Cómo el Equipo de Marketing de Do it Best Corp. Utiliza Ragic Para Crear una Base de Datos de Gestión de Proyectos Sin Escribir Ningún Código

Como el único distribuidor mundial de materiales para mejoras del hogar de línea completa propiedad de sus miembros, Do it Best Corp. Las tiendas se pueden encontrar en todos los estados de los Estados Unidos y en otros 57 países, con más de 3000 miembros (tiendas independientes) en todo el mundo. John Sargent es un miembro del equipo que está detrás de la mayor parte de la unidad de marketing de la empresa: los proyectos de diseño de tiendas.

Ayudan a los miembros a aumentar las ventas mediante la creación de diseños interiores y exteriores de tiendas minoristas nuevos y atractivos, analizan los mercados para determinar posibles ubicaciones para que los miembros abran nuevas tiendas y evalúan la idoneidad de sus tiendas actuales para expandirse o reubicarse. Estos proyectos suelen durar más de un año.

Pre-Ragic: Gestión de datos de forma rígida y convencional

Al principio, todos los datos utilizados en la gestión de proyectos de diseño de tiendas se almacenaban en hojas de cálculo de Excel: datos de los miembros, información de contacto, fechas fundamentales del proyecto... Detalles de la tienda que debían conservarse desde el principio. desde el comienzo de una llamada telefónica hasta la gran celebración de inauguración de la nueva tienda. Para generar informes, tuvieron que combinar docenas de hojas de cálculo cada mes, un proceso tremendamente largo y propenso a errores.

Poco a poco, implementaron un software CRM (un sistema legacy) para realizar un seguimiento de los datos básicos del proyecto y Microsoft Access para el seguimiento de los gastos del proyecto.

Sin embargo, cualquier cambio menor que quisieran realizar en el flujo de trabajo del sistema requeriría la ayuda de su equipo de TI, lo que significaba que el equipo de diseño de la tienda necesitaría obtener su ayuda días antes, y todo el proceso tardaría aún más en completarse.

El punto de inflexión: Magia en cuestión de semanas

El equipo de TI confirmó que el sistema actual se iba a retirar debido a la eliminación gradual del software. Esto no les dejó más remedio que buscar un lugar donde migrar sus datos en el menor tiempo posible.

Examinaron detenidamente muchas opciones de programas de software. Finalmente, eligieron Ragic: una hoja de cálculo sin código Creador de bases de datos en línea de bricolaje. Era exactamente la herramienta que esperaban encontrar: fácil de usar, segura, sofisticada pero versátil: fácil para modelar una base de datos según sus necesidades. Cumplió muchos requisitos, como tener un buen sistema de soporte, la capacidad de realizar copias de seguridad de los datos y un precio asequible. Lo más importante es que la herramienta les permitiría realizar los cambios necesarios en el sistema sin involucrar a su ocupado equipo de TI.

Sargent tenía sólo una mínima experiencia en bases de datos, pero aprendió a crear la aplicación de base de datos y esculpió el flujo de trabajo ideal desde cero a través del documentos de diseño de bases de datos, vídeos tutoriales y seminarios web.

En cualquier momento encontró dificultades, especialmente al implementar fórmulas mágicas, que son diferentes de cómo funcionan las fórmulas en MS Excel, simplemente pidió ayuda al equipo de soporte de Ragic con una breve explicación de lo que estaba tratando de lograr. Esta comunicación se realizó a través de tickets de soporte, llamadas telefónicas, sesiones de ayuda de seminarios web, comunidad Ragic o mediante el soporte de Ragic.

En un par de horas, el equipo exportó todos los datos de su antiguo sistema a hojas de cálculo de Excel y luego los importó a su nuevo sistema en Ragic.

En sólo unas semanas, los datos estaban protegidos y la aplicación estaba lista para usar; todo lo que quedaba por hacer era decir adiós para siempre al sistema legacy.

La flexibilidad para modelar y remodelar la base de datos sin ninguna ayuda del equipo de TI

Inicialmente, utilizaron Ragic para albergar los datos básicos de seguimiento de proyectos, mientras que el seguimiento de gastos del proyecto todavía se realizaba en Microsoft Access. Sorprendido por lo que se podía hacer con Ragic, el gerente de Sargent le pidió que creara una aplicación de seguimiento de gastos del proyecto con él y fusionara los dos datos previamente separados en un solo lugar.

Flexibilidad para ramificar y vincular nuevas "secciones" a la base de datos

Con solo crear nuevas pestañas y hojas en su base de datos Ragic, Sargent y su equipo pudo agregar nuevas secciones y categorías para almacenar diferentes conjuntos de datos y luego vincularlos juntos en la base de datos, todo sin la necesidad de solicitar ayuda al equipo de TI.

Fácil configuración de derechos de acceso

Proteger los datos de usuarios externos y establecer un permiso de acceso a la base de datos para diferentes personas de la empresa parece algo complicado, pero Sargent logró resolverlo todo con Ragic. Desde la página de diseño de hoja, configuró derechos de acceso adecuados para garantizar que solo las personas adecuadas puedan ver , agregar, editar, descargar datos y cree informes directamente desde la base de datos.

Búsqueda de datos rápida y precisa

Los propietarios de tiendas pueden tener varios proyectos de diseño realizados durante un período de tiempo. En la base de datos principal del proyecto, con Herramientas de búsqueda y filtrado de Ragic, los usuarios pueden buscar rápidamente datos específicos de un miembro en particular sin importar cuándo se agregaron los datos a la base de datos ingresando ciertos criterios como el número de proyecto, el nombre de la tienda del miembro, y año de inicio del proyecto.

Además, la búsqueda de información sobre los gastos gastados en un proyecto específico se volvió más rápida que nunca, ahora que los datos del presupuesto del proyecto se integraron con los datos principales del proyecto en Ragic.

Gestión centralizada de datos para fomentar el trabajo colaborativo

Dado que muchos de los miembros del equipo trabajaban en proyectos de diseño de tiendas en todo el mundo, el equipo necesitaba una ubicación central para mantenerse actualizados con las últimas novedades del proyecto. Con la base de datos Ragic, pueden hacer precisamente eso: actualmente almacenan, actualizan, administran y sincronizan datos de proyectos en cualquier lugar del mundo donde Internet esté disponible.

La oportunidad de ser creativo

Registro de chat con subtablas

Las subtablas en Ragic se usan comúnmente para almacenar uno a muchos. datos de relaciones, como información de múltiples productos para un solo pedido de ventas. Sin embargo, las células creativas de Sargent encontraron otra forma de utilizarlas como un "chatbox" para registrar las discusiones del equipo sobre cada proyecto, con el fin de realizar un seguimiento de lo que se dijo anteriormente.

Nota: la imagen de arriba es un ejemplo creado por el equipo de Ragic para ilustrar la idea de uso de subtablas.

Un conjunto de datos para múltiples funcionalidades

Las hojas de Ragic son los componentes básicos de la base de datos de Ragic, y la personalización de las bases de datos en Ragic se realiza cambiando o agregando componentes al diseño de la hoja. En este sentido, una base de datos Ragic aumentará en tamaño y robustez a medida que se agreguen o vinculen más hojas y datos.

En su base de datos, Sargent creó varias versiones de algunas hojas —hojas duplicadas con los mismos valores de datos, configuradas para mostrar diferentes conjuntos de datos o con diferentes derechos de acceso para diferentes usuarios sin afectar los valores de datos de los demás, ya que estarían extrayendo los datos de una fuente central.

Actualmente utilizan este método para generar informes rápidamente con el conjunto de datos que prefieran y generar datos para una versión de hoja diferente. Por ejemplo, crearían un informe mensual completo de rendimiento del proyecto a partir de una versión de una hoja y generarían informes individuales sobre ventas mensuales, facturación y datos de potencial de mercado a partir de otras versiones.

Compara y compite

Para saber cuál es la posición de la empresa entre sus competidores, Sargent creó una hoja en la base de datos que filtra y muestra detalles del desempeño de la empresa. ¡Esto le permite hacer comparaciones de mercado con facilidad e identificar áreas de mejora necesarias para continuar "siendo el mejor" en Do it Best!

Ampliando la frontera

Inmediatamente después de que el equipo comenzó a usar Ragic, se corrió la voz sobre la capacidad de Sargent para crear aplicaciones de bases de datos. Su gerente quedó atónito por lo que Ragic podía hacer, por lo que asignó a Sargent para que también extendiera la magia a otros proyectos.

Posteriormente, cada vez más personas de otras divisiones empezaron a implementar Ragic en su proceso de gestión de datos: logística, ventas, recursos humanos, etc.

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En este momento, la base de datos es utilizada por más de 30 usuarios internos, de los cuales 2 son los administradores del sistema.

(Ragic permite múltiples administradores de sistema en una cuenta de base de datos. Haga clic aquí para obtener más información.

¿Cómo le afectó?

Confía en que el plan dará como resultado un flujo de trabajo más rápido y eficiente.