哈利波特電影音樂會幕後團隊故事： 4 人團隊如何高效管控一年三百多場演出細節？

音樂演奏廳裡，舞台上專業交響樂團已就位，氣氛卻跟傳統古典音樂會很不一樣：左右牆面掛著魔法學校的四色掛布，座位上有穿著長袍、拎著魔杖的開心觀眾，舞台後方，大型投影螢幕正播放著電影《哈利波特》。當畫面上霍格華茲新生坐著小船划向城堡，約翰威廉斯（John Williams）譜曲的經典配樂〈嘿美主題〉卻不是由音響流洩而出，而是現場交響樂團直接演奏！

圖片來源: Jordan August Photography

這種「看電影」和「現場音樂演出」融合為一的新型態表演模式，被稱作「電影交響音樂會」，除了《哈利波特》系列，《達文西密碼》、《神鬼戰士》、《教父》這些配樂優美的獲獎電影，其實都有全球定期巡演的專屬交響音樂會，讓愛好者享受現場體驗的感動。而它們的「幕後推手」，其實都是同一個：電影音樂會製作公司 CineConcerts。

2013 年在美國成立的 CineConcerts ，正職員工只有四個人，卻是業界領先的公司，全球幾乎所有主要片商都與他們合作、經手管理 48 個國家總計超過千場演出（一年超過三百場）、今年底累計互動觀眾將超過 300 萬人。

CineConcerts 告訴我們，他們的工作是扮演電影公司與交響音樂會主辦方（場館、指揮、樂團）之間的中介者，有點像「專案經理」，一場演出就像一次專案，從電影授權、製作演奏曲目、聯繫當地合作夥伴、樂團、指揮，安排時程、審核各種素材、確認售票情形 ... 每個環節都得掌握、追蹤、協助。

CineConcerts 創辦人兼製作人 Justin Freer 正在討論工作。圖片來源：Christie Goodwin

CineConcerts 比許多同業更注重音樂會的品質管控，這體現在許多細節裡。某些同業做這類活動，並不涉入細節、只把相關檔案寄給主辦方，就算是完成任務。但 CineConcerts 提供的是「辦一場好表演」的服務，他們會確認審核主辦方的宣傳推廣方式、行銷素材運用是否合宜？表演時，播放電影的螢幕和投影設備是否適宜？確保觀眾對音樂會有好的體驗。

以 CineConcerts 精簡的人力配置、龐大的演出量，如何做到這樣親力親為的細膩管理？CineConcerts 用 Ragic 建立、專為團隊設計的專案追蹤系統幫了大忙。

「採用 Ragic 讓我們能確實追蹤每場表演的每個細節。所有資訊隨手可得，這讓我們超有效率；可以同時管理全世界這麼多場表演。如果沒有這麼強而有力的資訊追蹤系統，我們沒辦法做到這些。」

CineConcerts 團隊成員進一步說，「如果沒有 Ragic 提供的這種（全方位）追蹤事項的能力，我們公司無法以現在這個方式運作。」

從 Google 試算表升級 Ragic

CineConcerts 在 2017 年開始使用 Ragic。在那之前，團隊曾用 Google 試算表管理專案資訊，Google 試算表雲端共享、共編資訊的特性讓 CineConcerts 成員可以彼此同步最新進度，但資料累積、追蹤細節變多後，「效能」問題就讓他們苦惱：工作表上千列資料（數十欄、套用條件式格式、製作下拉式清單），Google 試算表就處理得很吃力，可能光是打開表格要查看資料，都會卡頓、當掉，非常累贅，需要找更進階的工具來應付 CineConcerts 複雜多樣的專案細節。

團隊找工具時列出的條件是：

怎麼找到 Ragic 的？CineConcerts 團隊成員告訴我們，真的很簡單 -- 根據上述需求， Google 搜尋關鍵字，Ragic 就出現了。「我是希望我們有個更好的『發現 Ragic 故事』可以講啦。但，真的就只是簡單的 Google 搜尋。我找到我要的，結果一切很棒。」發現 Ragic 時，大家都很興奮，因為「完美契合我們的需求」，於是著手採用，一切順利。

團隊先前也接觸過另一款資料庫工具 Quickbase，但與 Ragic 相比，不只價格較貴、對非資訊人員也不太友善。「從 Excel 轉換到 Ragic，是一個很自然的心理過程。但轉到 QuickBase ... 感覺只為了學會最基礎的功能，就得幫整個團隊上課學怎麼用才行。」

如何用 Ragic 高效管專案

像 CineConcerts 這樣手上有大量專案的娛樂體驗製作公司，如何用 Ragic 達到高效率的專案追蹤管理？這裡將他們的分享，分四個面向來說：（一）多面向記錄專案細節、（二）用線上表單等方式和外部人高效協作、（三）疫情期間的快速應變、（四）持續優化流程、彈性應對長期變化。

（一）多面向檢視、追蹤專案細節

CineConcert 把需要內部交流溝通的重要資訊都記錄在 Ragic。其中最核心的是一張主要追蹤表單，表單上以「每場演出」為單位，列出該場演出的所有基本資訊：表演場地、配合的交響樂團、指揮、主辦方、開演日、是否有第三方合作夥伴、與各種利害關係人不同的合作模式 ...

其中，經常搭配的主辦方、表演場地或交響樂團資訊細節會另外建立成多張獨立的表單，由主要的追蹤表單連結這些表單來帶出資訊，省去重複登打場地、主辦方細節的麻煩，也便於查看。

僅供示意，並非實際資料庫畫面。

而不同階段需要追蹤的事項，例如演出前洽談、簽約、排程，主辦方的行銷素材審核、現場佈置，演出後追蹤銷售狀況、計算利潤等，許多都是以多版本表單或參照子表格的方式，從其他表單帶入資訊。

這樣，既可以在同一張主要追蹤表單上縱覽全局，也可以切換到不同表單檢視不同面向的細節。Ragic 資料庫的搜尋、篩選相關功能也提高查找時的效率，快速查找時，他們最愛上方搜尋列的全文檢索功能，因為快、簡單；而為了讓品牌經理工作時快速切換不同視角查看資料（如下個月要上演、已排上演尚未宣傳的演出有哪些），表單也套用許多共通篩選。

切換共通篩選示意畫面（僅供示意，並非實際資料庫畫面）

他們也用 Ragic 的行事曆同步，將所有演出資訊同步到自己的行事曆上，當他想要以日曆介面檢視相關資訊時，就會直接在行事曆軟體上搜尋關鍵字來查找。

僅供示意，非實際操作畫面

「採用 Ragic 讓我們能確實地追蹤每場表演的每個細節。所有資訊隨手可得，這讓我們超有效率，可以同時管理全世界這麼多場表演。如果沒有這麼強而有力的資訊追蹤系統，我們沒辦法做到這些。」

「如果沒有 Ragic 提供的這種（全方位）追蹤事項的能力，我們公司無法以現在這個方式運作。」

（二）和外部合作夥伴高效協作

線上表單

CineConcerts 用 Ragic 做了四、五個線上表單讓外部合作夥伴提供資料，例如某場演出的演出日期、宣傳排程等資訊。這些表單都已經和前面提到的「主要追蹤表單」建立了連結關係，外部合作夥伴填寫表單、上傳檔案後，資訊就直接進入資料庫，填入原本設定好的欄位，補齊專案的細節。

這些資訊如果用信件往返來確認，需要一方發信、另一方回信、來回確認、確認後還要自行整理登打進追蹤系統，非常消耗時間精力；線上表單預先規定好格式，節省溝通成本也少了很多步驟。

線上表單也讓行銷、現場佈置素材審核更有效率，外部夥伴只要填表附上相關資料，CineConcerts 的品牌經理在申請表上註記回應即可通知對方，而透過 Ragic 的連結工具、參照子表格功能，這些申請紀錄都可以輕鬆歸檔在主要追蹤表單中。

示意畫面僅供參考，非實際資料庫

匯出

有時候，CineConcerts 也需要把內部統整好的資訊提供給外部夥伴，這時 Ragic 便利的匯出功能能讓事情很輕鬆。比如說，每場音樂會通常都會統整出需要發送公關票的賓客名單，這些資訊平日就會存在 Ragic，有需要提供特定場次名單時，只要快速篩選、將資料匯出成 PDF，就能寄給合作夥伴了。

外部使用者 + 多版本工作表

他們近期也嘗試直接把外部合作夥伴加成 Ragic 資料庫中的外部使用者，然後利用「多版本工作表」的功能，製作一份簡化版的演出資訊追蹤表單，給外部使用者查看（其他內部使用的表單則不開放權限給外部使用者）。這樣一來，外部夥伴和 CineConcerts 的資訊完全同步、沒有時間差，但同時又能精細地掌控他們哪裡能看、哪裡不能看，內部機密不會外洩。

(三)疫情中如何靈活應變？

過去兩年疫情讓全球大型實體活動幾乎停擺，CineConcerts 感受很深：原本一年排了百場以上的演出，2020 年 3 月，突然一切停擺。在疫情肆孽的這兩年，只有疫情控制較好的亞太地區（包括台灣！）才有零星幾場 CineConcerts 電影音樂會演出。

幾乎所有專案都停擺的日子，需要追蹤的事項並沒有因此消失，只是「重點」變得跟以前完全不一樣：過去忙著追蹤宣傳素材、演出時間和票房，那兩年重點則變成要追原已預訂的演出「取消」和「延期」狀態：疫情進入緊張狀態的地區，主辦方何時會決定是否延期？確定延期的演出，要延到哪天，什麼時候會決定？

疫情前的追蹤表單，重點多半在追蹤「即將演出」與「正在演出」的音樂會，取消和延期很少見，也不會著重於延期的後續追蹤；但疫情爆發後，這些都成了重點。還好 Ragic 非常適合彈性調整、應變，他們馬上著手調整表單，新增疫情相關的追蹤筆記、時程欄位，調整相關篩選條件讓大家能更方便查看取消/延期演出狀態，一週內就將表單調整成為疫情應變的新系統。

現在，疫情終於好轉，全球合作夥伴摸索出更好的場館防疫機制，各地開始恢復表演，CineConcerts 的追蹤系統也能跟著現況做出新應變。

CineConcerts 說，CineConcerts 其實陸續推出各種新服務，像是音樂會周邊商品、數位內容服務 CineConcerts +PLUS，以及未來針對 VR 和 Web3 等新興領域的計畫。每個新的模式，對應的可能是新的資訊管理需求、新的表單，Ragic 的高彈性可以跟上這些變化，以音樂會周邊商品為例，不用急著找新系統，可以直接在熟悉的 Ragic 介面建立商品品項管理、庫存管理表單。

（四）隨時調整，優化工作流程

對 CineConcerts 來說，他們的工作流程都已經「模組化」（templatized），也就是所有基本的流程都有模板可循，公司內部網站列出所有表單，點連結就能看到所有相關資訊，容易操作。當日常的「資訊同步」只要透過表單進行，不用佔用打電話、寫信或開會的時間精力時，才有時間聚焦在真正需要面對面討論、重要的事情上。

他們很喜歡 Ragic 可以快速操控、調整設計的特性，因為即使沒有外在環境（如疫情）的變化，大家平常用表單一起工作時，也總是會想到：如果追蹤系統做某些調整，會不會更好用、讓整體流程更順暢？

「品牌經理們常來問我：可以新增這個欄位嗎？這裡可以增加一個勾選欄位嗎？幾乎每週我都在做點微調、或是加一些新機制進來。」一位團隊成員說：「花不少時間啦，但很好玩！」