如何根據銷貨明細製作「月結對帳單」

很多公司生意往來帳款是採「月結」制：出貨給客戶時，不用每出一次貨、就結一次帳，而是先累計在帳上，每月再結清當月累積帳款。這樣的機制，可以在客戶叫貨頻繁時，不用耗費過多心力逐次結清帳款，節省雙方的時間。

「月結對帳」的機制下，通常在既有的訂單、出貨單、銷貨單等表單之外，你會需要一張「月結對帳單」（或是「當月應收帳款明細」），最好不用逐筆手動整理每個客戶的月結對帳資訊，而是要可以自動將每一筆出貨單上的客戶、應收帳款、結帳月份等資訊，彙整到對應的月結對帳單資料中並加總，你只需要查看就可以了。

以下我們就以一個常見的銷貨單格式為例，提供在 Ragic 設計「根據銷貨（出貨）明細，自動彙整成月結對帳單」機制的幾種方法。

註：同樣是「客戶頻繁叫貨」的情境，可以每次叫貨都開立一筆對應的訂單（報價單），對帳結帳時統整這個月的訂單與出貨單資訊（或發票資訊），彙整成月結對帳單；也可以統一每月開一次訂單，將同一筆訂單拋轉成多筆出貨單，即分批出貨。當然也可以有更多其他不同的處理方式。在 Ragic，你可以分析自己的需求後，針對特定情境採取不同的流程或不同的設計來彈性完成需求，不需要套用單一的流程或做法。

假設你的銷貨單格式是這樣的：

基本的出貨/銷貨資訊放在 Ragic 一般欄位的位置，銷貨項目因為通常有多筆，會放在子表格的位置。

你想要自動彙整出來的「月結對帳單」類似這樣：

或是這樣：

也就是，每個月針對每個客戶各建立一筆對帳單資料，欄位包括月份、客戶基本資訊。每月結束（或結帳日）時，該客戶所屬的月結對帳單資料上，就會自動列出該月的銷貨明細、各項金額，並且自動加總該月銷貨總金額（也就是應該結帳的款項）。

那麼你可以用以下方法來達到：

方法一：將銷貨明細做成一張「對帳單分群報表」（較簡單）

第一種方法是，你可以利用 Ragic 分群報表的功能，將銷售細項依照「每個客戶每個月為一組資料」的邏輯來分群顯示。由於分群報表可以自動加總每個分群資料的數值，你就可以把這個產生出來的報表存成「對帳單」來用，每次查看對帳單報表即可。

運用此方法，實際操作步驟說明如下：

（一）對帳單上要列出的是銷貨細項，也就是銷貨單的子表格資料。由於 Ragic 目前不支援直接根據子表格資料產生報表，我們必須先將銷貨單的銷貨項目子表格以子表格產生新表單的方式，變成一張獨立的表單 - 銷貨明細，例如下圖這樣：

這邊要注意的是，有些銷貨單上非子表格的欄位，例如「客戶」「日期」等，也會需要出現在新的獨立表單「銷貨明細」上，此時利用新增原始表單欄位把它們拉進來即可。

（二）接著利用產生報表的功能，將「銷貨明細」產生成分群報表，「分群欄位」選擇「日期」欄位並選「日期欄位按月分分群」後，儲存、命名為對帳單就可以了。儲存報表時，要設定篩選的欄位為「客戶」，這樣看到的才會是特定客戶特定結帳月份的資訊。

你也可以反過來，另外建立一個「結帳月份」當篩選欄位、「客戶」為分群欄位。你也可以選擇以特定欄位來排序（例如日期）、記得勾選「顯示分群加總」讓系統顯示每個區塊的對帳總金額。

如果你在選擇分群欄位的選單上找不到你要設定的欄位，可以先點一下「點選這裡選擇要在報表中顯示哪些欄位」，把欄位選到「已選擇欄位」區塊即可。

如果不希望每次進入報表時都要重新篩選客戶，你也可以一開始就在銷貨單表單上，新建立「結帳月份」以及「結帳月份 - 客戶」欄位，套用字串公式來取得想要的值。假如客戶名稱為「立即科技」，結帳月份是 202103（可透過公式來做，例如「結帳日」欄位座標是 E1，結帳月份欄位即可套公式為 LEFT(E1,3)+MID(E1,5,2)），該欄位應該要等於「202103-立即科技」。

接著，把此欄位以新增原始表單欄位方式加到銷貨明細表單的列表頁中，並以此為分群欄位。

方法二：將對帳單做成與出貨明細連結的表單（延伸功能較多）

如果你希望對帳單裡自動加總的欄位值（例如當月對帳金額、當月應收帳款）不只是可以在報表上顯示出來，也要可以進一步運用（例如作為公式的參照依據，計算已付未付款項），那你會需要將對帳單建立成一張 Ragic 的表單（而不只報表）。

一樣以上面的銷貨單格式為例，步驟如下：

（一）建立一張對帳單表單，以一個客戶的一個月份為一筆資料，要有一個「月結對帳單編號」的獨特值欄位。為了後續的方便，很建議直接以「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合來當編號獨特值。例如：202103 立即科技、202104 立即科技、202105 立即科技、202103 馬路科技、202104 馬路科技、202105 馬路科技...

（二）在原本的銷貨單子表格上建立對應的「月結對帳單編號」欄位，並設定該欄位要連結自月結對帳單的同名欄位。

這樣之後填寫銷貨單時，除了填寫銷貨資料，也要選取它應該是屬於哪個「月結對帳單編號」。如果此時已經建立了該結帳月份的月結對帳單資料，且規則是「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合的話，可以直接在此欄位套字串公式，這樣只要填寫了客戶名稱、月份，就可以自動填入（=選取）對應的編號：

註：如果你不希望用「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合邏輯來組成「月結對帳單編號」，也是可以的，只是就是要在月結對帳單建立、生成月結對帳單編號後，到銷貨單中手動填入這些編號。如果需要一次在多個子表格欄位中填入同一個月結對帳單編號的話，可以到下一個步驟「子表格產生新表單」產生的「銷貨明細」獨立表單中，利用篩選與大量修改的功能快速填入欄位值。

（三）子表格產生新表單，將銷貨單的銷貨項目子表格變成新的獨立表單「銷貨明細」，銷貨明細表單上也要有「月結對帳單編號」欄位。

（四）回到月結對帳單這張表單。由於銷貨明細這張表單上已經有一個「月結對帳單編號」欄位設定連結自「月結對帳單」，此時可以利用「顯示從其他表單的連結」功能，把相關的銷貨明細資料拉進來，就會變成下圖看到的「當月銷貨明細」了（新增一個「應收帳款」欄位套公式加總所有「金額」，就能算出當月應收帳款總額）

根據發票或客戶採購單號產生月結對帳單

如果你要以其他單據為依據，來產生月結對帳單，例如你是要依據開出的發票、或是客戶的採購單號、或是出貨單、出貨明細來做的話，只要把「其他單據」代換成這篇教學的「銷貨單」就可以了。

如果你不需要在對帳單中看到每一筆銷貨明細，只要看到對應的銷貨單資訊就好的話，那麼也可以不用子表格產生新表單來建立「銷貨明細」獨立表單，而是直接以銷貨單產生報表、直接利用「顯示從其他表單的連結」將銷貨單拉進對帳單裡當參照子表格即可。

如果你是採購方，你也需要針對供應商建立月結對帳單、每月應付明細這類的單據的話，其實也是一樣的原則，將此篇教學中的「銷貨單」邏輯套用在「進貨單」上，「客戶」邏輯套用在「供應商」上就可以了。

使用、操作上有疑問嗎？看看以下影片版解說！