對帳、整理新舊夾雜資料最好用： Ragic「匯入更新」功能 讓電腦自動比對大批資料

你的工作需要去「比對」或「統整」兩份（以上）資料——例如對帳（將匯款資訊與交易紀錄做比對）、或是統整客戶資料（比對好幾份聯絡資料新舊交雜的客戶名單、留下完整且包含最新聯絡資訊的名單）嗎？

這類比對與整理多份資料的過程，如果沒有適當的工具（方法）輔助，光憑肉眼一筆一筆看、一筆一筆對，通常痛苦、無趣、容易出錯。

正好，Ragic 的「匯入」功能有個設定（依據資料的獨特值來更新舊資料），很多時候可以讓我們活用來讓電腦自動幫你比對資料、解決「人工比對資料」的苦惱。

如果你有這個需求，可以參考我們以下的解說，看看能不能幫你省時間！

適用情境 / 方法舉例

以下，我們直接舉兩個例子來說明怎樣的情況、怎麼使用 Ragic 的匯入功能，可以讓電腦幫你完成一些自動化工作：

一、統整 / 定期更新舊資料

例如：手上有好幾份「客戶資料」Excel 工作表，編號 1 號工作表儲存著公司從古到今幾百筆客戶的基本資料和聯絡資訊，但有些聯絡資訊已經過時了沒更新；編號 2 號工作表儲存著 2015 年到 2020 年新增的部分客戶資料；編號 3 號工作表放的則是某位業務去年新拉到的客戶，聯絡資訊都是新的，但這些客戶名單都沒有在編號 1、2 號工作表裡。

接到的任務是，要將編號 1、2、3 統整成一份完整名單且聯絡資料都更新到最新版。此時，人工用肉眼比對的話，可能就是以編號 1 的檔案為基礎，一筆一筆查看編號 2、3 的每一筆資料，有和編號 1 重複的客戶就查看聯絡資訊是否相同、是否要把新的聯絡資訊更新到編號 1 檔案；若找到編號 1 沒建檔的客戶資料，就新增到編號 1 檔案裡。一筆客戶資料要查看三份檔案，有幾百筆、幾千筆時就要比對超過幾百幾千次。

此時，如果這三份檔案都有共同的「客戶編號」，利用 Ragic，你就可以先用「匯入建立表單」的功能，先在 Ragic 建立一張客戶資料表並匯入編號 1 的資料。

接著，將編號 2 的資料也設定匯入到客戶資料表，匯入時「匯入更新原則」選擇「更新舊資料：用來源的第一個欄位當 Key 來比對應該更新 Ragic 上的哪一筆資料，如果對應不到才新增一筆新資料」；匯入來源 Excel 表的第一個欄位 -- Key 值欄位，選擇三份檔案共有的「客戶編號」。

這樣，電腦就會自動幫你做原本應該要肉眼比對的事情，幫你把客戶編號相同的資料做更新、原本沒有此客戶編號的資料新增上去。

接著，針對編號 3 的資料也重複操作一次一樣的流程，原本繁瑣易出錯的工作就可以在十分鐘內由電腦搞定了！

我們過去採訪客戶分享經驗時，就有林務局員工分享用類似的方式，整理林務局轄下的地籍資料。

二、對帳

很多網拍商家會需要定期比對電商後台「訂單資訊」區塊每一筆訂單，與「金流（入帳）資訊」區塊每一筆明細的金額是否相符，以免平台算錯帳款，但人工對帳方法只能把訂單資訊匯出成一張表、把金流資訊匯出成另一張表，然後攤開兩張表，根據兩張表共同的編號（例如訂單單號）一筆一筆查對。

如果使用 Ragic，此時就可以先在 Ragic 建立一張同時包含「訂單資訊」與「金流明細」欄位的對帳表單，然後利用 Ragic 的匯入功能，先將訂單資訊匯入、接著再將金流明細以「更新舊資料」方式匯入（指定共同的編號如訂單編號為 Key 值欄位）。

此時，如果在這張 Ragic 表單上建立幾個「對帳用」欄位，套用公式去檢核對帳表單上應該檢核的欄位是否相等（例如同樣訂單編號的 A3 欄位「訂單金額」應該要等於 A4 欄位「匯款金額」，那麼檢核欄位就套條件公式另 A3=A4 時回傳「正確」，A3 不等於 A4 時回傳「錯誤」），就可以直接透過檢核欄位的資訊一目瞭然看到多筆資料的對帳結果。

根據這個原理，我們其實有以台灣網拍商家愛用的蝦皮後台為基礎，設計出一個讓大家可以直接套用的快速範本 -- 電商對帳單（點此看介紹與詳細說明）。以目前的蝦皮後台來說，可以匯出來比對的訂單資訊就是蝦皮後台的「我的訂單」（內含訂單編號欄位），金流資訊就是蝦皮後台的「我的錢包」（內含交易資訊欄位，而這個交易資訊欄位其實是可以在「訂單編號」上加幾個固定字串上產生的，因此我們的範本就是利用字串公式讓訂單資訊匯入時也產生「交易資訊」欄位值，再以「交易資訊」為兩張表單共同的 Key 值來做比對）

如果你的對帳需求不是在蝦皮上、或是你有自己獨特的需求的話，一樣可以用類似的邏輯設計出你自己的對帳系統，讓電腦幫你自動比對。

重要前提：要比對的資料，要共同包含一組「 Key 值」（獨特值），沒有的話要先建立

從前面舉的例子裡，你也許有發現，Ragic 之所以可以快速、自動化比對我們原本要機械化查看千萬次的資料，關鍵在於我們有給電腦一個規則、一個比對的基準（不同資料共享的 Key 值欄位）。

以客戶資料整理的例子來說，在不同的檔案裡，每一個客戶都有一個給定的「客戶編號」能用來跨檔案的辨認誰是誰；以對帳的例子來說，兩份資料之所以可以比對帳目，是因為它們各自都有標註是從哪個訂單編號來的。

假如你手邊有三四份客戶資料要統整，但它們完全沒有共享的客戶編號、客戶名稱也比對不出規則（例如有一個客戶名稱叫做立即科技、另一個客戶名稱叫做 Ragic，乍看不是同一家，但其實是同一家公司的中英文名），那電腦（資訊系統）自然沒辦法幫你判斷它們是不是同一家公司、進而就無法幫你自動比對。

因此，在讓電腦系統幫你完成繁瑣的比對流程前，如果不同資料沒有共有的 Key 值，你還是得辛苦一點，先用人類的智慧比對、確認一下！可以的話，幫這些資料加個獨特值編號，以後要做這種事情就會方便多了。

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