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許多團隊在進行需要多人協作的專案時，並沒有採用專門的軟體來管理進度，相關資訊可能散落在個別的會議、通訊軟體討論、紙本紀錄等，或僅是以 Excel、Google Sheets 做成表格。然而這樣的方法，經常有資訊散落不完整、進度不透明、團隊成員資訊落差、缺乏指派提醒權責區分...... 等問題。
此時，採用一個專門為「專案管理需求」設計的軟體，可能對團隊大有幫助：它可以有效將所有專案細項工作流程組織起來，讓成員能掌握專案全貌、清楚進度與分工狀況，進而提升整體的團隊效率。
不過，你可能大概知道專案管理工具有其優點，但不太清楚具體的面向，也就不太確定如何開始研究；同時，市面上的專案管理軟體種類繁多且功能不一，挑選時常常會面臨眼花撩亂、不知該如何選起的狀況。
本系列文章希望協助你跨越這些障礙，因此在本篇文章（上篇），我們首先會介紹這類「專案管理工具」幾個具體的好處、共通應具備的特性，讓你先有更清楚的概念。接著，由於不同的專案管理情境，側重的需求可能各自不同，我們整理出六大需求面向，這樣你就可以根據自身情況，確認你特別需要著重的功能可能有哪些，進而掌握挑選合適軟體的大方向。
清楚自己的需求方向後，你可能需要更多具體介紹與心得，因此我們另外延伸出下篇文章，精選出七款知名度較高、容易導入的專案管理工具，介紹它們各自的特色、主要功能與實測心得，並附上詳細的規格比較。
如果你已經研究過一些專案軟體工具，想要更了解這些工具的細部功能，就可以直接跳到下篇。接下來，就讓我們先來了解使用專案軟體的好處吧！
如果在專案協作上，團隊常面臨資訊片面錯落、無法同步的窘況，使用專案管理軟體會帶來以下好處，能夠幫助團隊達成專案目標：
2. 讓團隊成員能在同個平台中進行溝通，確認過往的討論紀錄
3. 方便成員們確認自己優先要完成的工作項目及團隊目標
總括來說，使用專案軟體的最大好處就是「能讓團隊成員在同一個平台上溝通、協作，進而推進專案完成」。
在了解專案軟體的好處後，讓我們來討論專案管理軟體的共通基本要素。專案管理所牽涉到的無非是工作進度、人力和資源的配置和管理，在這些層面上，而大部分專案管理工具因為具有以下的基本要素，在推進專案流程時明顯優於 Excel 和 Google Sheets 等試算表工具，能夠讓專案在實際執行時更加順暢。
在專案推進的過程中，團隊合作是至關重要的。專案管理者能夠順利將工作項目指派給團隊成員並隨時追蹤專案執行進度，負責的團隊間能夠順暢交流、溝通進度、並在工作項目上進行協作，是專案能否成功的基礎。
大部分的專案管理軟體都能夠透過選定團隊中的成員來指派專案負責人，團隊以外的成員也多能透過輸入 E-mail 的方式來加入。在專案進行時，團隊成員則能夠透過工作項目的描述和評論欄位，以文字、上傳圖片或影像的方式來溝通當下的成果和進度。如果只需要和特定成員討論，或者提醒對方目前的進度，也可以用 @ 來標註特定成員來通知對方，加速團隊間的溝通。而這樣的指派和協作功能也是目前大部分的專案軟體都擁有的共通標準。
如果不需要指派和協作功能的話，其實很多時候可以使用像是 Excel 或 Google Sheets 等試算表工具來管理專案流程就好。
一個專案中通常包含著多個任務，甚至一個任務還能切分成多個子任務或者執行細項，這幾乎是執行專案流程中一定會碰到的需求，因此「將任務拆分為子任務」已經成為專案管理軟體領域的基本功能，大部分都是免費方案就能使用這個功能。
將任務拆分為子任務的優點在於可以將任務的分成更小的項目，更容易執行；此外，也方便將子任務分給不同的人，借助團隊成員各自的專業將任務完成。
在專案推進的過程中，能否隨時查詢或掌握專案的各項資源，對專案管理者來說是非常重要的，這關乎到人力的調度、資金投入的程度，甚至是依據重要性和急迫性來調整工作的優先順序，統籌和協調專案中各項任務的進度。
若是使用 Excel 或 Google Sheets 來進行資源控管，所有的資源可能要分散為多個表單來記錄，專案管理軟體則能夠一站式查詢和掌握各項資源，解決表單過於分散、不易統整的問題，讓資源更容易管控。
雖然專案管理軟體具有以上的共通特性，每一款軟體在細部功能上還是存在相當的差異，那麼該怎麼挑選專案管理軟體呢？以下就依據不同的面向來分類，讓你可以依照需求來挑選適合自己和團隊使用的軟體：
當你執行一個期程很長的專案，所包含的任務非常龐雜，各個任務時程掌握的變數很大，容易導致專案逾期或失敗，或是經手有明確交期的資訊或工程專案，只要逾期就會面臨高額罰款，在這樣的狀況下，便需要能夠嚴格控管每個進度時間點。使用能將任務時程視覺化的專案管理工具，可以讓人一目了然掌握各任務進度，不再錯失重要的截止期限，讓專案得以在設定的期程內順利完成。
時間軸和甘特圖能將專案任務的執行期程視覺化，讓團隊成員更容易追蹤專案中多個工作項目的起始和截止日期，以確保整體專案運行都在軌道上，能夠在時限內完成。如果你所面對的是需要追進度、對於時間要求比較嚴苛的專案，就可以挑選具有時間軸或甘特圖功能的專案管理軟體。
推薦軟體：Jira、Teamwork
時程進度管理在專案管理流程中是相當熱門的需求，因此大部分的專案管理軟體都將時間軸或甘特圖模式設定為付費版才可以使用，但 Jira、Teamwork 則是免費版就可用。如果你有管理緊湊時程的需求，可以用用看這兩個軟體喔！
如果專案中的工作任務間有緊密的時程連動關係，比方室內裝修工程專案，拆除保護工程完成後才能開始進行後續水電、泥作、防水等工程，或是在網站開發的專案中，網頁設計師完成設計之後，必須切圖並將網站所需要的圖片發給工程師進行後續作業，在這些專案中使用能夠設定任務時程相關性的專案管理軟體，就更能夠讓各個團隊知道應該什麼時候著手進行自己的任務。
任務與任務之間的連動關係，在專案管理軟體中被稱作相依性（dependency），設定相依性則界定了任務執行的前後順序。如果一開始就能利用有內建相依性的專案管理軟體，將各個工作項目的先後順序設定好，例如設定 B 任務是 A 任務完成之後才能開始執行的話，那麼如果想要先執行 B 任務時，軟體就會阻擋並提醒你 A 任務還沒做完。其他例如「當 A 任務面臨時程變更時，B 任務也進行自動對應調整」或「 A 任務完成之後，要執行 B 任務的團隊會收到提醒」的相依性功能，對於任務間連動關係的管理，也會很有幫助。
當任務之間有緊密的時程連動關係，如果使用的是不具相依性的工具進行專案管理，有可能會出現任務時程重疊，一個任務被另個任務卡住的狀況，若要排除則需要手動調整。如果使用有相依性設定的專案管理工具，任務執行的先後順序就會很明確，而且當任務時程調整時，有相依性的任務也會跟著做相應調整，讓專案推進的過程更加順利。
推薦軟體：Asana、Wrike、Teamwork
設定專案任務間的相依性也是專案管理流程中常見的需求，幾乎在所有專案管理工具中，都屬於付費版才能使用的功能。操作上直覺容易上手的有 Asana、Wrike 和 Teamwork，在任務頁面上就可以設定任務的相依性。如果你的專案任務有強烈的時程連動關係，就可以使用這些軟體來管理你的專案。
當你進行一個大型專案，當中的任務相當龐雜，需要切分為許多子任務，甚至是更細的工作項目，且任務之間還有執行的前後順序，如此多層、複雜的架構容易導致管理不易。面對這種有複雜任務層級的專案，應該選擇怎樣的工具才能有效管理？
一般來說，區分工作任務層級的需求，可以透過專案管理軟體中的建立子任務和任務相依性的功能來達成。建立子任務功能可以建立多層的任務關聯關係，再透過設定任務相依性還能設定任務執行的先後順序。透過這兩個功能，不僅可以建立複雜的任務層級，在專案架構較為複雜時，仍能夠將各項任務／子任務的進度管理得有條不紊。
推薦軟體：Jira、Asana、monday.com、Wrike、Teamwork
如果你的任務有一定的層級和架構，那以簡潔、快速推動為主的工具相對之下就沒那麼適合你，例如 Trello 和 Basecamp。相對之下，能建立較明確架構的工具如 Asana、Jira、monday.com、Wrike、Teamwork 等都會比較合適。
當專案的複雜度高，參與成員一多的時候，專案及各項任務的執行程度，以及各個團隊的工作狀態經常變得難以掌握，這也成了許多專案管理者和團隊成員在執行專案容易感到頭痛的地方。使用具有報表或圖表分析功能的專案管理軟體，便能將目前的任務進展、團隊或個人的工作狀態具象化，不僅能夠看到目前的工作成果，還能確保整體的工作進度仍在規劃的時程上。
大部分的專案管理工具的報告功能都提供了視覺化的圖表，可以讓你從工作進度、任務優先順序、工作類型、團隊工作量等不同面向來分析專案中的工作項目，不須自己拼湊便可將龐雜的資訊轉換為可視化、易於解讀的方式，更易掌握各個工作項目的進行狀態。
某些專案管理工具可以讓成員在自己的專案首頁建立個人化小圖表，在專案參與人數眾多時，能更容易掌握個人的工作項目執行進度，不至於和團隊的進度和目標混淆。
推薦軟體：Asana、monday.com、Teamwork
由於報表／圖表通常是專案管理中比較高階的功能，所以大部分軟體都只有在付費方案中才會提供這個功能。如果你需要用視覺化圖表來呈現任務進度、團隊工作狀態，也希望版面有美感且分析指標多元，便可以採用 Asana、monday.com、Teamwork。
在專案的工作分配上，常常很難做到完全公平。有些成員可能被指派了比較多或者比較困難的任務，有些成員被分配到的工作則相對較少。如果希望能夠平衡成員們的工作負荷，即時查看及調整團隊的工作量，避免造成某些成員「能者過勞」的狀況，並維持專案正常推進，就可以選擇能檢視工作量的軟體來管理你的專案。
工作量檢視在專案管理軟體中屬於瀏覽模式或報表的一種，通常可以透過記錄工時，或者依據不同難度的工作給予點數加成來計算出成員或團隊的工作量，並支持跨任務的運算。如果有位成員同時負責多個專案中的任務，專案負責人就能透過工作量檢視看到這個成員有著較高的工作負荷，以便即時將任務重新指派給別的成員，以免發生過勞的情況，
推薦軟體：Asana、monday.com、Jira、Wrike、Teamwork
檢視工作量在專案管理流程也有著非常高的需求，除了 Jira 之外，而大部分的軟體都是在付費方案中才提供此功能。如果你希望能夠在指派任務給團隊成員時，能夠顧及成員們的工作量，避免負荷過重或人力閒置的狀況，就可以採用 Asana、monday.com、Jira、Wrike、Teamwork 這幾款專案管理軟體。
值得一提的是，若是你希望以記錄工時的方式來區分團隊成員的工作量，在 Asana、Jira、monday.com 中，你可以時間追蹤欄位手動輸入每個任務所耗費的時間。Wrike 和 Teamwork 則可以用計時器來自動記錄投入在任務中的時間，在工時計算上更方便，所記錄下的工時也成為了衡量工作量時可供參考的指標之一。
專案的執行過程中，每個階段都和成本息息相關，包括人員投入、購置相關工具等等，但根據專案的任務分配、性質，專案負責人不見得都需要管理財務支出。如果你的任務包含估算預算和利潤、追蹤各項花費和支出，又或者是需要提供專案報價給客戶的話，使用內建財務功能的專案管理軟體，會更方便在專案進行過程中管理預算和支出。但如果你的任務已經被拆分成只需要管理進度，則不需要考慮有財務功能的專案管理軟體。
規劃預算、追蹤成本、估算利潤等財務需求，在專案管理工具中對應的是較為進階的財務功能。在一般的專案管理流程中，如果有這樣的需求，通常會另外再以試算表軟體來記錄預算和花費，沒辦法和專案流程直接整合，因此有可能發生忘了記錄而造成帳目不清的狀況。大部分的專案管理工具則需要使用財務範本、和其他軟體整合，或者另外建置預算的欄位的方式，在操作上需要花較多時間摸索和設定，不如軟體的原生功能來得方便。
擁有財務功能的專案管理軟體雖然在市面上比較少見，但它們能夠結合進度控管及財務管理，讓你在專案進行時，能追蹤各項項目的花費，防止資料錯落，或者是忘記記錄的情況發生。
推薦軟體：Wrike、Teamwork
Wrike 和 Teamwork 的付費方案中內建了財務功能，可以滿足估算成本、規劃預算的需求，而且在專案進行過程中可以不斷追蹤各項花費，查看是不是超過預算，同時計算專案的利潤。 Teamwork 還能夠開立請款單（invoice），加入專案中的各項花費並向客戶請款。
這篇文章中，我們討論了專案管理軟體的優點、基本要素、選定的 6 大面向，你是否對於它們有比較清楚的了解，也知道如何挑選適合自己團隊的專案管理軟體了呢？在下篇文章中，我們將會介紹 7 款專案軟體的特色、功能比較，以及各個軟體的實測心得，你可以點擊這裡繼續觀看。
