不寫程式，自動化流程工具簡單介紹/比較：IFTTT、Zapier、Shortcuts 捷徑

2024/05 更新：我們寫了一篇更完整的文章來詳細比較 IFTTT、Zapier、Make.com 這三個自動化串接工具，可點此觀看。

萬事起頭難，如果你決定開始認識幾個幫你把特定工作流程「自動化」的工具，從哪裡開始好呢？簡單、知名度高（=學習資源多）的工具或許是好的開始，所以我們今天先簡單介紹 3 個知名度最高、也好入門的工具：IFTTT、Zapier 和 Shortcuts（捷徑），比較一下各自的適用情境。

跨軟體串接：IFTTT & Zapier

「自動化」常見的一種類型是「透過網路做跨軟體串接」，例如自動幫你執行把原本要手動從 A 軟體複製到 B 軟體的過程，IFTTT 和 Zapier 都主打幫你做這樣的串接。

很多時候一個軟體不見得可以 100% 滿足你工作上所有的需求，你會需要先用 A 做前半段工作，再接著用 B 達到後續其他功能，這時如果要手動銜接 A 和 B，就會有點麻煩（量大時會耗損很多工作時間）

舉例來說，很多時候行銷市調時，從線上表單搜集資料之後，會想把資料匯入更進階的資料分析工具、資料庫系統做深層運用，這時就有自動串接線上表單 => 資料庫的需求；

很多業務透過特定工具（如 Facebook 名單型廣告）獲取到有價值的客戶名單時，希望即時在通訊軟體收到通知以把握時機，這時就有自動串接 Facebook 名單型廣告 => 通訊軟體的需求。

不同工作職務、習慣偏好、使用不同工具的人，可能也各有不同的串接需求，例如團隊專案管理工具 的特定進度想串接到個人待辦事項軟體；特定公司共用行事曆 事件想傳通知給自己 ...... 等，這時只要重頭想一下自己的流程，看看有沒有哪裡適合找自動串接的方法，或許就是進一步應用的切入點。

IFTTT 和 Zapier 設定此類串接的方式都很簡單，只要決定哪個軟體是「觸發端」，哪個軟體是「行動端」，設定好就可以自動運轉了。比較需要注意的是：

① 你想設定串接的軟體是否有支援 IFTTT 或 Zapier？可以先到各自網站上查詢一下。不過原則上，外商 Saas 軟體比較有機會支援這類串接，本土公司或 ERP 相關支援較少。

兩者特色上，IFTTT 設定上比較偏「生活化」，Zapier 更主打企業應用，像 Hubspot 或 Facebook 名單型廣告這類正規企業應用，IFTTT 就沒有，得找 Zapier。不過這不一定代表 IFTTT 不適合用在工作上，以通訊軟體來說，像 LINE 這種台灣公司常用在業務聯繫的工具，只有 IFTTT 能串；而很多個人專案管理、任務管理工具也都有支援 IFTTT。（ Ragic 有直接支援 Zapier）

另外 IFTTT 比較偏向是從「手機端」一鍵觸發，支援很多物聯網應用的方向，生活上有智慧家居需求適合找而 IFTTT；Zapier 更偏向「網頁端」背景運作（沒有 app），且免費版支援的多重觸發功能較多，更常適合比較複雜的設定。

② 兩個工具都有提供各種「範本」給你參考，有特定需求時可以先搜尋範本看大家怎麼使用，參考範本也能協助你更快確認哪些觸發方式是可行的（官方認可或已有前人做過）。

裝置本身設定自動化腳本

另一種需求則不一定跨軟體，而是可以針對裝置（手機/電腦）本身設定一組自動化腳本，有需要時可能按一個鍵，就自動啟動流程、取代點好幾次 / 找檔案找資料的麻煩。

舉一個生活上最常見的例子，就是現在大家每天常要掃很多次簡訊實聯制 QR Code，雖然掃碼、點送出即可，但一天如果做個五六次也會覺得麻煩耗時，這時我們特別要介紹的工具就是 iOS、MacOS 適用的 Shortcuts（捷徑），可以設定啟動某組捷徑時，就是會打開相機、掃碼、把條碼內容輸入到簡訊 app 並自動送出，節省點按步驟。

除了減少多層點按的麻煩，把特定流程做成「捷徑」另一個好處是可以避免各種岔路上的選擇讓人分心，很多「工作」或「職場進修」時的特定需求都很適合做成捷徑提升專注度（例如一鍵打開專注模式停止所有推播通知；一鍵打開並播放指定的英語學習 podcast 最新單集）。

「捷徑」常見應用情境跟 IFTTT 比較類似，目前最大宗情境都是生活類應用，差別是對蘋果原生應用的支援比較多。但就像 IFTTT一樣，很多時候我們在工作/職場中提高效率、自動化的需求並不一定是透過非常專門企業用的軟體達成的，因此你仍然可以從 「捷徑」中找到適合個人職務需求使用的方式。

不過，由於「捷徑」支援的動作組合其實比較複雜，自己設計一個捷徑的難度，很多時候比前述 IFTTT 和 Zapier 困難，這邊建議新手可以參考兩種方式，一是在網路上搜尋其他人製作好的捷徑範本或找尋官方範本，直接套用。

另一種則是從比較簡單、動作少、不需動用太多「符合特定情境才執行」之類條件設定的捷徑應用開始，例如「一鍵打開某張圖片」就是設定簡單但很好活用的應用，可把工作提醒事項、SOP、特定大眾運輸班次做成圖片，有需要時就可以快速反應，快人一步。