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一個禮拜設計出的「超簡單」系統,用了 8 年還是很滿意:這家翻譯公司怎麼做到的?

作者:Lillian Huang

很多公司一旦開始建立表單管理工作流程,表單數量就會隨時間膨脹、越長越多。franklyfluent 卻是我們遇過最「節制」的客戶(之一):創立之初就採用 Ragic ,只用五張表單,就建構出涵蓋 CRM、專案管理、人才資料庫用途的資訊系統,然後 ... 一用就是 8 年,8 年來都覺得「很夠用」。以下就是 franklyfluent 的故事。

位於英國倫敦的 franklyfluent 雖然提供翻譯服務,但並不是大家想像中「典型」的傳統翻譯公司。franklyfluent 主打的不是逐字逐句的基本文字翻譯,而是提供給廣告公司和企業品牌的「創譯」( transcreation)服務。「創譯」指的是「以本地語言,重新創作與原文具有相同目標和情緒效果內容」的翻譯方式。由於廣告文案經常創意奔放、帶有很濃的文化背景,「原文照翻」不見得能傳達神髓,此時就需要強調「創譯」。

舉例來說,De Beers 知名的廣告詞 "A diamond is forever",中文官方翻譯是「鑽石恆久遠,一顆永留傳」,不只表達原文字面上的「鑽石恆久」,更另外創造出「一顆永流傳」這個原文沒有的句子,讓華語文化圈讀者更有感,這樣的翻譯,等於是在設定範圍內,需要一定程度的「重新發想」。

因此,好的「創譯」不只要有翻譯能力,也需要文案創作能力。franklyfluent 共同創辦人 Jordan Woolley 說,與其把他們當翻譯公司,他們其實更定位自己為「經手處理多種語言的文案公司」。

Jordan 和另一位 franklyfluent 創辦人 Catherine 都是語言科系畢業、廣告公司工作經歷,沒有待過傳統翻譯公司,也無意用傳統翻譯社的方式工作。他們的方式更貼近文案公司:從全球各地招募各種語系、品質優秀的外包譯者之外,也尋覓編輯和文案寫手,從廣告公司和各大知名品牌手上接下將行銷文案/素材轉換成多國語言的專案需求後,就依性質統合不同特長的外包接案者,靈活組成專案團隊,由團隊對客戶提案、再製成各國版本的文案/素材。

Second pic

圖:取自 franklyfluent 官網,不同語言版本的文案

這樣的運作模式,使 franklyfluent 的工作流程,特別著重於兩點。第一是人才庫的建立與維護。翻譯與文案服務要做得好,核心元素是優秀且適配於專案的翻譯/內容人才, franklyfluent 不只投入大量心力在全球範圍招募、選擇人才,也會註記人才擅長的風格,希望每次組建專案任務時,都能快速找出合適組合。

第二是專案管理。由於 franklyfluent 比傳統翻譯公司更深入參與文案創意流程,從「接案」到「成品產出」之間,不只是收到原文、產出譯文兩步驟而已,有許多細部的流程管理需求,專案統籌者需要能從專案視角,快速檢視某專案的組成(有哪些語系團隊成員、需求重點、目前階段與進度 ...)。

為了有效管理這樣的流程, franklyfluent 在 2014 年公司成立之初,就積極尋找有效的流程管理工具,鎖定要找可以客製化、滿足公司流程的系統,但希望不要太龐大、流於過度複雜。

時隔八年,Jordan 雖然不太記得當初在網路上找到 Ragic 的詳情,但記得公司才「幾個月大」時,就決定用 Ragic 了。他也記得當初在網上學習 Ragic、建置系統雛形的速度非常快:「我們幾天內就建立好了表單的基本雛型,好像只過個週末就做好了。」

他們選擇採用Ragic 付費方案裡最入門的「簡易版」:每個月每位使用者美金 5 元,有 5 張客製化表單額度的方案。選擇這個版本,除了能為公司節省預算,也因為他們評估試用後,確認這精簡的 5 張表單,確實就能滿足他們的主要需求。

八年後的今天,儘管業務持續成長、資料不斷累積,franklyfluent 表單架構沒有大變化。Jordan 說,「我們時不時會去小調整一下,但我們最初建置的那五張表單架構,還是可以運作得很順暢。」很多公司的資訊系統都會隨著時間推移、業務成長,發展得過度複雜,但 franklyfluent 八年來業務推展順利(搜尋引擎龍頭 Google、全錄 Xerox 等知名公司,現在都是他們的長期客戶),系統卻仍能維持小而精簡的樣貌,且一直用得滿意。

First pic

以下我們就從三個面向:「外包人才管理」、「專案管理」和「五張表單的精簡哲學」,說明 franklyfluent 的使用心法。

建立人才庫,精準配對人才與任務

franklyfluent 提供不同語種的翻譯服務。舉例來說,國際品牌客戶需要把英文原文譯成中文、法文、德文、義大利文、日文五國語言版本的文案,franklyfluent 就能分別從 5 個語種的合作譯者、編輯中,迅速找到適合該案風格的人才,組成 5 個團隊來完成任務。

franklyfluent 建構的全球人才庫,是每次專案組建團隊的基礎。「我們只跟最好的譯者合作,」Jordan 說。他們會在全世界範圍尋找大量人才,走非常嚴謹的選擇流程,評估面向不只是否精熟語言,也包括文化層面的理解、擅長哪些形式與風格。實際接案時,找出最適合專案語種、風格的譯者、挑選哪些其他類型成員來強化團隊,這樣多層次考量的「配對媒合」,也是工作裡很重要的面向。

要能做好這樣的人才管理/媒合工作,團隊本身的專業能力是核心關鍵,而用 Ragic 建置的人才庫,則在工作「非創意」的面向扮演省時省力的重要幫手:在 franklyfluent 多年累積極大量的人才資訊時,確保他們對每位人才的相關紀錄精確詳盡;在團隊需要迅速掌握資訊時,能快速篩選出來。

「如果我們拿到一份新的文案任務,需要用到之前比較少執行的語種,我們第一件事,就是去 Ragic 資料庫,」Jordan 說。 Ragic 資料庫協助 franklyfluent 縮窄範圍,提升 franklyfluent「人才管理」過程的效率,讓團隊有更多時間發揮創意。

各種視角,縱覽專案全局

當客戶提出專案需求, franklyfluent 專案經理會到 Ragic 建立相關專案紀錄以利追蹤。一旦專案確認下來,就可以開始指派每個語種的譯者和編輯,並在 Ragic 追蹤相關工作狀況。

專案經理通常很需要一個介面,可以用個別專案的視角,縱覽專案全貌:除了看得到專案本身的基本資訊、也要能清楚看到(可能包含多組團隊的)參與成員細項資訊、工作清單和專案目前狀態。

Ragic 不僅可以做到這點,也可以進一步讓專案資訊更立體化地參照其他資訊、節省重複登打資訊的時間。這些專案表單上的部分資訊(例如人才管理、帳款處理),都能用 Ragic 的連結工具,和其他專門處理相關流程的表單連結比對。

比方說,當專案經理看到表單上註記「創意負責人 Keiko 要負責這家旅館行銷專案的日文版」時,若想查看 Keiko 的詳細資訊、過往合作紀錄,他只要把滑鼠游標放在 Keiko 的名字上,就可以看到另一張表單上 Keiko 的完整資訊。同時,Ragic 也可以做到當你在單一專案上記錄合作對象時,自動在另一張表單上生成採購紀錄,省去重複建檔帳務狀態資訊的時間。

少即是多:五張表單就夠用的精簡哲學

五張表單到底夠不夠?每間公司狀況不同,答案也不同,但對 franklyfluent 來說,這是他們衡量成本效益之後做的選擇。團隊在初期、還沒建立 Ragic 表單前,就仔細思考過他們最核心需要的東西是什麼,所建立的五張表單,都圍繞在這個核心需求,非核心、「有了可能不錯」的需求,就會謹慎評估,這不只因為預算限制,也因為太過龐雜的表單,確實不見得更好用。

Jordan 說,他們也曾思考是否該新增表單,讓工作流程更加「自動化」,例如:franklyfluent 網站開放譯者填表申請加入合作行列,譯者填的並不是 Ragic 表單,洽談後的譯者資料需要手動建檔進 Ragic。假如升級方案、改讓譯者填寫 Ragic 表單(我們的備註:類似需求通常會以內嵌表單搭配多版本工作表來做),就能再少一點人工作業。但評估之後,他們認為這樣的「自動化」現階段沒有那麼大必要,因為通常過程中本就需要人工審核,搭配適當的手動填寫作業,沒有太大妨礙。

「Ragic 簡易版的五張表單限制逼出我們的『創意』。如果沒這個限制,我們或許會建更多表單,但我們其實真的不需要那麼多。」

有趣的是,儘管基本的表單架構多年來變化不大,Ragic「可彈性調整設計、隨時依照最新情況客製化」的特性,仍然讓 franklyfluent 受惠不少,他們會以「維持五張表單架構」的前提,針對工作流程可改進的面向做思考、做些小小的調整(我們的備註:很多時候新增子表格、新增篩選條件就很有幫助)

「我們把 Ragic 做成自己想要的樣子。如果有什麼拖到我們的工作步調,我們就改。當你可以自己修改一切,就可以不用受限於外面那些複雜麻煩的系統。」Jordan 說。

分類: 案例故事 > 服務業

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