專案管理常用圖表大解析 甘特圖是什麼/組成/優缺點一次搞懂！

執行專案時，不少人會用甘特圖來規劃任務和待辦事項的時程，或是追蹤執行進度。如果你對甘特圖還不太熟悉，可能會好奇甘特圖是什麼？它的用途又是什麼？有哪些組成要素和優缺點呢？這篇文章將帶你一步步了解這個專案管理領域的常用圖表，幫助你更清楚規劃和追蹤任務進度。

甘特圖是什麼？

甘特圖是一種水平長條圖，其中每個長條代表一個任務，長條的起點和終點分別標示了任務開始和結束的時間，而長條的長度則代表任務執行的時間總長。此外，有時甘特圖上也可標示每個任務的負責人，以及任務間的連動關係。

甘特圖可將工作流程和任務進度視覺化，讓專案經理和團隊成員都更能掌握執行進度，確保任務如期完成。此外，甘特圖也可以很容易看出任務間有沒有期程衝突，能提供專案經理任務排程和工作分配時的參考。

甘特圖是誰發明的？

甘特圖最早的版本由波蘭的工程師 Karol Adamiecki 於 1896 年發明，他將其稱為 harmonogram。然而，由於他是以俄文和波蘭文發表，因此在西方世界知名度並不高。

後來美國機械工程師和管理顧問 Henry Gantt 在 1910-1915 年間設計了一款類似的圖表，用來評估員工的生產力，判斷哪些員工的表現達標或未達標，也因此甘特圖便以他的名字命名。

甘特圖首次得到廣泛應用是在第一次世界大戰期間，它被用來進行規劃、資源分配，以及追蹤軍事設備和設施的生產和建置進度。後來甘特圖也被運用於一些大型基礎建設專案，例如胡佛水壩及美國州際高速公路等。

甘特圖有哪些組成要素？

甘特圖通常包含以下四個組成元素：

⦿ 時間刻度：甘特圖通常會以日、週、月等時間刻度來顯示時間範圍。若專案的執行期程較長，則可以使用較長的時間刻度，以便更清楚看到專案中所有任務的全貌。

⦿ 時間軸：甘特圖的水平長條圖，標示每個任務的開始日期和結束日期。

⦿ 任務：專案中的各個工作項目，一個任務就是一個時間軸。

⦿ 執行人：負責執行任務的人員。

這四個要素能夠清楚呈現專案中的任務數量、執行人員、任務時長等資訊，使專案經理和團隊成員能夠了解專案的進度和任務分配情況。有些甘特圖還能提供額外的資訊，例如標示任務間的連動關係、設定里程碑來檢核任務進度等，幫助團隊更有效管理專案流程。

甘特圖的用途

作為一種時間管理工具，甘特圖可以應用於多種情境，舉例來說：

⦿ 工期規劃：一個室內裝修專案可能包含多個施工階段，例如拆除、水電、泥作、油漆等。若是前面的階段延誤了，可能影響後續的工期。甘特圖能清晰標示任務間的連動關係，有助於規劃和查看工期安排。

⦿ 婚禮籌備：籌備婚禮通常包含不少細節和流程，例如拍婚紗照、邀請賓客、訂喜餅、確定婚宴場地、確定攝影和新秘、排桌次、溝通宴客流程等，這些流程可能需要花費半年到一年的時間。甘特圖可以提前幫助新人視覺化這些步驟的進度，提前規劃並避免遺漏。

⦿ 活動規劃：舉辦活動也常包含多個過程，比方租借場地器材、布置、通知來賓等等，而各個任務項目之間也常有連動關係。甘特圖可以清晰標示任務的執行進度和關聯性，有助於活動準備順利完成。

當一個專案包含多個步驟，需要清楚呈現每個步驟的時間安排時，便可以使用甘特圖。它不僅可以幫助專案管理者規劃任務的執行順序和時間，確保專案按計劃進行。同時，它也能夠讓團隊成員了解各自的任務，提高協作效率。

甘特圖的優點與缺點

雖然甘特圖應用的層面很廣，但不一定適合所有專案。如果想要知道甘特圖是否適合你的專案使用，可以參考下列的的優缺點來評估：

優點

⦿ 視覺化任務進度：甘特圖可以視覺化各個任務的起訖和持續時間，有助於專案經理制定合理的工作計畫，並能追蹤實際進度，確保任務按時完成。

⦿ 工作流程可視化：如果任務間互相連動，有前後執行的順序，便會形成複雜的工作流程。甘特圖能夠標示任務間的相依性，將工作流程可視化，讓其更易於管理和執行。

⦿ 資源分配：透過甘特圖可以了解每個任務所需的資源，從而更有效地分配人力、物力和時間資源，避免資源過度或不足。

缺點

⦿ 製作耗時：不少人使用 Excel 製作甘特圖，但其實 Excel 的製作步驟複雜又耗時，也很容易忘記，不熟悉的話常需要重複查詢製作方式。雖然有一些範本可以參考，但仍需要花時間調整，才能符合團隊需求。

⦿ 需使用其他軟體進行管理和溝通：甘特圖雖然是有用的時程規劃工具，但傳統甘特圖在繪製完成後，若是要管理每個任務的進度或與團隊成員溝通，則必須使用其他的工具，反而容易造成資訊散落。

⦿ 圖表無法添加太多細節：在圖表上除了任務名稱之外，無法添加任務描述或標示協作者，如果加上則會顯得版面過於雜亂。

考量到甘特圖的缺點，因此它比較不適合以下兩種類型的專案：

⦿ 較小或簡單的專案： 對於較小或工作流程較簡單的專案，甘特圖可能會顯得太過複雜，而且不值得花時間繪製。

⦿ 靈活性高的專案： 有些專案需要頻繁調整計劃和排程，甘特圖的型態相對比較靜態，不適合頻繁修改。

所幸現在市面上有很多工具能夠幫你製作甘特圖，不僅能填寫更多任務細節，操作也比 Excel 更簡單，且時間軸調整的彈性更高。舉例來說，使用 Ragic 管理你的訂單或專案資料時，只要表單裡有起訖時間欄位，就可以一鍵生成甘特圖來追蹤訂單或專案任務的處理進度。若你使用 Excel 管理訂單資料或任務清單，也能將 Excel 或 CSV 檔匯入 Ragic，輕鬆產生甘特圖。如果你覺得用 Excel 製作甘特圖的步驟有點複雜，而且容易忘記，每次都要重新查詢作法，不妨試試用 Ragic！