单击钮”的话,签核流程跑完后就没办法撤销签核。
如果系统管理员有设置你的签核代理人的话,你的代理人进入需要签核的数据表单页时,他也会有签核该笔数据的权限,签核流程中会出现代理签核的单击钮。
签核信件中也会标记代理签核。
并且在签核人代理签核后,这笔数据的签核流程会标注是由代理人签核完成的。
不在工作岗位的期间,若有数据需要签核,就可以委托代理人协助完成。
在签核表单时也可以加签其他成员。只要点击在签核栏最右侧的 + 单击钮就可以选择加签的方式。可选择的项目有:
向前加签:在目前签核的前一阶增加新的签核人,并且暂停你目前的签核动作。
临时加签:在目前签核的同一阶增加新的签核人。
向后加签:在目前签核的后一阶增加新的签核人。