數字怎麼又跑掉了？Excel／Google 試算表三大常見「格式」問題、解法

在我們的日常生活中，常遇到以一長串數字組成的內容，像是產品序號、商品代碼，又或者是電話號碼。然而，在將這些內容輸入至 Excel 和 Google 試算表時，你可能會發現有些內容沒辦法如你所願被正確地顯示出來，例如將一串較長的數字序號放進 Excel 會變得好像亂數：

使用 Google 試算表時雖然不會出現亂數，但有時你可能也會發現剛貼上的編號開頭的 0 不見了：

這是怎麼回事？怎樣才能調回來？類似這樣的問題，其實通常並不是資料壞掉，只是系統猜錯了你需要的「儲存格格式」，讓你的數字呈現不符預期（甚至有點驚嚇）。只要你對 Excel 和 Google 試算表裡的「格式」更有概念，下次遇到這類問題時，就更能知道解決方向。

因此，接下來我們會先跟你快速解說幾個基礎的「儲存格格式」運作原理，讓你掌握基本邏輯，然後實際示範如何透過調整儲存格格式，解決 3 個最常見的「數字亂跑」困擾：長串數字變亂碼、開頭 0 消失、輸入分數（如 1/3）被系統辨認成日期。（若有需要，可直接點超連結或目錄切換查看對應範例）

你應該先認識的「儲存格格式」

要了解「數字亂掉」問題，首先我們要知道，在使用 Excel 和 Google 試算表時，每一格資料，都會有一個對應的「儲存格格式」，這些格式會影響系統怎麼辨識輸入的資料，以及要以什麼樣的方式呈現。

以上面這張圖來說，雖然兩者紀錄的值都是 1，但左方 Excel 儲存格 A1 顯示的 “1.00” 就是指定為「數值」格式；右方 Google 試算表儲存格 A1 顯示的 “100.00%” 就是指定為「百分比」格式。

了解「預設格式」

在你沒有特別設定時，不管是手 key 或貼上資料，Excel 和 Google 試算表都會自動套用系統預設為你選擇的格式。以 Excel 來說，不做任何設定時，系統預設給我們的格式叫做「通用格式」；以 Google 試算表來說，預設給我們的格式則叫做「自動格式」。

Excel「通用格式」顯示資料的基本邏輯是「輸入什麼就顯示什麼」，因此多數時候你的數字並不會有任何變動。但有以下例外：

Google 試算表「自動格式」是類似的邏輯，只是它「自作主張」的幅度小一些，不會將較長的數值或包含「/」的數值轉換形式。但是，在 Google 試算表輸入開頭有 0 的數值時，0 也會被省略。

這樣的處理邏輯有時能讓你很方便（例如 － 輸入 1/3 確實是在記錄日期、也希望顯示成 「1 月 3 日」），但有時正好很不適合（例如 － 輸入 1/3 是要表示「三分之一」），不適合時，就容易出現文章開頭說的「數字亂跑」困擾。

理解原因後，只要另外找到真正適合我們情境的儲存格格式來做設定，就可以避免相關問題。

重要概念：發現問題「事後調整格式」沒用

不過，這裡也要先提另一個需要注意的概念：如果你輸入、貼上資料後，發現數字怪怪的，判斷可能是格式問題，此時「直接手動改動格式」往往沒用。

這是因為儲存格格式有時不只影響儲存值的外觀，特定情況下它還可能直接調整實際上儲存的值，所以如果在「輸入數值」後才「更改格式」，很多時候已經來不及了；最保險的方法就是先「更改格式」，再「輸入數值」，特定情況下先設定好儲存格的格式後，再將值放入儲存格。

至於哪些情況應該調整成什麼格式呢？以下我們就直接從個別範例來一一做解說！

案例 1：輸入長數字後，跑出難懂亂數（如「1.23E+11」）？

在 Excel 裡，在貼上一長串的數字之後，你可能會發現格內的值竟然變成像是「1.23E+11」這樣看起來非常可怕的亂數：

發生這件事情的原因，其實是因為系統將這串數字辨認為了數值，所以在顯示較大的值時會選擇使用科學記號來精簡地記錄這個值。

也就是說，要避免這樣的情況，只要將指定儲存格的格式設為「文字」（而非套用預設的通用格式），就能夠避免值被以科學記號的方式顯示了。

在 Excel 裡，選擇要更改設定的儲存格範圍後，從原本顯示「通用格式」的位置展開下拉選單就能夠找到「文字」的選項：

經過這樣的設定之後，重新將原本的資料貼到工作表，就可以看到工作表內儲存、顯示的資料都是完整的序號了：

進階解法：希望數值能夠完整呈現，同時能夠進行公式計算？

將儲存格格式改為「文字」雖然能夠確保輸入的所有內容都被完整記錄、顯示，不會因為數字過長而被精簡為科學記號，但文字格式本身並不適合公式運算，在一部份的情況下（例如公式欄位曾參照過文字格式，導致欄位本身也自動被轉為文字格式時），會無法觸發公式計算，或是在計算時產生不可預期的錯誤：

假如你只是希望長數字能夠不被簡化、改變呈現方式，但同樣保留數值的計算彈性，可以將儲存格格式改為「數值」後，再對小數位數進行增減（預設的數值格式會固定顯示到小數點後兩位）。

你可以從格式的下拉選單中找到「數值」格式選項：

在將格式更改為數值後，儲存格內的資料會被加上小數點後兩位，儘管小數點後兩位沒有數字也會顯示 “.00”：

這個時候，你可以藉由點擊下圖的「減少小數位數」按鈕，調整需要顯示的小數位數：

最後再輸入公式檢查是否能夠正確計算出結果：

案例 2：編號開頭的 0 不見了

另一個常見的情境，是在將各種編號資料貼上至 Excel 或 Google 試算表後，你會發現有些值最前方的 0 神祕地消失了：

導致 0 消失的原因其實也跟預設格式辨認內容的方式有關。因為輸入的值全部都是數字的關係，因此 Excel 和 Google 試算表的預設格式都會直接將這些值辨識為數值。又因為在數學上，開頭的 0 多半是無意義的，這些值開頭的 0 才會直接被省去。

也就是說，這個問題的解決邏輯其實與前一點類似，只要將儲存格轉為文字格式紀錄，再重新將資料輸入，系統就能夠保留你輸入的所有值，正確儲存編號開頭的 0 了。如果你是使用 Excel 的話，可以點擊這裡查看 Excel 的設定操作步驟。

在 Google 試算表內，你可以點擊 “123” 的圖示，展開格式選單，並點選純文字以轉換格式：

再將原先的資料貼上，就能發現所有的資料都被完整紀錄並顯示了：

延伸情境：打開其他地方匯出的 csv 時，數字首位的 0 不見了嗎？

我們前面提到的所有情境都是基於你自己操作 Excel 與 Google 試算表時，手動輸入或貼上資料時會發生的狀況。

除了手動輸入以外，另一種可能性是在嘗試打開外部系統匯出的 csv 時，數字首位的 0 因為數值格式的規則而消失：

其實這是因為 csv 本身並沒有包含任何格式定義，導致 Excel 使用「通用格式」來辨識所有的儲存格，所以我們需要讓 Excel 能夠知道我們目前匯入的儲存格是屬於「文字」。

為此，你可以參考這篇說明，使用 Excel 的功能「匯入字串精靈」以在匯入資料前預先指定每一欄的格式。

案例 3：輸入數字卻變成日期？

如果你打算透過 Excel 來記錄食譜，也許會常常需要使用「1/3 茶匙」、「1/4 杯水」這樣的描述方式。但要是直接將 1/3、1/4 這樣的數字輸入到 Excel，通用格式就會自動將這些資料變成日期：

資料變成日期最大的困擾是，Excel 並不只是換個方式顯示原先的內容，而是會直接將輸入的內容轉化為該日期的值，例如輸入的 1/3 變成 2023/01/03 以後，再將儲存格改為通用或數值格式，會發現儲存格的值變成 “44929” 這個與原本的 “1/3” 完全無關的值：

因此，要輸入分數的話也必須先確保儲存格的格式設定正確，除了能夠將儲存格改為「文字」確保值不會被更改之外，你也可以將格式改為「分數」以利於計算：

分數格式在進行計算之後，會以適當的方式分隔整數部分與分數部分，對於常常需要計算多份用量的使用者來說更加方便、易懂。

進階解法：如何救回已經被改成日期的值？

如果你手上有著分數已經被更改為日期的資料，希望至少能夠讓這些資料以分數的方式呈現，你可以先更改日期的顯示格式，再匯出為 csv 檔案，最後重新匯入並指定為「文字」格式的方式來更改儲存值，如果需要取得原始的分數值以方便計算，也可以再利用字串公式達成。

首先，你需要在格式設定中找到「其他數字格式」，再依序找到「日期」中的「3/14」類型：

接下來，再將檔案儲存為「CSV UTF-8（逗號分隔）」：

最後，你可以再利用匯入字串精靈，將剛剛儲存的 csv 檔匯入，並在最後一個步驟時指定應該儲存分數的欄位為「文字」：

點擊完成後，Excel 就會以「文字」格式儲存這些分數了：

使用 Ragic，格式不再亂跑

有別於 Excel 和 Google 試算表的預設格式，會發生因為輸入的資料不同而發生變化的狀況，Ragic 的每一個欄位都是在設計表單時就決定好欄位種類（並同步設定欄位格式）的，因此在保存設計之後，不會基於實際使用時登錄的資料，使欄位格式發生變化。

如果沒有特別設定的話，Ragic 會預先套用「自由輸入」這個種類，自由輸入的操作邏輯就像 Excel 和 Google 試算表的「文字」格式，不管輸入什麼都會完整保存，因此儘管沒有指定欄位種類，也不用擔心輸入的資料被更改、調不回來：

每個欄位種類都有各自的特性與適合的資料內容，假如在設計表單時就預先指定這個欄位為「編號／號碼」，未來這個欄位就會完整保存輸入的所有數字，不會因為資料太長而被精簡化，或是省略首位的 0：

例如 EAN-13 這個全球通用、隨國別不同，而可能有些編號以 0 作為開頭的商品編號格式。透過使用我們的編號／號碼欄位加上我們預先設計好的 EAN-13 格式，你就能夠在直接輸入數字的情況下得到包含首位 0、也正確以標準格式編排的 EAN-13 代碼了：

又或者是我們開頭提到的電話號碼，在 Ragic 也有專屬的欄位種類與格式，讓你運用適合的選項來登記不同地區的格式記錄號碼，以適當的分隔方式提升資料的易讀性。另外，Ragic 也設計了直接點擊電話格式內的號碼以撥出的功能：