同一商品有不同尺寸與顏色時，庫存資料要如何建檔？（多尺寸管理／SKU 管理）

如果你販售的商品是像成衣、鞋子、飾品這樣，可能分成不同款式，但款式底下又會有多種顏色、尺寸的話，你可能會不確定自己在庫存管理時，到底應該要「一個款式建一筆資料」，還是「一個款式下不同顏色、尺寸的資料，都分開建檔成一筆資料」比較好。

舉例來說，如果你今天在賣的 T 恤分成「吉祥物款」、「經典 Logo 款」兩種款式，每個款式都有 S、M、L 號的尺寸，那麼，你應該要像下圖左邊一樣，只針對「款式」建 2 筆資料就好，還是像右邊一樣，把「款式、尺寸」都考量在內，一次直接建到 6 筆資料：吉祥物款 S 號、經典 Logo 款 S 號、吉祥物款 M 號……呢？

如果有這樣的問題，我們通常建議像右圖這樣，「分開建檔」比較好！在這篇文章，我們將會向你解釋為什麼在做庫存管理時，「將不同顏色、尺寸分開建檔」會更合理、方便，在 Key 單、扣庫存操作上會有什麼差別，以及如果後續只希望針對同一款式分析庫存狀況或銷售狀況，在 Ragic 你可以怎麼做。

為什麼我們更推薦你為不同尺寸分別建檔？

在進行庫存管理、資料管理時，應該把資料切分到我們因應管理需求、需要去分辨差異的「最小單位」，只要是需要分出差異的，就要建立成不同筆的獨立資料（也就是我們在庫存管理上常說的「SKU 最小庫存管理單位」）。

那麼什麼是「分出差異」呢？我們再用前面的圖片來舉例：

以庫存盤點的需求來說，如果我今天想要計算手上的衣服各有多少庫存時，那吉祥物款的 S 號跟 M 號就是不一樣的，所以像左邊只用「款式」來建檔自然就是不夠的，應該除了「款式」之外，還要按照「尺寸」分開計算他們的數量，也就是做得像圖片的右邊那樣。

分開建檔在操作系統時也會更合理、方便

如果你只針對款式建檔，實際操作例如填寫銷售訂單時，也會因為就只有兩個「款式」的資料，所以只能像下圖一樣選擇整個款式，帶出的庫存數也是所有尺寸加起來的總數量。

在這個情況下，即使設計了扣庫存按鈕，也只能扣到「所有尺寸加總」的庫存數量，所以你還是得在某些地方先記好這筆訂單買下的 T 恤裡，各個款式買了幾件 S 號、M 號……事後再手動調整每個尺寸的庫存數量。

但如果分開建檔，那麼不管是在設定連結與載入，還是扣庫存按鈕時，都可以直接對應到不同尺寸的衣服，並且精確地扣除到各個尺寸的庫存了。

不同顏色尺寸分開建檔時，如何設計商品庫存表單？

你可以直接從零開始，依照上述原則設計你想要的商品庫存表單，也可以參考 Ragic 既有的範本模組再做調整。以簡易進銷存、完整進銷存模組的「商品庫存」表單為例，在分開建立完各個商品的資料之後，你的列表頁可能會長得像這樣：

在分出不同商品之後，其實就已經可以妥善處理不同尺寸的扣庫存等操作了，不過你也可以考慮做如下的調整，讓尺寸顏色等細部規格更清楚：

1. 新增欄位記錄顏色、尺寸，分類、篩選都方便

針對顏色、尺寸可以新增選項欄位以供記錄，這樣一來，不管是新增資料，還是後續操作篩選、分析，都會更加方便快速。（原先的規格欄位則可視需求看是否改成「款式名稱」欄位）

2. 調整商品編碼，加入能夠一眼辨識商品的「分類性」

一般來說範本模組預設的商品編號都是 P 開頭加上一串數字，簡單、符合各種不同商品的需求。不過如果你想要讓款式名稱、顏色、尺寸等資訊，在商品編號上也一目瞭然的話，可以參考這篇教學提到的原則，搭配字串公式與不可重複的設定，組合出好用、能夠讓你一秒認出商品的編號。

分開建檔後，如果還是想統一查看、分析同一款式的庫存，可以怎麼辦？

可能有人會覺得分開建檔後，資料變得好多，會沒辦法單獨查看特定款式的庫存、或查看起來會不方便。但其實，在 Ragic 有很多方式，可以滿足這種「統整查看資訊」的需求。以下就以：「快速查看特定款式庫存數量」為例，示範三種方式，可以依需求選擇。

列表頁的篩選、加總與分析功能

優點：不用額外建立任何報表與表單

缺點：每次都要手動操作較麻煩

在列表頁瀏覽資料時，你可以直接篩選資料，例如用款式名稱來搜尋「經典 Logo 款 T 恤」，就能一次列出這個款式的所有不同尺寸，你可以再利用加總與分析，計算一個款式目前總共有多少數量。

「分群報表」一鍵查看所有款式庫存狀態

優點：只要點開報表就能查看整理好的庫存狀態

缺點：一次列出所有款式，款式多時需上下翻找

如果你覺得常常需要篩選、輸入款式名稱，才能找到相應的資料有點麻煩，我們建議也可以透過分群報表來進行整理，將款式名稱設為分群欄位，系統就會自動幫你以不同樣式進行分類，列出各自有哪些尺寸、顏色的衣服，以及各有多少庫存，儲存報表之後就能隨時一鍵查看庫存狀況了。

建立「商品款式」表單，利用參照子表格查看不同尺寸庫存細項（延伸功能較多）

優點：可以加入更多欄位、儲存或延伸計算需要的資訊

缺點：設計時較為麻煩

由於篩選資料、分群報表都只能將資料統整、列出，如果你就是希望「款式」也能以特定一筆表單資料的方式呈現，或你想要額外記錄款式的某些資訊，像是供應商的名稱、電話，好讓你在盤點完一個款式的所有尺寸庫存之後，可以更方便叫貨的話，那麼你也可以直接將「商品款式」建立成一張新表單，再利用顯示從其他表單的連結插入參照子表格來彙整每個款式下的庫存。

Tips：如果你想透過參照子表格來彙整資料，你會需要將「商品庫存」內的款式名稱設定為從「商品款式」同名欄位連結過來（也就是原本可能會以「選項欄位」呈現的「商品款式」，在這個情況下會需要設定為「從其他表單選擇」欄位）。要注意的是，「款式資訊」裡必須先有每個款式的資料，才能在「商品庫存」中進行選取，讓資料能夠彙整到所屬款式的資料裡。