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關於 Ragic
（編按：本文及電商對帳單範本的更新時間是 2024 年 1 月，如果日後蝦皮改變成交手續費率和規則，可以參考「範本調整方法」來進行調整。如果想參考舊版文章，可見此連結。）
與「現場銀貨兩訖」的實體店相比，電商出貨後無法立即收到款項，使得賣家們比實體店更需要核對訂單與實際收款情況是否相符，多了一層「對帳」流程。
然而，對電商賣家來說，「對帳」是件極為繁瑣的苦差事，因為並不是所有商品「出貨」到「收款」的時間間隔都相同，不同商品類型、不同貨況、不同的物流管道、不同的買家付款時間，都會影響收款入帳時間。
而對小規模的電商賣家來說，「對帳」又是工作流程裡最容易讓人低估的一件事：跟行銷宣傳、訂單整理、包貨、寄貨這些「不做就收不到錢」的核心工作相比，對帳好像最不痛不癢，總讓人想忽略它；但，有經驗的人就知道，錯帳、對不到帳，甚至逾期未入帳有多困擾。
如果您也有以上這些問題，可以嘗試以系統自動對帳取代人工對帳。以蝦皮賣家為例，常見的人工對帳方式是將蝦皮後台「我的銷售」、「我的進帳」兩個區塊的資訊分別匯出成兩張 EXCEL 工作表後，用肉眼逐筆比對同一筆訂單編號（交易明細）中「我的銷售」與「我的進帳」金額是否相符、確認有沒有該入帳但沒入帳的訂單，過程不僅繁瑣、容易眼花出錯，還非常花時間。
但若使用像 Ragic雲端資料庫 這樣的工具，只需要運用「匯入更新資料」的小技巧，讓系統依照兩張表單共有的「交易明細」這個獨特值，自動比對哪一個錢包入帳的金額屬於哪一張訂單，並顯示是否有應入帳未入帳或金額錯誤的訂單，就可以省去許多手動比對的功夫，省時省力。
Ragic 是一個介面跟 EXCEL、Google Sheet 很像，但功能更強大的資料管理工具，不用寫任何程式，你就可以依照自身需求量身打造訂單管理、對帳系統等工具。
為了示範怎麼用 Ragic 省力地完成對帳需求，我們根據蝦皮購物優選賣家的對帳需求，設計了一個對帳用的 Ragic 快速範本，只要套用這個範本，將蝦皮訂單和進帳報表兩份 EXCEL 表單依照設計好的規則匯入，系統就會自動對帳。
以下，我們會分三個部分介紹與說明這個快速範本。
第一部分：我們會先展示這個範本的功能，也就是它包含了哪些「金額比對」的效果，主要有：標記有問題的訂單、找出訂單錯誤、入帳延遲或入帳金額錯誤。
第二部分：說明使用範本的方式（怎麼安裝 Ragic 快速範本、匯入資料來比對、有需要的話可以運用 Ragic 其他功能有效運用訂單資訊）。
第三部分：如果你是其他電商平台的廠商，也有類似的對帳需求，但邏輯跟這個快速範本不同，你其實完全可以根據自家流程和簽約規定，修改範本來符合你的需求，或用類似的邏輯設計出你自己版本的對帳單。
在 Ragic 中主要有兩種表單頁面，分別為表單頁和列表頁，列表頁可以讓我們一眼看到所有訂單，而表單頁則是用來紀錄每張訂單的細節。
套用範本並匯入資料後，列表頁中會包含所有訂單的狀態，包含「是否已入帳」和「入帳金額是否正確」，有問題的訂單能夠以顏色做標記，例如「應入帳未入帳」的訂單標為黃色，而「金額有誤」的訂單則標為紅色。直接點擊有問題的訂單，就可以進入表單頁查看細節。
進入表單頁後，在分隔線左邊的區塊是蝦皮內的訂單內容，包括訂單編號、完成時間、手續費等，而分隔線右邊則是在 Ragic 套用公式後，用來自動對帳的區塊。
在蝦皮中可以匯出訂單和進帳報表兩張表單，為了讓系統可以比對這兩張表單，我們需要找出一個獨特值欄位，用來比對進帳報表中的哪筆入帳屬於哪筆訂單。
和訂單一樣，進帳報表裡面也有「訂單編號」的欄位，可以拿來當作獨特值。在匯入進帳報表時，系統便會自動比對訂單編號，當兩者的值相符時，就能夠知道哪筆入帳金額屬於哪筆訂單，進而審核金額是否正確。
若遇到有問題的訂單，在表單頁的右方對帳區，也會把自動計算出正確的金額和日期。例如訂單已完成或超過鑑賞期，卻遲遲未入帳，系統除了會標記「應入帳未入帳」，還會顯示出原本預計的「最晚入帳日」；而當入帳金額有誤時，則會顯示「入帳金額錯誤」，同時計算出應收金額和入帳金額的差額。
另外為了預防蝦皮原先提供的訂單金額就是錯誤的，系統會根據訂購商品的價格、抽成費率等，將訂單金額、成交手續費、金流服務費，全部重新計算一次，並在訂單金額錯誤時，將該筆訂單的訂購項目於下方的子表格中列出。
由於有設定條件式格式，若入帳金額正確，則會顯示已入帳，並隱藏所有計算欄位，即便金額有誤，也只會顯示數值錯誤的欄位，瀏覽資料時才不會眼花撩亂，能一眼就抓出錯誤。
如果你已經有 Ragic 帳號，可以跳過這步驟。如果沒有的話，參考這裡的說明到首頁註冊一個帳號。
進入系統後，先新增一張表單，右方會跳出快速範本的選單，點選「電商對帳單」就可以囉！
首先從蝦皮匯出訂單和進帳報表，再進入Ragic，匯入剛才下載的快速範本中。在 Ragic 中匯入EXCEL的方式非常簡單，接下來會帶大家一步一步操作，也可以參考文字版的匯入與匯出教學。
匯入總共分成三個階段，分別為訂單資訊、訂購商品和進帳報表。第一次匯入時會需要做欄位配對和基本設定，但只要第一次完成後儲存匯入範本，未來匯入同樣格式的檔案時，就可以直接套用，不用從頭設定。
第一階段先匯入訂單報表，選擇「匯入到主表單」，由於蝦皮匯出的報表中，有許多對帳時不需要的欄位（如收件地址等），為了減少閱讀上的困難，在 Ragic 的表單中並沒有建立這些欄位，因此匯入時對應欄位會顯示忽略是正常現象，不用特別調整。
而在匯入時，需要設定以下的欄位互相對應，其他欄位則可以設定為「忽略」：
| 蝦皮訂單報表（Excel） | Ragic 表單欄位 |
|---|---|
| 訂單編號 | 訂單編號 |
| 訂單狀態 | 訂單狀態 |
| 訂單成立日期 | 訂單成立時間 |
| 買家支付運費 | 買家支付的運費 |
| 蝦皮補助運費 | 蝦皮運費補助 |
| 買家總支付金額 | 訂單總金額 |
| 蝦皮補貼金額 | 蝦皮補貼 |
| 蝦幣折抵 | 蝦幣折抵 |
| 銀行信用卡活動折抵 | 銀行信用卡活動折抵 |
| 賣場優惠券 | 賣家折扣券折抵金額 |
| 賣家蝦幣回饋券 | 蝦幣回饋券 |
| 優惠券 | 蝦皮折扣券折抵金額 |
| 成交手續費 | 成交手續費 |
| 活動服務費 | 活動服務費 |
| 金流服務費（2024/2/1 後更名為「金流與系統處理費」） | 金流服務費 |
| 金流服務費率（2024/2/1 後更名為「金流與系統處理費率」） | 金流費率 |
| 寄送方式 | 送貨方式 |
| 出貨方式 | 出貨方式 |
| 付款方式 | 付款方式 |
| 實際出貨時間 | 實際出貨日 |
| 訂單完成時間 | 完成日期 |
在匯入資料覆蓋原則中，記得勾選進階設定的「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」，系統才會帶入手續費等欄位值，並自動計算對帳區的所有公式。
第二階段同樣匯入訂單報表，不過這次是選擇「匯入到子表格：訂購商品」（子表格匯入方式請參考此文件），需要匯入的欄位可以參考下方的表格，其他的欄位設定為忽略，「匯入資料覆蓋原則」選取「更新舊資料」，然後一樣勾選進階設定的「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」，並儲存匯入範本。
| 蝦皮訂單報表（Excel） | Ragic 子表格欄位：訂購商品 |
|---|---|
| 訂單編號 | 訂單編號 |
| 商品名稱 | 商品名稱 |
| 商品選項名稱 | 商品選項名稱 |
| 商品原價 | 商品原價 |
| 商品活動價格 | 商品活動價格 |
| 商品選項貨號 | 商品選項貨號 |
| 數量 | 數量 |
最後一個階段是匯入進帳報表，這張報表裡面有 Summary 和 Income 兩張工作表，要匯入的是 Income。匯入前需要先整理一下資料，將上方的欄位及資料刪除，包括賣家帳號、從（某時間）、到（某時間）、小計等，同時把下方表格中訂單編號、錢包入帳金額、蝦皮代付運費、蝦皮入帳金額之外的欄位刪除，並把訂單編號作為獨特值，移到第一欄，可以參考上圖調整後的樣式。
和第一階段一樣，這次選擇「匯入到主表單」，匯入的欄位對應如下方表格，「匯入資料覆蓋原則」選擇「更新舊資料」，然後勾選「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」、儲存匯入範本後，就完成囉！
| 蝦皮進帳報表（Income 工作表） | Ragic 表單欄位 |
|---|---|
| 訂單編號 | 訂單編號 |
| 錢包入帳日期 | 撥款日期 |
| 蝦皮代付運費 | 蝦皮代付運費 |
| 錢包入帳金額 | 入帳金額 |
我們可以將已取消的訂單隱藏起來，專注在需要對帳的訂單上，套用固定篩選，就能固定篩掉已取消的訂單，將來打開列表頁時，就能一目瞭然，馬上看到有問題的訂單。
除了自動對帳外，當訂單已過鑑賞期卻未入帳，Ragic 也會寄出提醒通知信，確保您能夠及時掌握訂單狀態，而且這項服務不用額外寫程式或付費，只要透過提醒搭配共通篩選功能就可以達成囉！
Ragic 提供不同型態的報表，包括排行報表、樞紐分析、圓餅圖等，光是一張蝦皮對帳單，就可以產出不同的報表，以此作簡單的分析，也可以自行修改報表樣式，並下載為 PDF、友善列印等。將來如果增加更多表單、資料庫變大之後，能做的事情又更多囉！
可以透過排行報表查看每個月的訂單總額，評估當月的營收、行銷策略是否奏效等，又或者透過資料儀表板查看每項商品的銷量、哪個規格賣得最好，還可以統計顧客的付費習慣，如付款、送貨方式等，來評估之後適合參加哪項活動、哪些付費方式可以暫時關閉，減少金流服務費的抽成。
若您不是蝦皮購物的優選賣家，或者同時經營多個電商，也想使用 Ragic 來對帳，本段會進一步介紹這張表單的設計邏輯，讓大家理解邏輯後，可以依照自身的需求去做調整。使用上有任何問題，歡迎提供你們的需求、表單等（如訂單、對帳單），來信客服詢問。
如前文所說，系統需要一個獨特值，來比對哪一筆入帳金額屬於哪一張訂單（如蝦皮的交易明細可以和訂單編號比對），因此在匯入不同EXCEL檔前，一定要找到一個獨特值欄位，否則匯入時，系統將會無從比對。
表單中有設定欄位預設值和套用公式，成交費率的欄位預設值為 5.5%（非蝦皮促銷檔期內）。若是遇到活動期間有調漲手續費則需手動調整，例如在促銷檔期內，訂單手續費調漲為 6.5%，可以透過日期篩選，篩出所有活動期間的訂單，並搭配大量修改的功能，將成交費率調整為 6.5%（2024/2/1 後調整為 7.5%）。
金流費率一般為 2%，若是使用信用卡、蝦拼晚點付分期付款，會依不同期數有 3%、3.5% 的費率。因為訂單報表也有「金流服務費率」的欄位，直接匯入報表上的資料即可。若是不同平台，也可自行調整費率。
另外因為蝦皮有設定單件商品售出金額最高為 $15,000，也就是超過一萬五千元的商品，其成交手續費會以 $15,000 乘以成交費率，因此在訂購商品區的「單項成交手續費試算」（H22 儲存格）中，公式有設定條件公式。
IF(E22>15000,ROUND(15000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))
若是未來蝦皮改變單件商品售出最高金額的規則，例如改成 $10,000，只要將公式中的 15000 改成 10000 即可。
IF(E22>10000,ROUND(10000*A14*D22),ROUND(F22*A14*D22))
備註：關於蝦皮成交手續費、金流服務費、促銷檔期等等規範，請參考這份文件。未來若有調整，也可以自行調整相關的公式和預設值。
各家平台的鑑賞期有所不同，此篇以蝦皮優選賣家為例，因此將鑑賞期設為：實際出貨日＋平均物流寄送時間３天＋顧客取貨７天＋優選鑑賞期天（因應疫情調整，原為７天）＋延長承諾３天。
＊由於蝦皮匯出訂單沒有標明取貨時間，故顧客取貨期限以最長 7 天做計算。
其他電商賣家可視自身情況更改數字，若平台匯出的EXCEL表單中含有買家取貨時間，則可以將公式改為取貨日＋平台鑑賞期天數。
蝦皮現在是訂單完成當日就會撥款，而表單將最晚入帳日分成兩種狀況。第一是當完成日期有填寫時（買家自行點選完成或系統自動完成訂單）那麼最晚入帳日就會是訂單完成日，反之、則會帶入鑑賞期限。關於蝦皮錢包的入帳日，請參考這份說明，未來有變動時也可以自行調整公式。
每個平台的對帳和入帳期限不同，例如是簽約制的平台，可能固定每月同一天對帳，那就需要調整鑑賞期限所套用的公式，可以利用日期欄位公式搭配條件公式來做到。
如果你也有蝦皮對帳的困擾，可以先下載快速範本，把手邊有的訂單和進帳報表都匯入，看看有哪些款項還沒收到，又或者有哪筆訂單的金額有誤。一起註冊 Ragic、開始免費使用吧！
