「報價單」是商業世界最基礎常用的文件之一，也是 Ragic 用戶最常詢問的表單前三名。比較正式的交易情境裡，客戶在確定購買產品、下採購單 / 訂單前，常都會有「報價單」這一關，讓賣方正式「報價」、買方內部參考或以此為依據上簽呈報，買方回簽報價單也能充當正式採購前的憑據，很方便。

不過，對在小公司工作的人來說，「報價單」有時也是件麻煩事：不像大公司 / 大組織通常有既定流程、現成系統可以產出報價單，小公司有時可能用 Excel 的固定模版做一做、每次要用時複製一份檔案剪貼修改，缺點就是常常得手動調整排版、重新拉公式與內容，報價之後資料要歸檔整理也不容易。

對偶爾接案的自由工作者來說，事情可能就更麻煩了：很多自由工作者平常接案不用報價單，偶爾有企業客戶提出要求時，總得手忙腳亂一陣：為了不要看起來不專業，可能得四處搜尋「報價單範本格式」、費心耗力用 Excel / Word 從頭排版做一個。等到下次又有客戶提出要求時，上次的報價單範本早不知哪裡去了、流程欄位也忘了，於是只好從頭再來一次......

你需要一個方便的「報價單產生器」

這時候，如果有一個簡單的、免費的、可以在線上即時填入資訊，就能自動計算報價總金額、接著就能直接下載專業排版報價單的「報價單產生器」，是不是就很不錯呢？正好我們的產品 -- Ragic 企業雲端資料庫，其實就是一個讓大家可以低門檻製作各種企業用單據的工具，有製作好的專業「報價單」範本讓人一鍵就能套用，可以直接把它拿來當「報價單產生器」來用。

現在網路上搜尋「報價單產生器」「報價單生成」找到的免費工具，常見的小缺憾是排版、欄位、輸出格式固定，比較難依照自己需求調整；對經常要產生報價單、需要將歷來報價整理歸檔，以確認對特定客戶的歷史報價以及平均報價範圍的人來說，免註冊的線上工具資料無法累積歸檔，只能另外做紀錄。

這些問題 Ragic 都不會有：在 Ragic 註冊免費帳號、套用了報價單範本之後，有需要的話，你可以依照自己心意修改欄位內容、調整排版、加公司 Logo 圖、加浮水印，做成 100% 自家客製化的版本後把這個設計存下來，之後每次都能套用這樣的客製化版型，想有多種版型選擇也沒問題，也能設定匯出成 Excel / Word 的樣式範本、可以匯出成 PDF 檔。這部分由於操作的介面刻意做得類似 Excel，所以調整起來就像 Excel 一樣高彈性又方便，只設計報價單的話以上功能都是完全免費的。

同時，Ragic 的報價單產生器有 Excel 做不到的好處：除了版型與公式固定、不需要反覆調整之外，由於 Ragic 本質上是個資料庫工具，每次建立的報價單都會以資料庫的格式儲存在系統中，搭配便利的資料庫篩選功能，隨時回來，看要依據產品別來查看自己的歷史報價紀錄、還是查看特定客戶的紀錄，都很方便，不像 Excel 常常得另外花時間重新整理、複製貼上。（我們的客戶鐵匠金屬就是一個「原本用 Excel、後來改用 Ragic 做報價單，逃離複製貼上地獄」的案例，點這裡看相關故事）

怎麼用 Ragic 快速產生報價單？

很簡單！如果你還不是 Ragic 的註冊用戶，請先到我們的首頁：ragic.com 免費註冊一個自己的資料庫帳號。由於 Ragic 是一個讓組織成員可以一起共用的協作工具，註冊時會需要填寫「資料庫帳號」和「使用者名稱 / 使用者 Email」兩個層級的資訊，如果這邊遇到一些障礙的話可以看這裡的解說。

註冊成功後，在資料庫首頁的畫面上，找「建立新表單」的字樣或上方的「＋」按下去，按畫面指示輸入你想要建立的表單名稱（例如「報價單」），點「建立」就能建立新表單了，新建立表單的畫面右方會出現可以套用的「快速範本」：

看到截圖右上角的「報價單」了嗎？直接點下去，你的表單就會直接載入「報價單」範本了：

點一下左上角的「儲存」，報價單架構就建立完成了！接下來，你就像平常填寫線上表單或 Excel 一樣，把報價單需要填寫的資料填好。你或許會注意到，這邊你報價的每項金額、小計、含稅金額，Ragic 都會幫你自動計算，這可以省一些你填寫、計算的時間。

填寫完畢之後左上角點「儲存」，就存好檔了；你接下來只要在上方的「工具」按鈕點一下、系統會跳出下列視窗，找到「匯出」區塊的「下載為 PDF」：

點下去、按確定，你剛剛打的報價單馬上變身正式單據，而且是 PDF 格式，不用擔心客戶隨便亂改！

點左上角的 ←「回列表」圖示，就可以看到所有你建立過的報價單清單：

之後累積多了，要找的話，可以透過 Ragic 內建的篩選、搜尋方式輕鬆找到想要查看的資料、甚至幫特定資料標記打星號！

進階：怎麼把報價單調整成想要的格式？

看到這邊你或許會有疑問：不是說 Ragic 做的報價單可以自由調整想要的格式、增刪欄位嗎？我要怎麼調整報價單格式呢？

其實也很簡單！右上角有一個「修改設計」按鈕，點一下這個按鈕，你就會進入「設計表單」的模式，可以調整欄位設定、排版和各種格式，你想要的話可以做得很複雜。這邊列出幾個調整報價單設計時，最常會用到的幾個功能給你參考，點超連結會有詳細的圖文或影音教學：

（一）如果你想把底色變白色、字體調大、加上框線、調整間距、加些顏色，點這裡看怎麼調整排版與設計。

（二）想新增幾個欄位、刪除幾個欄位、換欄位名字、換欄位格式，點這裡。

（三）如果你想把公司的 logo 圖示加到這份報價單的排版裡，點這裡參考教學。如果要加上公司大小章圖示，也一樣可以用這個方法。

（四）如果你的費用計算規則更複雜，想套用你專屬的規則，那參考公式相關教學文件，這跟 Excel 很類似所以很好上手，但要注意不是完全一樣，所以還是要查查文件比較好。如果你的報價到期日固定是報價日後多少天（如兩個月內），可以參考這一章節。

（五）如果你的報價單想加上浮水印，參考這裡的教學。

做完之後類似下圖，底圖的樣式是可以自訂的：

（六）如果你的報價單有些固定的欄位內容，例如固定的備註內容、固定的報價人時，預設值很好用。

如果你是 Ragic 的客戶，曾經跟我們要過報價單的話，可能會覺得以上畫面很眼熟，因為我們自己提供給客戶的報價單，就是用跟快速範本類似的格式喔！

進階調整後的報價單示範

如果你看到這裡覺得有點好玩，想知道依照自己需求客製化調整排版之後的報價單可以長成怎樣，或者，你覺得有點好玩，但嫌我們的範本不夠好看、擔心修改排版很花時間或沒辦法做太大改變，我這邊利用一個示範用、公開給大家的資料庫帳號，示範修改快速範本後做出來的兩組報價單，給你在線上玩玩看！（這組表單由於是我設計的、沒有開放設計權限給所有人，所以不會像你自己註冊的帳號那樣有「修改設計」的選項喔！實際上還是建議你註冊資料庫帳號在自己的帳號裡做報價單。）

點此進入報價單產生器示範_版本一

「版本一」填寫資料之後長這樣：

這是我利用「修改排版 / 樣式」的功能，把原本快速範本修改為白底 / 改字體之後的樣子，非常簡單。上方的「立即科技」「報價單」大字區塊有在敘述欄位使用 bbcode 公式，會顯示你在「報價公司」欄位填寫的內容，如果該欄位填寫的是「馬路科技」，左上方就會顯示馬路科技；報價日期、單號、聯絡人也是透過公式自動產生的。

你可以在線上填寫你想要的報價單內容，並且一樣透過工具 > 下載成 PDF 看看結果。這張表單我將未登入資料庫的使用者（也就是你）的權限 設成「問卷式使用者」，因此大家不會看到其他人填寫的資料，關掉視窗之後就看不到了，較有隱私。

調整報價單排版還有另外一種玩法，那就是不用大幅更動排版，但在 Ragic 的「合併列印」範本做設定，可以點下面的「版本二」來玩玩看：

點此進入報價單產生器示範_版本二

在「版本二」我做了一個設計，就是在上方大家通常想用來放公司 logo 圖片的地方，設計一個圖片上傳欄位，並且隱藏欄位標頭，這樣大家可以在沒有權限更動設計的情況下，把做好的報價單刊頭圖（例如公司 logo）上傳上來使用。

同時，這個版本主要想示範的其實是「合併列印」的應用。建立好資料之後，你有兩種方法可以使用「合併列印」功能來匯出一個特製格式的報價單 Excel 版本，第一種方法是找到表單右下角的「閃電」圖示、點開後按一下「合併列印格式1」，資料就會下載了：

第二種方法是到上方的工具 > 匯出 > 合併列印，點「合併列印格式1」右邊的「合併列印（Word/Excel）按鈕」，也一樣會下載：

下載之後長得類似這樣：

跟前一個版本類似只是因為我做了一樣的設計，並不是只能用這種格式喔！你可以點最後一個「報價單花俏版」來看看就知道了，也可以做成這樣 XD：

你可以嘗試用各種自己喜歡的方式玩玩看。