Ragic 內部小故事：誰來更新「使用說明」？一張表單輕鬆分派文件修訂工作！
你看過我們的教學文件嗎？對於任何工具來說，配有一套產品文件，可以讓客戶在遇到問題時有一個方便的管道，自行搜索、除錯，從供應商、官方客服的角度來說，說明時搭配文件也可以減去許多溝通成本。
但你知道嗎？像 Ragic 這類的 SaaS 工具，經常每週更新調整功能，教學文件的資訊需要跟著調整、更新的頻率，也比一般產品高得多，如此才能確保讓使用者能接收到最新資訊。
而且，我們的文件複雜度也較高——除了根據各種用途、受眾進行分類，也需要區分成各個語系。因此，有個統一的「指揮中心」，能在一個地方清楚地紀錄目前有哪些內容等待修訂、要修改哪一個分類、語言的文件，並直接在表單內指派修訂的負責人的話，團隊的運作也能更加清晰、有效率。
這個需求跟我們之前介紹過的功能開發管理表單的背景非常相似，都是因為線上協作時，工作量較大、較雜，而需要一個地方整理工作項目，提供說明並分派負責人，而且在我們團隊擴張時，也要能很方便地調整、擴充表單結構的需求。這個時候，Ragic 表單就是一個非常好用、方便按需調整的工具，我們也借助之前的經驗，設計了一張名為「Documents to add」的表單，用以紀錄資訊、指派修訂工作，長得就像這樣：
你可能會好奇：每個語言下面都只有一個放文件的欄位，如果一次修訂需要調整很多種文件該怎麼辦呢？其實這張表單裡有很多欄位都是「按需顯示」的，只顯示需要的欄位，更可以提升我們閱讀與工作的效率！繼續看下去，了解這張表單怎麼擔下「指揮中心」的重責大任，確保資訊足夠清晰、提升大家工作與閱讀的方便性吧！
輸入概要、確認負責人，簡單操作登記工作項目
在 Ragic，不管是因為有功能更新、收到客戶反應甚至是大家覺得文件有一些地方「越看越不順眼」等等，而需要新增段落、新的文件或是對現有文件進行大幅度改寫時，都可以在簡單確認過後，新增一筆資料、紀錄修訂文件的需求。
在新增修訂紀錄時，只要注意表單上部的描述夠清晰易懂、再選擇需要修訂的文件，就可以直接儲存資料，登記需要修訂的內容給大家囉！
在 Ragic，可以用 bbcode 語法或簡單的網址超連結，輕鬆附上參考資訊，這張表單就用了這個超級簡單的方法。
以新功能的文件修訂需求來說，可以在「Issue URL」欄位中填入對應的功能開發紀錄，而如果需要參考用戶使用情境，就可以在「Related Tickets」欄位簡單放上對應的客服表單網址。
但是登記完需求之後，要怎麼指派負責人，又要怎麼確認誰來進行編輯與修訂的工作呢？這個時候，就要用到表單下部的「Status」區塊了。我們在這之中建立了選擇使用者欄位，並設定指派功能，這樣一來，負責人就能在被指派的當下，以及後續資料有修改時自動收到通知。負責人修訂完文件之後，只要將文件網址貼在表單上讓大家檢查後，就完成修訂工作了。
害怕表單太雜亂？設定條件、根據需求顯示欄位！
你曾經被太過複雜的表單搞得眼花撩亂嗎？因為 Ragic 的文件有多種分類，但大多數時候，我們都只要修訂一到兩種文件，而負責人修改完文件之後需要將網址填進相應的欄位裡，如果每一筆資料都一次把所有文件的欄位列出來，其實負責人常會認不出來自己需要修訂哪些文件，不夠清晰、直覺：
為了解決這樣的問題，我們使用了條件式格式，讓表單上的欄位可以依照「Add to」欄位的選項，自動顯示或隱藏。
這樣一來，表單就可以盡可能地保持簡潔，確保負責人在看到資料的當下，就能直觀地確定自己需要修訂哪些文件了：
團隊擴張，支援新語系？彈性設計超方便！
就像我們在產品路線圖提到的，Ragic 會逐漸支援更多語系，讓各國的客戶都有機會用母語使用 Ragic。隨著我們團隊的擴張，文件也從最早的中、英兩種語言，慢慢擴充到現在還有日文、西文和法文的版本，在這個過程中，我們是怎麼調整表單、新增語系的呢？
其實只要進入設計模式，簡單地做幾個複製、貼上，再稍微修改一下欄位名稱，表單就能馬上「無痛升級」，配合我們的工作流程了！
同場加映：那麼，文件是在哪裡修訂的呢？
看到這裡，不知道你會不會很好奇，前面都只講到了我們「分派」修訂工作的方式，那麼實際上在執行修訂工作時，我們又是用什麼方式、工具來修訂文件的呢？
其實我們用來管理、編修各語言文件的工具，也是 Ragic 本身！在我們的資料庫內，各個語系、各種文件都分成了一張一張的表單：
而各個表單裡的資料，其實就是每一篇線上文件的「來源」，我們藉由 RESTful HTTP API 設定整合，並按照網頁需要呈現的內容設計表單，讓 Ragic 表單變成文件的後台！只要我們在 Ragic 修改相應文件的資料，設計手冊的內容就會一起改變。
舉例來說，我們的設計手冊有一篇「Javascript 工作引擎」的教學，看起來就像這樣：
而這篇文章在 Ragic 表單裡對應的資料看起來是這樣：
這樣一來，修訂文件的負責人就能像平常使用 Ragic 一樣，簡單地修改欄位內容，只需要掌握一些 HTML 語法（我們也特別建了一個表單儲存常用的語法），就能完成文件編修囉！
