資料拋轉能夠將表單中的一筆資料複製並新增到另一張表單,當兩張表單中的資料內容大致相似但又不完全相同時,這個功能可以幫你省下重複登打的時間。常見的應用包含:報價單拋轉成訂單、訂單拋轉成出貨單、請購單資料拋轉成採購單等等。
你可以自行設定要複製哪些欄位值,而複製並新增到另外一張表單之後還是可以手動編輯資料的內容。
假設資料庫中已經有「報價單」、「銷售訂單」兩張表單,而訂單中要紀錄的資料與報價單中的資料內容大致相同。
報價單資料:
銷售訂單格式:
當客戶確認下單時,我們就可以透過資料拋轉來將「報價單」資料快速複製並新增成訂單,而不是在「銷售訂單」重複輸入一次客戶的資料跟訂購細項。
在來源表單「報價單」進入設計模式,並在表單工具中選擇資料拋轉。
接著設定要拋轉到哪一張表單以及要拋轉哪些欄位。
設定完成之後就可以直接點擊按鈕來執行資料拋轉囉!
(一) 只拋轉子表格中的部分資料:例如「報價單」中原本有三個項目,但最後客戶只需要購買其中兩項,子表格中也有欄位記錄要購買的是哪兩個項目。
當「報價單」轉「銷售訂單」時,你可以設定套用子表格篩選條件來只拋轉部分資料。
(二) 將子表格資料透過拋轉拆分成多筆資料:例如「訂單」中的銷售項目是來自兩家不同廠商。
希望透過拋轉來自動將「訂單」拆分成兩筆「採購單」分別給不同的廠商,這時候你就可以利用套用子表格分群條件來達到拆單的效果。