商品／物料／貨號編碼怎麼做？ 5 大原則，範例、常見錯誤一次看
在使用 ERP、資訊系統，或者是在電商平台上架物品時，系統通常都會要求我們給商品、物品編上一個「號碼」，例如「貨號」、「物料編號」和「商品編號」，這個過程也就是所謂的「編碼」，也許你直覺上會這麼做，但我們為什麼總是需要為商品進行「編碼」呢？
舉例來說，不同品牌的原子筆筆芯，在適用型號、實際的顏色、粗細上都有各種差異，但統一登記成「原子筆筆芯」的話根本就無法辨識，因此我們才需要配發「身分證字號」，也就是物品的編號，把這些物品給區分開。
不過，如果編碼時就像無頭蒼蠅一樣，缺乏適當的方法、原則引導，很容易會衍生各種問題，有些問題可能比較輕微，像是編號太長、太雜、難以閱讀；但有些問題的嚴重性就高出不少，例如同一組商品編號，有的是親自編碼、有的是來自上游供應商，意外引發貨號重複，導致編碼連「獨一無二代號」的效果都無法做到，甚至在系統上延伸出選不到正確的商品、導致資訊系統因為邏輯錯誤當機等等的問題。
另一方面，如果為商品編碼時，我們還順帶制定了例如「HA 代表帽子」、「GL 代表手套」這種規則，將物品的分類也一同加入編號，是不是也會讓我們更好地找到並歸納物品？
那麼有哪些重要原則應該遵循呢？我們以下就整理出了 5 個重要的引導原則，讓你可以根據它們，一步步設計出適合自己的編碼規則！
1. 確保編碼「唯一性」
編號最重要的目的在於區分每一項物品，那麼哪些行為可能會讓唯一性被破壞，導致編號無法發揮作用呢？
首先是「沒有套用內部規則」，例如下游的店面在進貨時，直接沿用上游的原廠貨號，如果原廠貨號之間的格式、數字正好衝突，就可能讓一個號碼同時被多個不同的物品採用。
另一個狀況則是「沒有全組織通用、唯一的規則」，有些企業的部門數量較多，每一個部門都希望內部的編碼規則是最有效率的，在編碼的規則上就可能各自為政，最後也可能發生同一個編號在各個部門之間，各自代表不同物品的狀況。
要確保編碼的唯一性，我們建議所有來自外部的物料、商品都必須在組織內部重新編碼，且編碼的規則應該跨部門、聯合協調、制定。以避免號碼互相衝突，你也可以再藉由資訊系統裡的「不可重複」設定，或是 Excel 的資料驗證功能，讓系統也能夠在第一時間避免重複。
2. 避免「變動」
有很多你可能意想不到的情況，會造成編碼出現「變動」，而隨意地變動又會為編碼的唯一性帶來威脅，需要時常檢查編號是否衝突，或是檢查物品是否已經存在資料庫內。
通常來說，變動可以分為編碼本身的變動、分類屬性的變動，以及人員之間判斷的變動：
編碼本身的變動：編碼只要使用過，就不能夠隨意更改或是刪除，以免未來有需要使用舊資料查詢時，沒辦法找到相對應的物品。
分類屬性的變動：假如我們在編碼時，加入了像是商品的售價、庫存位址這些元素，在未來售價調漲、調降，或者是商品必須移倉時，這些編號是不是反而變成了讓產生混淆的阻礙呢？
因此，我們必須要謹慎選擇哪些元素應該被用來編碼，例如對於製造業和零售業而言，物品的種類、物理或化學性質，以及功能性、用途都是較適合用來編碼的選擇。
人員判斷的變動：如果人員之間判斷的規則不同，很可能造成一件物品已經存在資料庫內，但是大家的編碼方式、解讀方式都不一樣，產生多個重複的資料。因此在規則的制定上應該盡量完整，避免有讓人員自由發揮、解釋的空間。
3. 保留未來的擴充彈性
為了確保編碼的規則不變動，在初期設計編碼時，應該通盤考量未來的經營狀況，而不是只依照現有的經營規模來設計。
例如「流水號」這個區塊，因為每新增一件物品，流水號就會往前遞增一號，所以我們在設計編號時，就應該考慮要為流水號設計多少位數。
假如在剛開始編碼時，因為手邊只有 15 款衣服，而只為流水號設計了 2 碼（01 ~ 99），當未來庫存的款式多起來，真的超過 100 款時，就超出這個規則可負荷的數量了。
如果你的產業屬於快時尚、電子配件這些產品迭代十分頻繁，每季、每年都會推出新產品或改款的產業，在流水號的消耗上更可能會顯著地高過其他產業。
這個時候，我們建議可以將「年份」、「月份」也一起加進編碼，這樣每一年、每一月的產品流水號都可以歸零、重新編排，降低流水號無法負荷的可能性。
4. 加入「分類性」，編號兼具辨識效果
如果我們順帶將物品的特徵也一起登記在編號上，在看到一串編號的同時，就可以在腦海整理出物品大致的樣貌；或是看到物品時就能大致了解編號可能的編排方式：
例如根據上圖的規則，在看到編號為 “01A001” 的物品時，就會馬上知道是一頂品牌 A 的帽子、“03B002” 則是品牌 B 的鞋子，協助我們更迅速地縮小範圍、找到物品。
除了將不同的分類一起納入之外，要如何拿捏各個分類元素之間的順序、排列也很重要。
你可以嘗試從平常管理物品的方式開始，以大分類到小分類的順序排列，例如店面本身如果是先分物品種類、再分品牌，編碼上就同樣以「物品種類 + 品牌 + 流水號」的順序組合編號，方便員工藉平時習慣的順序找到商品。
整理編碼長度，編號更好認
在最初編碼時，我們就已經確定了每一個位數所代表的意義，因此不管是編號長度太長，還是物品之間的編碼長度不同，都會影響我們判讀、解析編號的速度與正確性，因此也必須注意長度的設計是否會造成閱讀上的困難。
為了避免編碼的長度過長，可以考慮省略「缺乏鑑別能力」的元素，以球鞋為例，如果每一個商品都必須包含在某個「系列」當中，但每個系列幾乎又都只有一、兩種款式，就不需要特別把這項元素用在編碼當中。
另外還需要確保同一類物品的編號長度相同。通常來說，未保留擴充彈性是最容易讓編號長度產生差異的原因。因此，在輸入流水號時，要記得不能隨便將 0 省略（例如直接將 01 記成 1），必須始終保留適當的位數。
其它你可以注意的事項
除了上面的 5 大原則之外，有些常見的小錯誤也會影響編碼的運作與易讀性。
例如編號的組成必須要是英文與數字，如果使用中文或是特殊符號的話，在匯出、匯入或是系統轉移的時候，就有機會因為目標系統不支援，而產生錯誤或是變成亂碼。
另外，如果你會時常需要利用肉眼辨識編號的話，也不建議使用 I、O 這些容易跟數字 1、0 混淆的號碼，以免在偶然需要人工辨識、輸入時發生錯誤。
製造、零售、工程專案業分類範例，編碼入門看這裡
如果你不確定應該怎麼開始編碼的話，可以在這裡看看我們提供的製造業、零售業以及工程專案業的編碼範例。
對於製造業來說，由於系統內可能會有極大量的資料，因此我們建議先從物品的型態開始分類，例如在第一層就直接篩選出「物料」，之後再依照物品的物理性質與用途分類，就能更有效率地找到需要的物品了：
而零售業則建議用商品本身的分類來一層一層篩選，例如先篩選品牌，再依序選擇類型、屬性（材質或顏色），找到自己需要的商品：
工程專案類的編碼則可以做得較簡易，直接根據施作的日期作為分類的標準，就可以用最有效率的方式篩選出需要的資料：
如何在 Ragic 上設計好用的編碼？
如果你正好是 Ragic 的使用者，我們也有一些系統上的使用技巧，只要照著做，就能夠讓你的編碼無後顧之憂，甚至讓系統自動、安全地安排編號，省去手動編碼的心力！
設定「不可重複」，設計防呆機制
編碼的第一步就是建立編號的唯一性，為此，你可以在記錄商品編號的欄位上，勾選「不可重複」屬性，確保欄位值不會與其他資料重複。
自動產生欄位，讓系統自動為你編號
藉由自動產生欄位，系統就會在新增資料時依照資料的順序，為每一筆資料編上獨一無二的號碼：
如果你希望編號可以根據欄位跳號，例如將類別設定為「辦公用品」與「機器耗材」的物品分開編號，不要都混在一起的話，也可以藉由勾選「指定自動產生編號依據的欄位」並選擇參照「日期欄位」或「選項欄位」實現：
如果你希望能對編號格式有更進一步的修改，也能參考這篇說明，從「格式」的地方自訂，讓編號依照你的習慣來編排、呈現：
你也可以在格式當中組合其它的參數，例如前面有提到過「產品迭代頻繁，擔心流水號會不夠用」的產業，可以嘗試與「日期」組合來讓流水號能夠重新編序：
舉例來說，只要在格式一欄加上 {1,date,yyyyMMdd}，系統就會在編號時自動加入編號時的年、月、日，例如 “20230527”，並根據後續的 {0,number,000} 產生流水號，如果是不同日產生的資料，則會再次從 001 號開始編排：
由於流水號重新編序的依據是日期格式，所以如果日期格式為 “yyyyMM”，系統就會根據月份重新編排流水號。你可以再參考序號格式的文件，自訂日期、流水號的呈現方式。
依據多個欄位編號
雖然 Ragic 正在積極開發依據多個欄位編號的功能，但如果你現階段需要依據多個欄位分別產生獨立的流水號，還是可以經由一些小技巧辦到：
首先，我們要整理所有的分類，將這些分類登記在選項欄位，以便未來直接登記新資料時直接從這些選項中選取，我們將使用大、小兩層分類作為示範：
之後，我們要基於分類欄位的值，列出所有可能的排列組合。我們有一份免費的 Excel 範本
（範本來源：indzara.com），可以簡單地列出結果。
首先，要將分類依序從大到小，輸入進第一欄至第六欄，分類不一定需要填滿六欄，但是必須依序填入，不能跳欄填寫（例如只填第一跟第三欄，不填寫第二欄）：
接下來，如果有需要的話可以調整分隔符號，預設為 “-”，如果不需要可以直接移除：
就可以在下方的所有組合當中，將全部的排列組合一次複製了：
將 Excel 回傳的值全部複製後，在 Ragic 新增另一個選項欄位並貼上：
並在這個新的欄位上套用字串公式，讓系統可以藉由選擇的 A1 大分類、A2 小分類，自動產出對應的編碼元素：
最後，新增一個自動產生欄位，將其指定為根據 A3 的值進行跳號，系統就會基於不同的分類跳號了：
