不只適合小公司，來看大型組織怎麼用 Ragic

Ragic 是一個對中小企業來說很好用的工具：零程式門檻，讓中小企業不用配備 IT 或專屬的系統管理人員，就能用專業資料庫系統管理進銷存行政管理等工作流程；彈性客製化、合理的價格，讓中小企業不用再忍痛花大錢買一套龐大不合身的軟體，可以有簡單、實用的選擇。

但很多人可能因此而有誤解，把 Ragic 定位成「只適合小規模公司使用」的工具，反推認為Ragic 「不適合大公司用」。其實不是的！只要仔細看我們首頁下方的知名客戶列表，就知道有很多大企業、大型組織包括政府機構都採用 Ragic。

大型組織通常都怎麼用 Ragic 呢？首先，和可能根本沒有系統的中小企業相比，大型組織一般來說都已經有既有的資訊系統了，很多是價格非常高檔、功能數也數不完的知名系統，可以符合基本所需，我們通常也不建議特別導入 Ragic 來完全「取代」一個已經運作的系統。

大型組織特別適合使用 Ragic 的方式，通常是像「外掛」一樣，用來補充既有系統沒有照顧到的地方。因為以套裝軟體來說，通常不管再貴的系統，還是會有沒照顧到、不合用的地方，要另外請公司 IT 或外包做客製化，又不一定能排得上公司排程，或是太大費周章不划算，這些地方，經常就是可以導入 Ragic 來優化、免除員工 Excel 複製貼上之苦的部分。

如果你就是大型組織的員工，對 Ragic 有興趣的話，以下就特別介紹幾個針對大型組織來說，特別實用的幾個 Ragic 採用情境。

1. 無限使用者版

對於擁有數百甚至數千名員工的大型企業而言，像是專業版這樣按使用者人數計費的方案可能會讓人覺得蠻貴的。如果想買 2000 個授權？這筆費用很快就會變得很可觀。

不過，對於很多人需要存取資料庫，但並不需要同時登入的大型企業來說，Ragic 提供了更適合的方案：無限使用者方案（Concurrent Users Plan）。這個方案並非按員工人數計費，而是根據同時登入的使用者人數來計算費用。也就是說，使用者總數不受限制，只有同時登入的使用者人數會受到限制。

舉例來說，如果你的公司用 Ragic 來處理零用金申請或內部簽核流程，可能公司的 2000 名員工都需要存取系統，但他們不會同時登入——同時使用系統的使用者頂多只有 10 人。在無限使用者方案下，10 位同時登入使用者的授權費用為每月 499 美元。

對於需要 20 人以上同時登入使用者的大型組織，Ragic 也提供額外折扣。你可以來信 support@ragic.com 詢問折扣細節。

2. AD（Active Directory）整合

對於有完善的系統架構，已經導入 Active Directory，並擁有專業 IT 團隊管理員工入職等流程的大公司來說，要整合 Ragic 非常容易。

Ragic 支援 AD 整合，因此 IT 團隊在新員工入職或員工離職時，不用額外在 Ragic 裡更新。此外，員工也可以直接使用公司帳密登入 Ragic，不需要再記住另一組登入資訊。

3. 群組管理員與群組頁籤

對於系統管理員（SYSAdmin）來說，要管理一家大公司的系統（例如擁有2000 名員工和 40 個部門的公司），如果所有的工作流程和資料庫變更工作都由你負責，工作量很快就會超載。不僅緩慢且效率低落，而且各部門主管通常比你更了解自己團隊的特定需求。你能想像不斷來回溝通，試圖理解他們的需求嗎？光是這個過程就可能讓人感到極度挫折。

然而，直接將完整的系統管理員權限開放給部門主管，可能會帶來問題，例如未經授權存取其他部門的資料，或不小心搞壞系統的整體設計。

為了解決這些問題，Ragic 提供了群組管理員及頁籤功能。群組管理員可以在被指派的群組頁籤內擁有和系統管理員相同的最高權限，並執行系統管理員的工作，讓過程更有效率且安全。

例如，系統管理員可以將業務部主管 Amy 指定為業務部的群組管理員，並給予她存取業務部頁籤的權限。有了這項權限，Amy 可以管理業務部群組內的使用者（可能她在真實生活中已經這麼做），新增表單，或對頁籤內的表單設計進行調整，而不會影響到其他部門或整體系統。

4. 批次修改通知

想像一下，每當有新的潛在客戶資料時，全體業務團隊的 30 名成員需要立即收到推播通知和電子郵件，以便迅速跟進並掌控全局。而行銷團隊則不需要頻繁接收這些通知，他們只需在月底檢視 KPI 時再查看潛在客戶的資料即可。

如果要為這 30 位業務人員逐一設定通知，恐怕沒有人有這樣的時間。想像要為公司所有部門的 2000 位員工逐一調整通知設定：C-level 的高層可能完全不希望收到通知，因為重要事項會直接向他們彙報，而 IT 團隊則需要即時收到技術問題的相關警報。

不同部門或職務對通知的需求各不相同，但要手動為每位使用者設定？光想就覺得超耗時間。批次修改通知可以省下這些時間。系統管理員可以一次調整多位使用者的通知偏好，省時又能減少錯誤。

5. 設定各個頁籤組的客製化資料庫首頁

在大公司裡，運作模式和小公司那種五人團隊包辦所有業務的模式不同。五人團隊通常需要全面掌握每個面向，但在大型團隊中，員工通常只需要（或僅被允許）存取自己部門的資料，專注於自身的工作。若所有資料混雜在一起，龐大的數據和資料將難以有效管理，反而容易導致混亂。

採用 Ragic，各部門都能擁有專屬的客製化首頁。員工登入後，即可快速存取與自身工作相關的表單和資料，不會被其他部門的無關表單干擾。

6. 使用者名片

「我記得好像跟 David 合作過，但不確定他是業務部還是客服部的……希望沒標錯人！」

「我發現 Carlos 有被標記在這個專案更新裡，但他不是 IT 部門的嗎？他和我們的行銷策略有什麼關係？」

別擔心，我們知道這不是你的問題。你很愛你的同事，你們是個團隊，這些都毋庸置疑，但畢竟這是一個 2000 人的團隊，每個人都會需要一些幫忙來喚醒記憶。Ragic 的使用者名片功能能讓你即時查看同事的重要資訊，幫你解決這些疑惑。你可以輕鬆查看他們的職稱、部門，甚至聯絡方式，讓你了解他們參與某個對話或任務的原因，或幫你避免在別人的專案上分享過於強烈的意見，尤其是當你發現對方職位比你高的時候！

7. 存取權限

在大型組織中，人們通常會專注在自己部門中各自的角色職責。大部分的資訊是採取「有需要才知道」原則（need-to-know basis）。如果某件事超出你的職責或專業範圍，通常你不會接觸到這些資訊。這意味著並非每個人都能接觸到所有資料，而 Ragic 細緻的存取權限正好能滿足這類需求。

在每張表單中，你可以設定存取權限，確保各部門可以保障資料隱私。例如，在員工表單中，負責管理員工的 HR 團隊可能會擁有管理者權限，可以新增、檢視和編輯所有資料，而其他員工可能只有問卷式使用者權限，只能查看自己的資料，而無法看到他人的資料。

Ragic 有五種存取權限層級，且不僅能針對使用者群組設定，還可為個別使用者調整權限。當你需要管理大量使用者在多張表單上的存取權限時，表單權限頁面可以讓你在單一畫面中一覽所有表單和你所管理的使用者群組的權限設定，讓設定流程更加順暢。

8. 外部使用者

大型團隊之所以存在，是因為他們通常需要應對大型專案、多位客戶，或擴展營運規模，而這往往也伴隨著與外部人員合作的需求。

例如，一家負責客戶專案的行銷公司和一位外部顧問合作，該顧問需要存取專案的詳細資料，而客戶則需要查看並追蹤專案進度。在這種情況下，你可以免費新增僅有限定權限的外部使用者，沒有任何數量上的限制。

這些外部使用者的權限與內部團隊成員不同。他們可以是問卷式使用者（可以新增或編輯自己的資料，無法查看其他人資料），或是僅閱覽（可以檢視所有資料，但無法編輯）。這樣的權限設定，非常適合與外部人員協作，同時維持對內部資料的掌控。

和通常沒有現有系統的中小企業不同，大型組織往往已經擁有功能強大豐富、滿足核心需求的軟體。我們通常不建議完全以 Ragic 取代這些既有系統。然而，即使是最先進的解決方案，也可能有盲點——那些不屬於核心需求，但卻足以干擾營運的小缺口，特別是在業務成長或工作流程變動後才浮現的問題。不管是透過內部 IT 團隊或外部廠商客製化系統來補強這些缺口，往往耗時又昂貴。

這正是 Ragic 的優勢所在：作為現有系統的補強工具，填補即便高階軟體也無法解決的缺口。如果你希望 Ragic 與既有系統整合，可以參考這篇文章，了解 ERP 串接 Ragic 的各種方式。

如果你的組織不僅人數眾多，還需要大量表單來確保工作流程順暢，或是考量到長期使用後，系統會累積大量資料（甚至可能讓 Excel 當機），可以參考這篇文章，了解 Ragic 的功能如何支援這些需求。我們也持續推出新功能，幫助有大量員工的大型組織應對各種挑戰，無論是隨著業務成長需要處理數百張表單，還是管理大量資料。我們也會持續更新這篇文章 （和相關功能），若你有任何想法或回饋，歡迎隨時來信 support@ragic.com 與我們聯繫！