Ragic 收款應用大公開：對帳、寄收據、審核後寄付款單一次整合

如果你常常需要處理款項收付相關的單據，例如客戶的訂單、補習班或管理費的繳費單、捐款單等，其實除了印出紙本單據寄給對方繳費外，只要在 Ragic 表單上新增一個付款欄位，設定好綠界金流帳號，對方只需點擊付款按鈕就能一鍵完成付款，非常方便。

除了單純的付款外，由於付款欄位已經將包含付款狀態的資料存在資料庫裡了，因此如果有更進階的需求，例如透過系統進行對帳、寄發收據，或審核後發送付款單，根據這些資料延伸處理就會比較方便，大幅減少手動比對、複製貼上資料，或是匯入匯出重新整理的時間。

在這篇文章裡，我們針對這些延伸需求，整理了一些範例和設計方向供你參考。如果你也有類似需求，不妨看看以下的表單設計範例，幫助你打造符合需求的表單。

整合對帳

有些公司在出貨前需要確認訂單是否已完成付款，但如果系統無法自動檢查付款狀態，便得在訂單和繳款單之間逐筆核對，相當耗時麻煩且容易出錯。假如你已經透過「付款欄位」將金流付款資訊整合在 Ragic，只要在表單上做一點延伸設計，其實就可以像上圖一樣按個「對帳」按鈕，付款狀態就自動顯示，方便篩選、查看、安排出貨。

如果你也想要一鍵自動對帳，可以參考以下的表單設計方式：

1. 在表單上新增付款欄位時，請將「付款商品名稱欄位」指定為「訂單編號」欄位（這樣後續對帳時，系統就有獨特值可供比對）。

2. 在訂單上新增一個對帳區塊，並加入對應繳款單、付款狀態、可否出貨等欄位，並將「對應繳款單」欄位的公式設為 C2（也就是訂單編號欄位）。

3. 透過連結與載入功能，將「對應繳款單」欄位連結到「金流繳款單」表單的對應欄位，並設定為「隨時載入欄位值」。

4. 將「付款狀態」欄位設為自由輸入欄位，並透過公式設定顯示「付款欄位」的欄位值（在範例中為 A22）。這樣當付款成功時，此欄位就會顯示為成功。

5. 將「可否出貨」這個打勾選項欄位以公式設置為當「付款狀態」為「成功」時顯示 Yes（打勾），反之則為 No（打叉）。這樣一來，當付款狀態欄位更新為「成功」時，此欄位就會自動顯示打勾的結果。

6. 為了能在列表頁快速查看哪些訂單可以出貨，需要將對帳區塊的欄位都顯示在列表頁中。同時，記得將「對應繳款單」的公式設置為「訂單編號」欄位（範例中為 A1）。

7. 由於上述的連結與載入和公式需要更新欄位值才能觸發，因此可以在列表頁建立一個「對帳」的動作按鈕，透過公式重算來觸發公式和連結與載入。

8. 完成以上步驟並儲存表單後，只要按下對帳按鈕，就能快速檢視每筆訂單的付款及能否出貨的狀態。如果訂單筆數較多，還可以設定篩選條件，將近期已付款且可出貨的訂單篩選出來，方便快速查看和處理。

整合收據寄發

基金會等慈善機構在收受捐款後，通常需要寄發收據給捐款人，作為捐款證明及報稅憑證。一般想要製作收據，可能會需要將捐款資訊匯出，或者手動複製貼上到 Excel 整理，再利用合併列印生成收據。整個流程不僅繁瑣，還相當耗時。

如果你用 Ragic 來收款，其實只要串接收據表單，就能將捐款資料一鍵拋轉到收據上，系統還會自動將收據發送給捐款人，不需要自己花時間整理捐款資料和寄送收據了。

想知道如何在 Ragic 上整合收款和寄發收據的流程嗎？以下是我們的設計方法，提供你參考：

1. 建立一張「捐款單」，包含捐款人和收據相關的資料欄位，也要建立付款欄位，以及設定好付款串接，便可以開始收受捐款。

2. 建立一張「捐款收據」表單，並設定好排版。如果需要在收據上顯示公司 logo 或者公司章，可以用敘述欄位插入固定圖片。

3. 在收據表單上建立一個「寄出自訂 Email」的動作按鈕，設定好信件內容並選取「附上這筆資料的 PDF」，並在進階設定中勾選「儲存時自動執行」，讓系統在每次新增一張收據時，能自動將 PDF 收據寄送給捐款人，省去手動發送的步驟。

4. 在捐款單上設置一個「建立捐款收據」的拋轉按鈕，設定將捐款日期、捐款人、統一編號/身分證號碼、Email 等欄位拋轉到收據表單。

5. 設定完成後，內部人員確認捐款完成後，只要點擊按鈕，系統就會自動將捐款資料拋轉到收據表單上，並自動發送收據給捐款人，省去製作收據和手動發送郵件的麻煩。

整合報名審核後送出付款單

像是補習班、駕訓班或健身房的團課，通常需要一張線上報名表讓學生填寫報名資訊，報名成功後還需要提供付款單給學生繳費。如果報名表和付款單都在 Ragic 上，只要簡單設定就可以整合流程，減少來回比對對。那麼，這樣的流程應該如何整合呢？以下是我們的設計範例，供你參考：

1. 先設計一張課程報名表，除了包含學生和家長的基本資料欄位、課程相關的資訊及費用，以及付款欄位之外，還可以新增一個「班級人數確認」的打勾欄位，方便內部人員在確認名額足夠時勾選。

由於這個欄位僅供內部使用，可以透過欄位存取權限設定，將 Everyone 設定為「無權限」，避免外部人員查看及修改資料。

2. 可以用條件式格式設定，讓「班級人數確認」欄位打勾後才顯示下方的繳費與報名成功欄位，這樣學生報名時就不會看到下方的繳費區塊。

3. 新增一個「自動寄繳費信」的 Email 欄位，勾選「做訪客使用者 E-mail 認證」和「編輯資料時不觸發寄信」，並調整自訂認證信的內容。這樣一來，當此欄位新增資料時，系統就會自動寄出付款信和表單連結。

4. 透過公式設定當「班級人數確認」欄位打勾時，「自動寄繳費信」欄位自動填入家長的 Email。以範例來說，公式是 IF(A12="Yes",A8)。這樣一來，只要班級人數確認打勾，系統就會自動寄出繳費信給家長。

5. 表單設定完成後，只要用內嵌表單的功能，將報名表提供給學生填寫即可。學生報名後，內部人員只要確認名額足夠，系統就會自動寄發繳費信給家長，完全不需要再花時間手動寄信啦！

延伸設計教學：分期發送繳款單

如果你有提供客戶分期付款的選項，可能會需要製作每期的繳款單並寄給客戶繳費。如果每次製作時都要手動輸入訂單和客戶資訊，再逐一寄出，不僅耗時，整個流程也相當麻煩。

其實只要在訂單上加入一個子表格來管理分期，並用用子表格產生新表單的功能，就能生成一個繳費單表單。系統除了能自動帶入訂單、客戶、分期繳費資訊，省去手動輸入的麻煩，還會自動寄送繳費單給客戶，大幅縮短製作和寄送的時間。

以下我們就以訂單管理表單為例，來示範如何用子表格來管理分期資訊並生成分期繳款單：

1. 在訂單管理表單下方加入一個「分期繳款單」的子表格，用來管理分期的繳款資訊。在子表格中加入期數、訂單分期編號、分期金額、繳款通知日期等欄位。

2. 將「期數」設定為自由輸入欄位並將預設值設定為序列，這樣期數便會依序顯示。

3. 若是想讓「訂單分期編號」按照訂單編號加上期數的編碼顯示，可以用公式設定為 C2+"-"+A26，這樣如果是訂單編號為 SO-20241218-001 的第三期付款單，就會顯示為 SO-20241218-001-3。

4.「分期金額」欄位設為「金額」，而「繳款通知日期」設為「日期」，讓內部人員可以自行設定每期的繳款金額和通知繳款的日期。

5. 用「用子表格產生新表單」的功能來產生繳費單表單，並用「新增原始表單欄位」功能，將訂單編號、客戶編號、客戶名稱、Email、總金額等欄位加入，讓分期繳費單可以對應原始訂單和客戶，加上客戶 Email 也方便之後寄送繳費單。

6. 在表單下方新增一個付款欄位，並將付款金額設定為「分期金額」，付款商品名稱欄位設定為「訂單分期編號」，這樣客戶就可以按照設定好的分期金額進行繳費。

7. 回到「訂單管理」表單，再次用「子表格產生新表單」功能，將繳費單裡新增的付款欄位加到子表格中，這樣就可以在子表單管理及查看該期繳款單是否已繳費。

8. 接下來，我們可以用訪客使用者和每日公式重算的功能，設計一個到期自動寄信的機制。這樣一來，系統會在通知日期當天自動寄發繳費信給客戶。

在「繳費單」中，新增一個「現在日期」的日期欄位，以及一個「自動寄 Email」的電子郵件欄位，並將「現在日期」的公式設定為 TODAYTZ() 來顯示目前的日期（公式可參考這篇教學）。

9. 在「自動寄 Email」欄位設定中，勾選「做訪客使用者 E-mail 認證」和「編輯資料時不觸發寄信」，讓系統自動寄信到此欄位填入的 Email。在自訂認證信中加入 {{RECORD_LINK}}，讓客戶可以點連結開啟繳費單付款（信件中可用變數可參考這篇）。

將此欄位的公式設定為 IF(D2.RAW=A13.RAW,A5) ，代表當通知日期等於現在日期時，系統就會自動將客戶的 Email 填入此欄位，並寄出繳費通知信。

10. 在 Javascript 工作流程中，設定每日整筆資料重算，系統就會每天執行 daily workflow 重算表單上的公式，判斷是否已經到通知日期。

11. 設定完成後，只需要在訂單表單上設定好每一期的繳款通知日期。

客戶就會在通知日期收到系統自動寄發的分期繳費通知信。

客戶點開連結後，就可以在表單上點擊付款按鈕進行繳費。