「微軟的 Access 該像你們這樣才對！」石材裝潢公司用 Ragic 提高工作效率的故事

Ken 說，Ragic 是個讓他「用得很開心」的工具；而對我來說， Ken 是一個「能讓人聊得開心」的人。我和 Ken 聊了一個小時，他曾是個航太工程師，現在和他兒子在維吉尼亞州 Richmond 經營兩家小公司。他跟我分享了他利用 Ragic 讓自己的石材檯面裝潢公司 Artistic Stone Design 導入流程自動化的故事，也告訴我他如何享受這個過程，以及他選擇 Ragic 的原因。

選擇 Ragic 的第一個原因：平緩的「學習曲線」

Ken 並不是隨性決定要選 Ragic。他研究過一些和「打造資料庫」有關的工具，像 PHP、MySQL、PowerBI ...。某次他搜尋「無程式碼資料庫」（no-code database）試圖處理他的工作流程需求時，他接觸、評比了 Ragic 和其他 no code 資料庫工具（例如微軟 Access ），並且驚豔於 Ragic 的簡單、好上手。

靠著 Ragic 豐富的學習資源、積極回應問題的客服，Ken 只花了一個多禮拜就建立好自己的 Ragic 雲端資料庫、做了測試、並且讓資料庫開始運作。此後 Ragic 在只有 Ken 一人管理、全公司使用的情況下，一直運作順利。

Ragic 平緩的學習曲線不但讓他能輕鬆地建立資料庫，也讓他可以很輕鬆地因應公司發展、工作流程的變化，隨時重新調整設計。以前，使用 MySQL 等其他工具建立資料庫時，即使資料庫是他從頭自己建立、花了好幾個月設計出滿足自己需求的功能，但幾年後需要調整時，通常還是需要花大量時間和精力回想他之前做了什麼，以便能做出調整。總會有那種實在想不起來，得問自己「天啊......我那時是怎麼做的？」的時候。用 Ragic 之後，他再也沒遇過這問題。

選 Ragic 的第二個原因也很簡單：內建 PDF 產生功能

Ken 第一家自己當老闆的公司：Karn Custom Woodwork，是一家幫商業空間做木作裝修的公司。在這家公司，他自己寫程式（ PHP 和 MySQL ）來讓工作流程自動化。Ken 有天發現自己需要一個功能：「根據既有的資料，產生符合產業標準的 PDF 格式帳單」，但他還不知道怎麼把這功能做出來。他不想浪費時間深入研究，乾脆另外雇了一個工程師來寫程式做出功能。這個功能做出來之後一直運作良好、很穩定，但有個小缺憾：他雇用的這位工程師離開後，相關功能後續就無法進一步改進、調整。

有了這次經驗，2021 年，當 Ken 為他收購的第二家石材公司 Artistic Stone Design（用石材做廚具檯面的公司）尋找自動化工作流程的系統時，就決定優先尋找原生就有 PDF 功能的解決方案，而 Ragic 的標準功能就包含這個（備註：Ragic 可以將資料直接匯出為 PDF 檔，Ragic 的各種寄信功能中也可以選擇在寄出資料時附上對應的 PDF 檔）。

坦白說，雖然 Ken 確實對 Ragic 的簡單好上手感到驚艷，不過，2021 年 no code 工具已經非常流行，不少工具都標榜使用流程友善、好上手，Ken 也試過不少。Ragic 憑什麼在眾多工具裡脫穎而出，被 Ken 選中？除了彈性好用，很重要的原因就是 Ragic 能直接在寄信時使用的「產出 PDF 」功能。 Ken 只需要為他們公司的發票（invoice）設計一張符合業界標準計費的表格，就能設計出想要的 PDF，需要時只要按個按鈕，就能自動執行寄電子郵件 + 發送 PDF。

Artistic Stone Design 的發票範本

關於 Ken：航太產業轉換到裝潢業的「人生新篇章」

查看 Ken 寄來的 Ragic 客服信時，他從航太工程到建築裝潢業的創業之旅，吸引了我的注意。

我問他為什麼要這樣轉換產業？他說，「有人覺得這是退休，但我把它視為我人生的新篇章。」選擇轉換到建築裝潢業，倒不是因為特別喜歡這個領域。他看中的是在新的領域中，可以追求屬於自己、而且能和兒子分享的事業。

Ken Kueny 和他兒子

2016 年，Ken 收購他的第一家公司 -- 木工公司 Karn Custom Woodwork 時，這家公司所有流程都是紙本、手寫的。這讓他壓力很大，因此他決定用他熟悉的 PHP 和 MySQL 來自動化工作流程。

「我喜歡讓事情自動化。一旦我們讓整個工作流程自動化，原本耗時兩週的工作就可以在 2 小時內完成。」

木工公司管理上軌道後，Ken 注意到他有 10% 的收益其實都給了做石材加工的櫥衛檯面合作廠商，這些做檯面的石材廠商和 Ken 的木作公司在專案時程上卻不太容易配合：做廚衛檯面的公司往往專注於快速週轉、節奏較快的家用住宅案，而 Ken 的木作公司經手的常是整體時程更長的商業專案，兩方節奏不太一樣。

這情況持續到 2021 年：Ken 那年決定直接收購另一家處理石材的櫥衛檯面公司：Artistic Stone Design，來配合木作公司針對更大的市場、更長期專案所需的時程。

Artistic Stone Design 的石材檯面如上圖

當然，這次收購後，Ken 又要來把新公司工作流程自動化了。由於木作公司、石材檯面公司的商業模式不太一樣，Ken 無法簡單「複製貼上」木作公司使用的系統和模式，他得找其他方法。2021年正是少量程式碼/無程式碼（LCNC，low-code no-code）風潮盛行之時，他綜合考量了自己「內建 PDF 產生功能」的需求、以及先前委由外部工程師開發，無人接手時被逼進死胡同的經歷，決定選擇 Ragic。

採用 Ragic 前後變化

QuickBooks 時期

Ken 收購 Artistic Stone Design 時，這家公司用會計軟體 QuickBooks 管許多資料。它的好處是：能儲存所有報價紀錄。但缺點是：系統容易因太大量的舊報價紀錄而過載， Ken 說：「這些舊的估價紀錄讓系統幾乎崩潰。」更何況，裝潢產業需要的，也不只是報價和估價紀錄。

石板都去哪了？

「我收購這家公司（石材檯面公司 Artistic Stone Design ）時，它的前老闆給了我一份試算表，上面寫著某天盤點記下來的庫存數字。所以，收購時我在想 ... 我有辦法更新試算表上的庫存嗎？」

試算表記錄庫存的模式無法自動化運作。「我的感覺是 ... 天啊，所以我們必須走出去，一片一片數那些石板。它們上面甚至沒有標記。這太瘋狂。」

Artistic Stone Design 手上會同時有約 800-1000 片不同材料（如花崗岩和石英）的石板，每塊價值上千美元。庫存混亂導致他們得花大量時間和精力去找到需要的那片石板在哪。更糟的是，這讓他們有時候沒辦法正確提供某個專案承諾要提供的石板。 Ken 決定做點什麼來解決這種瘋狂狀態。

「好像是第一個月吧，我上 Amazon，花了不到一百美元買了 1500 張可以客製化的那種條碼貼紙、還有一把小掃描槍。我們去把每片石板、每個石板的支架貼上小小的標籤。所以現在，每天早上有人負責花個 10 到 20 分鐘繞一圈，掃描每片石板和每個支架，以便我們確切知道我們有什麼、以及它在哪裡。現在流程更完善了：庫存資訊已上傳到 Ragic 表單中，我們每天都能查看即時庫存。我們可以準確說出每片石板的位置。」

「如果你有價值 80 萬美元的庫存，你應該要能追蹤它的動向。」

Artistic Stone Design 的石材庫存（和條碼標籤）

用便利貼管帳？

「以前，我們會計用貼滿便利貼的活頁夾來處理帳單流程。我心想，天哪，這可是幾十萬美元的帳！你就這樣貼著。它可能飛走耶。」

現在，所有重要資訊都儲存在同一個方便的地方 —— Ragic。報價單、工單和發票井然有序，隨時可查。最關鍵的團隊成員，包括專案經理們，會定期聚集，在簡短的一個小時會議中一起討論每個專案。他們在表單中輸入專案進度百分比、提供清晰的營收概況，並確保專案進度與預期一致。那些數十萬美元的帳務也能被妥善追蹤，不再有隨時被風飛走的風險。

這 3 個關鍵表單：報價單、工單和發票，在 Ragic 上被設定為彼此的多版本表單。 Ken 維護這 3 個表單所有可能共享的欄位，然後在每個版本中只顯示適合它的目的、使用者的相關資訊。

舉例來說，「發票」表單是顯示給客戶看的，所以不會有「內部備註」（Internal Notes）欄位；「工單」中不會有「成本資訊」欄位，因為執行相關工作時不需要查看成本。相對地，這 3 張表單都看得到一樣的「客戶資訊」和「專案資訊」欄位，因為大家都需要這些資訊。這樣的多版本表單可以確保資訊一致、維護機密資訊，也讓每張表單各自保持精簡，只顯示必要的資訊，不會擠進太多不相關的欄位。

Ken 現在可以掌握一份全面的報告，詳細說明材料成本、現場人力、安裝人力、外包人力。他還可以分析每平方英尺的平均成本，藉此衡量營運效率。這些富有洞察力的資訊有助於確定哪裡做得成功、哪裡需要改進，從而影響未來的決策，例如評估他們是否需要提高價格。

精確掌握圖面細節

Ken 在自己的第一家木作公司用 PHP 和 MySQL 建立資料庫時，他幫自己設定目標希望資料庫可以精簡、高效，因此他選擇主要儲存純文字（text）資訊，沒有儲存其他類型（如圖片、PDF 或其他檔案）。他刻意避免使用 BLOB（二進位大型物件）。

但到了石材檯面公司，情況有所不同。製作木工時，如果不同組件配合不夠完美，通常仍然可以調整。但石材就比較沒有這種調整空間，可容許的誤差較少，因此針對石材相關裝潢專案的量測資訊，需要保持更高的精確度，只容許千分之一英寸以內的公差，比木作嚴格得多。

在這種情況下，Ken 想要更清楚精確的圖面，而 Ragic 資料庫的檔案上傳欄位就提供了適合的功能。 Ken 可以將 PDF、圖片和圖像向量檔案——例如 AutoCAD DXF 檔案，輕鬆附在他的「工單」表單中。

這些可透過 CAM 軟體（電腦輔助製造）運作的 AutoCAD DXF 檔案，主要是用以設定鋸子和銑床的刀具路徑，確保每塊材料的切割精確無誤。在資料庫中能輕鬆附加上這類格式檔案，不僅使 Ken 能夠高水準地精確工作，而且還能享受整合關鍵資訊的便利，不再有重要資訊需要以紙本儲存、散落各處。

在工單中輕鬆附上各種格式的圖面檔案