輕量文件管理系統：遠離過期文件、規格書失蹤惡夢

為了符合系統管理規定，還在跟文件管理搏鬥嗎？規格書版次永遠不全，甚至不知道最新版在誰的電腦裡嗎？現在，讓「研發文件管理」模組來拯救你的工程部門，文件新編申請、修訂需求等清楚記錄，並支援一鍵分享給各部門瀏覽，再也不用天天手忙腳亂找規格書給同事啦！

在開始之前：註冊專屬的Ragic資料庫

對於還沒有Ragic帳號的朋友們，可以立即註冊並下載「研發文件管理（無Dropbox整合）模組」（Ragic在取得你的同意前不會要求付任何使用費用，請不用擔心）。

如果已經擁有帳號的朋友，可以在開始頁籤下的應用商店中，選擇研發中的研發文件管理模組來下載使用。

接下來，跟著小編一步步建立起簡易研發文件管理資料庫吧！

模組啟用前置作業

整理現有文件

在導入研發文件管理模組之前，建議將您手中既有的研發文件整理並登錄至系統中。若沒有時間將過往的歷史紀錄一一謄打至系統中，至少必須列好現有文件清單並且上傳檔案唷！例如：

將同仁新增為內部使用者

整理完現有文件後，你必須要將辦公室同仁新增為內部使用者，他們才能夠看到並順利使用你的表單。在新增的過程中並不會額外付費（除非原先使用的是付費版本的資料庫），即使是需要額外付費，也一定會收到相關的系統提示，因此請不需要擔心。關於新增使用者的步驟，可以參考此篇說明。

模組正式上線

完成上述前置設定後，模組就可以正式上線囉！研發文件管理過程中，不外乎新增文件以及修訂文件兩個程序，因此小編下面會依據新增、修訂兩塊不同的工作流程做介紹。

新增文件需求

需求端

當需要新編一份「全新」的文件時，請在「文件新增及修訂需求單」中點選紅色的「新增」按鈕，並詳細輸入需求說明。

完成後，修訂單位的同仁就可以依據使用者發出的新增需求來編輯文件。如在新增文件需求有需要簽核流程的公司，也可以參考我們的簽核流程。

小訣竅

如果身為修訂單位的員工，希望一有新增需求立馬被通知，可以在裡面勾選有新的一筆資料用電子郵件通知我。

文件編輯端

當收到新增文件通知，並完成文件編輯後，請移至「研發文件管理」表單，並新增一筆資料。

部分公司的正式發行文件為不可編輯文件，建議將可編輯版本上傳於下方子表格中，方便後續修訂人員進行版次變更。

修訂文件需求

需求端

除了新增文件以外，有些時候可能是舊有文件的更新或勘誤，這時可以發起修訂需求：

文件編輯端

收到編輯文件通知，並完成文件編輯後，請移至「研發文件管理」表單，並找出修改的文件：

文件分享

如果需要將文件分享給跨部門的使用者，可以先將使用者加入至特定群組（例如：業務群組、財務群組或是行政群組），再至「研發文件管理」表單中，將文件指派給特定使用者或是群組：

以上，就是關於研發文件管理模組的相關說明，如果有任何不清楚的地方，歡迎來信至 support@ragic.com 與我們聯繫。