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關於 Ragic
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「原本的 ERP 系統是單機版、要修改客製化的話就要另外付幾萬塊寫程式。而 Ragic 是雲端資料庫，使用方便，......專業版新增表單也不會再加錢。」
「只有公司運作的執行者最知道自己要分析的內容......這個系統讓我們沒有程式背景的人員可以自己編輯，一邊使用一邊就會知道要怎麼調整，才可以直覺簡單。我現在只要有了新想法，只要花 3 到 5 分鐘就能做出一張 Ragic 表單，......現在什麼都想用 Ragic 做！」」
| 組織名稱 | 鐵匠金屬  |
| 組織類型 | 金屬板材加工 |
| 面臨挑戰 | 少量多樣客製化，品質要求高、細節多 |
| 導入效益 | 報價成本試算效率增加、知識傳承數位化 |
| 選用方案 | 專業版 |
| 採用規模 | 管理 40 人工廠、數十項製程、無數客製化商品細節 |
| 應用類型 | 報價、成本分析、廠內知識管理與傳承 |
| 愛用功能 | 連結與載入、多版本表單、顯示從其他表單的連結、子表格產生新表單 |
| 使用頻率 | 每天 |
| 最滿意Ragic： | 雲端、低門檻高彈性，自己幫自己客製化；強大的連結比對功能、一個平台串接所有流程的潛能 |
鐵皮屋工廠裡，機器此起彼落發出聲音，有的以不同角度彎折片狀的金屬，有的在它上壓出各種形狀與孔洞，雷射切割機不時冒出小火花；另一角，師傅操作著砂帶機修整產品邊角。出了工廠，這些材料有的會變成科技產品的金屬機架，有的會化身為纖細小巧的蝴蝶磁鐵、芭蕾舞伶造型叉，細膩的線條透露出師傅的功力。
這裡是「鐵匠金屬」，是老工匠夏成春與兒子夏子翔經營的 40 人中型金屬加工廠，做的是少量多樣的客製化金屬工件。工廠成立二十多年，挺過產業無數風浪。
「我們這類的工廠，在北部算是非常多，其實很容易遇到價格的競爭，」夏子翔一語道出這一行的難處。不過，鐵匠金屬自有突圍之道：「有比較高難度、高品質要求的客戶，能夠接受比較高的價格，所以，這幾年公司專攻這部分。」
這些「高品質要求」，包含外行人想不到的諸多細節。金屬加工產業的許多製程，乍看簡單，其實卻藏著許多專業眉角，板材折彎的順序、雷射切割功率的調整，都有賴師傅的寶貴經驗。另一方面，客戶的要求也可能極細，包括產品的表面不能超過幾道刮傷、烤漆色差不能超過某個數值等，樣樣都不容易。
身為成立二十多年的工廠，鐵匠金屬有經驗老道的師傅、有能力應付高品質客戶的需求。但夏子翔知道這樣並不夠，他希望這個競爭力保持穩定，即使新血加入也不變質。
傳統工廠要把知識傳承到新一代，重點是看師傅願不願意教、新一代的吸收能力夠不夠，這樣的方式變數太多，新人撐不過就容易陣亡。
「我希望可以做到把老師傅的經驗技術準確的傳承，讓其他年輕一輩的人才可以完整的接收，最重要的是可以使用一個系統完整的記錄起來，不流於文件化。能做到這樣，那工廠的管理就不是靠人，而是靠一個系統作業。」夏子翔認為，有系統的知識傳承可以確保品質穩定，從而維持公司的競爭力。
另一方面，不只有師傅在製作時需要顧及諸多細節，負責報價、談訂單的業務人員，面對的也不是簡單的任務，報價時必須考量各面向來做成本分析，包括：根據拆解出來的材料與製程，分項估算加工成本、加總、考量可能的損耗範圍後，判斷客戶接受度、抓出利潤率，最後才推導出該報給客戶的價格。
鐵匠金屬已經有一套使用約七、八年的 ERP 資訊系統，這套系統是專門針對金屬加工產業打造的，平常製作報價單、工單沒有問題，但並沒有特別包含製程知識管理的部分，系統內建的「成本分析」邏輯也和公司的實際需求不太符合，如果要做到夏子翔理想中的模式，就需要在每年十幾萬的維護費之外，另外付出客製化修改的費用。
「我們請廠商報價過蠻多次，單次費用雖然只是幾萬塊，但是每改一次都要幾萬塊，累積下來其實也很可觀，會覺得這個錢要不要花？需要思考。」
夏子翔一直在尋找一個 ERP 以外，可用於公司統籌管理的工具。他認為這樣的工具有幾個必要條件：首先要是「雲端管理」，方便在任何地方查看，不用被綁在電腦旁；同時，要可以穩定、直覺地使用；最後，要可以彈性規劃設計，最好是不需要經過廠商或 MIS 人員，公司員工憑自己的力量就可以建構表單。
最後一個條件並不容易達成，但夏子翔某次尋找庫存管理工具時，意外注意到 Ragic，發現這可能就是他尋找已久的系統。由於 Ragic 有免費版可以直接註冊使用，夏子翔先利用免費版，簡單地記錄一些產品的規格，也安裝了一些 Ragic 內建的免費範本模組來研究邏輯。
隨著時間過去，他摸索出各種新的用法，發現許多原本 ERP 系統中沒有，需要花大錢客製、且 Excel 管理起來也不太方便的需求，原來可以用 Ragic 做到，而且搭配各種 Ragic 的各種「連結工具」，就能交叉比對各種資料。
「深入了解連結工具的邏輯需要一些時間，但搞懂了之後，我現在只要有了新想法，只要花 3 到 5 分鐘就能做出一張 Ragic 表單，很方便。」「我現在什麼都想用 Ragic 做！」
夏子翔打開「鐵匠金屬」的 Ragic 資料庫頁面，裡面已經有好多分門別類的頁籤、表單。我們把他分享的內容，分成「報價」、「成本計算」、「製程知識」三面向來說。
在講「報價單」之前，需要先說明鐵匠金屬的另一家關係企業。為了加速轉型升級，鐵匠金屬除了致力提高代工品質，也成立了以品牌為導向的新設計公司「鈑研精工」，自創品牌「Desk+1」，從設計到生產一手包，專做金屬類的設計小物。這些小物除了直接鋪貨到各大消費端通路，也開放企業訂製客製化禮品，需要依照製作量估算成本、製作報價單。
由於是新事業，鈑研精工並不像鐵匠金屬有 ERP 系統的報價單可以用。過去，鈑研精工是用非常「手工業」的方式，在 Excel 上製作報價單。
夏子翔說，他們會先開一個 Excel 工作表製作「報價單範本」，內含格式與常見的商品品項、價格，之後每次有報價需求，就新開一個工作表、把範本複製貼過去，然後再根據實際情形刪除不需要的品項、有時也要另外從其他工作表「產品」資料中找出資料複製貼過來；最後還要依照排版需求，手動調整欄位格式後，再輸出給客戶。
這樣辛辛苦苦製作出來的報價單，其實只有「排版」功能，因此之後如果需要分析資料，例如比對同個客戶的報價、計算某個時期的報價資料，其實都得再經歷一次複製貼上的過程。
Excel 資料還有散落各處、版本不統一的問題。一樣的資料，有人放在這個資料夾、有人放在另一個資料夾，很容易更新錯地方、被舊版本舊資料誤導。
夏子翔用 Ragic 建立報價單之後，原本繁複的流程減少大半：他設計好表單後，業務只要直接新增資料就好，排版、小數點等格式都可以事先規定，非管理者不能任意更動，減少有人誤調格式的風險；利用連結與載入功能帶入商品相關資訊，也省去刪資料貼資料的功夫。
過去不同客戶適合的報價單排版略有不同，手動調整讓人心煩，現在 Ragic 可以根據同一份資料來源，設計出不同排版的多版本表單，也減少了工作負荷 —— 這是夏子翔剛認識 Ragic 時，認為最棒的地方。
另外，報價單既可直接輸出成給客戶看的版本，也可以利用報表工具直接篩選、分析，徹底告別複製貼上地獄。
Ragic 報價單範本畫面如下，此範本可一鍵套用並修改成自己要的格式。此範本並非案例實際使用的報價單，僅供示意。
與「報價」息息相關的是「成本計算」（業務報價的依據）。鐵匠金屬和鈑研精工都有少量多樣的「客製化接單」業務，每一個客戶的產品都是獨一無二的，沒有公定價可言，業務每一次報價，就是要走一遍製程拆解、估成本、抓損耗、估利潤、觀察客戶接受度的流程。
既有的 ERP 雖然已經有電腦化的成本分析系統可用，但系統的邏輯和公司一直以來的計算心法並不同，不那麼實用。過去，夏子翔會將上一代寶貴經驗累積出來的「報價準則」，整理成 Excel 表，讓業務有需要時查看，但每次報價涉及不同製程、廠商、細節，肉眼比對耗時辛苦，老闆也無法一一查對業務計算細節，一不小心算錯成本，不是影響商譽，就是接了訂單卻做到賠錢。
在發現 Ragic 各種連結工具的好用之後，夏子翔活用 Ragic 的連結與載入、公式等簡單功能，量身打造出兼具「計算機」與「試算紀錄」功能，最適合自家的「成本/報價分析表」：
註：此為簡化版示意影片，不是真實資料。
只要點選連結好的製程，利用連結與載入的「飛入視窗」查看此製程過去的成本紀錄後，估出成本值填入、填寫組數、附上相關資料等，就可以利用公式加總初估成本；若臨時某項製程必須更動，只要調整就可以跑出新成本。同時，將常用的損耗率、利潤率做成選項欄位，點選即可估出報價、單價。
這些計算結果留在表單上，只要和其他表單適度連結，就會繼續成為經驗累積、後人參考的一部分資料。
由於 Ragic 每一張表單都可以彈性新增電子簽核流程，夏子翔在成本試算表單上也新增簽核機制，讓業務算完報價之後給老闆簽准之後才通過，增加一層把關機制。
高品質的要訣，就是對每一個製程各面向的掌握。從最基本的：一個製程的標準操作流程有哪些？跟哪些其他製程有關？有些什麼注意事項？客戶針對這個製程提出過哪些要求？以及更進一步的：最近的會議有討論過跟這個製程有關的事情嗎？公用資料夾裡面有沒有更詳細的舊資料與圖片？
這些過去在老師傅的腦中需要很長時間醞釀、成型才能印在腦海中的內容，現在可以製作成一張充滿連結關係的表單，讓你瞬間吸取多年功力。
註：此為簡化版示意影片，不是真實資料。
「我覺得做資訊系統就是要進化。我們做產品（本來就）都會有 SOP，但厚厚一本，有耐心的人或許可以看完，但看完之後他記得多少？如果情況換成：你在做某個程序的時候，我可以讓你直接看到這個製程跟什麼事情有關，執行的時候要注意什麼，下一步要做什麼，就好多了。」
夏子翔認為，Ragic 四大連結工具（連結與載入、多版本工作表、從子表格產生新表單、和顯示從其他表單的連結）是目前覺得最棒的功能，好處是「可以全面比對相關的經驗」，而且搭配使用後，就能夠在特定時刻，讓相關的資料自動顯示跳出到執行者的面前，是某種程度的「管理自動化」。
現在，鐵匠金屬內部開會時，會使用夏子翔在 Ragic 設計的「會議紀錄」表單，除了快速透過統一的格式紀錄會議結論，這張表單還有一個「相關製程」欄位，連結自「製程清單」表單，會議中若討論到某個製程，就在這個欄位點選相關製程。
這有點像「下標籤」（tag）的功能，但不止於此，因為「製程」這張表單，也利用「顯示從其他表單的連結」功能，把「會議紀錄」拉進來當參照子表格，當某筆會議紀錄標記特定製程後，對應的「製程」資料上，就會自動秀出這一筆關聯會議紀錄資料，讓資訊更有脈絡、更立體化地呈現。
知識傳承的同時，敏感資訊仍有分層控管的需求，這點 Ragic 也可以輕鬆滿足。舉例來說，業務會需要知道某個製程一般來說一分鐘加工費是多少錢，這樣才能估算成本，但師傅不一定需要知道得那麼詳細，此時夏子翔利用權限設計，讓製程相關知識中，與成本計算有關的面向只有業務看得到，師傅（製造相關員工）看不到，就不會有問題了。
夏子翔約一年前認識 Ragic ，正式付費約半年，已經正式導入業務報價、產銷會議、教育訓練等應用。由於他購買的是 Ragic 不限表單數量的「專業版」，之後不論新增多少表單，都不用因為新增表單而額外付費。
夏子翔說，用到最後，很多應用例如業務拜訪日報、電腦發配與維修管理等，即使現成的 ERP 或 CRM 可能也有類似功能，但「我就是想所有東西都在 Ragic 做！」
他說，用 Ragic 後最大的感覺是「資料都在一個平台上面，不用去公司資料庫找散落各處的檔案」，因此，除了很多新需求想用 Ragic 管理，也希望更進一步，將原本使用的 ERP 系統資料與 Ragic 串接，例如在 ERP 輸出的工單上印上 Ragic 相關製程注意事項的 QR Code 網址，或是將一些人員績效及機器設備的數據，匯入到 Ragic 分析.....展望未來，夏子翔希望 Ragic 成為串接各資訊系統的平台，協助鐵匠金屬發揮更大的管理綜效，迎向下一輪挑戰。
