從 Excel 到 Ragic：我的資料庫革新之路

我的事業就像是從教科書裡走出來的一樣：我們最初是從歐洲進口啤酒，在亞洲賣出，就是典型又簡單的國際貿易。我們最初是 B2B，但也有踏入 B2C 零售的野心。我們初期需要管理的資料也很簡單：總之就是供應商、產品、價格表、客戶，諸如此類的資料。不過，在 10 年的長時間營運之後，資料的數量與複雜度也隨之增長，直到我們敬愛的 Excel 試算表變得不再夠用。

在這篇文章，我會用自己的經驗告訴你，為什麼你需要離開像是 Excel 這樣的試算表工具，並找到一個適合自己的資料庫工具。

事業越大，試算表越亂

「CRM？那是什麼？我為什麼會需要這個東西？」

如果你是一名企業家，或是一名新進業務，你應該會在網路上爬資料、追求事業成功的時候，在各個論壇上看到上面這個問題，然後也會看到相應的解答，所以我應該不用特別解釋這件事。

或許你不會一開始經營時就用 CRM，而是選擇在 Excel 跟 Google 試算表上管理客戶跟銷售資料，收據或其他資料檔案則散落在各個地方。如果你跟我一樣是獨自創業的話，那麼這樣的方式對你來說甚至已經夠好了。畢竟你實在沒有什麼資料多到需要整理的問題，像我當時只跟一個釀酒商合作，也只賣一款啤酒給兩種客戶（酒吧跟餐廳）。

但當你的業務開始變得比較複雜，像是真的進入零售產業之後，有很多你原本不會想到的資訊也要開始慢慢登記在試算表裡面，所以你開始新增欄位、加上備註，之後，你的資料表就會肉眼可見地快速變亂。舉例來說，你的客戶是「酒吧」還是「人」就差很多。你不會很在意一個「酒吧」的成立日期，但當客戶是一個「人」時，他的生日就很重要，所以你就需要特地加上一個生日欄位。

接下來就是更令人頭痛的公式與工作表連結，像是 VLOOKUP。當你想試著用 Excel 產生發票、出貨單這類文件時，你就會碰上 VLOOKUP 了。

透過網路上那些關於怎麼做下拉選單、怎麼靠 VLOOKUP 取得客戶資訊的教學，你確實可以做出這個功能，但對某些人來說，要把功能做到可以正常運作就已經很具挑戰性了。但如果你也比較「龜毛」，不想看到試算表裡面有 #N/A、#VALUE! 錯誤，那你的公式就會變成這樣：

=IFERROR(VLOOKUP(D13, Client_Database, 3, 0),"")

=IFERROR(IF(F28*G28=0, "",F28*G28),"")

=IF((OR(F345="AB", F345="CD")), D345," ")

這還只是簡單的例子而已，重點在於要在 Excel 上把資料關聯做好，需要大量的練習、知識跟公式。我覺得寫公式就跟寫程式差不多難（也許真正的工程師看到會翻桌），但總之，公式一點都不直覺，你必須特別學習、搞懂他們的標點符號邏輯，就像一門完全不同的語言。

隨著業務的發展，你也會發現個體經營的模式開始慢慢行不通，到了某個時間點，就會發現自己需要分享 Excel 表單給別人共同編輯了。

從這個時候，我開始用上 OneDrive（微軟提供的雲端服務），讓我與合作夥伴、員工可以不用一直互傳檔案，直接上網就能瀏覽跟修改我的最終版試算表……或是最終版_1、最終版_2？你知道的，當所有人都可以看到與編輯試算表裡所有的內容，你可能就不會希望實習生、員工看到一些重要的資訊，但又需要他們來幫忙新增客戶資料，這是我用 Excel、試算表當作資料庫時遇到的第一個限制：資料共享。

最後，某件我從沒預料到的事情發生了：隨著事業成長、CRM 需求越來越複雜，加上了一堆欄位、條件式格式、公式，甚至還要從其他試算表抓資料之後，我的 Excel 檔開始變得卡卡的，有時候還會直接崩潰。於是我被迫開始認真尋找更好的資料管理替代方案。

簡單需求，簡單解決

隨著 Excel 的問題持續困擾著我，尋找解決方案的任務就這樣開始了，第一步：Google 搜尋「免費 CRM」。

老實說，你如果跟我一樣第一次認真想找 CRM，你八成會想找到免費的，然後你就會發現他們並不是真的免費，又或者不會免費太久、面臨超多限制等等。但其實價格對我來說不是一個很大的問題。實際上我真的超愛我的 Excel，我花了很多心血建構它、讓它能逐個實現我的各種需求。我還是嘗試了幾個知名的 CRM，雖然也都用得很順暢，但我還是很想念我的 Excel 表。我從它還是空白一片的時候開始設計，最終把它做成我喜歡的樣子。我還是很想念它的自由度跟高度客製化。

直到我終於找到了 Ragic，它運用類似試算表的介面來完成資料管理的方式對我來說根本就是一則「啟示錄」。我可以在更快、更簡單、更安全的前提下，做我以前就一直在用 Excel 做的事情，而那些用 Excel 時超困擾我的東西，Ragic 又能一一解決。資料共享時權限超難分配？解決。用起來超卡？解決。「寫程式」？解決。自由度與高度客製化？還是做得到。

我當然可以跟你解釋 Ragic 如何實現資料共享時的權限管理，或是列表／表單頁結構如何協助你可以快速瀏覽資料，但又能記錄各式各樣的詳細資訊，不過，Ragic 的網站已經記載了很詳細的資訊了（你也可以點上面的超連結直接跳轉），我只想說，他們不只讓新增資料的過程變得比 Excel 更順利，也能更安全，因為用一個真正的資料庫工具也可以減少你的人工輸入錯誤問題。

有趣的是，我的合作夥伴並不想從 Excel 改用 Ragic，就像那種臭名昭著的釘子戶一樣。我只好利用新年期間來強制推動這項改革：我把它取名為「Ragic 決議」（the Ragic resolution）。在我們強硬地促成變革之後，他只花了一分鐘就接受了。原因是，他從註冊帳號之後，只花了一分鐘就搞懂怎麼產生一張發票。因為看起來就像 Excel，所以轉換的過程也毫不費力。

解決完這名釘子戶之後，我們就可以更自由地使用 Ragic 了！我們開始大動作更新、建構我們的 CRM 系統。新增表單、資料並再將他們相互連結：庫存管理、出貨單、採購單、供應商名單、價格表、行銷資料、客戶投訴……等等，各張表單都可以在不使用公式、寫程式的前提下，互相連結在一起。

實際上，我們觸及到的功能與面向還只是 Ragic 很表層的部分。各種跟我們完全不同的產業、規模的公司，都可以用 Ragic 來完成他們的資料管理需求，像是另一間公司裡甚至催生出了一個流行語：Just Ragic it！然後新的表單跟報表就會應運而生。

對我們來說，這個資料庫就像是一個活著的生命，跟著我們的公司一起成長。原本只是一個很簡單的 CRM，到了現在，他也慢慢地長大、開始看起來像是一個 ERP 了。

就試試吧！

改掉自己的習慣一點都不簡單，尤其是你想改掉的習慣不完全算是一個壞習慣時，畢竟你還會懷疑自己到底是為了什麼要改掉習慣。就像我的經驗：Excel 就可以滿足我們的需求了，那我們為什麼還要冒著資料可能被弄亂的風險，再花錢買一套適用於 CRM 需求的軟體？

這個問題的答案也不難：就試試看，用正確的工具來處理相應的需求，效果就是會更好。

當然，如果可以的話，最好從第一天開始就使用正確的工具。回想起來，如果我從開始營運的第一天就用 Ragic，那我就會省掉超級大量的時間。而我唯一的藉口就是：我當時並不知道有 Ragic 這個工具。

但看完這篇文章，你知道 Ragic 的存在了，所以就去試試看吧！

標籤: Use Cases

分類: 案例故事, 服務業