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關於 Ragic
你負責的補習班、家教班採精緻的小班教學，甚至主打「一對一」或「一對二」教學，原本以紙本或 Excel 處理所有學員、帳務與課務資訊，現在想更系統化管理，最好有個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統，但不希望太貴太耗時？你可以從這篇文章提供的方法入手，試試用 Ragic 來打造自己的系統。
如果你還不知道 Ragic 是什麼，Ragic 是個自助設計資訊系統的工具，我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面，但能做到資料庫的功能，讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用，只要在首頁或本篇文章最下方註冊帳號就能使用（有提供免費版可試用）。
由於 Ragic 的高彈性模式，和補教機構、新興的各種課程機構的資料管理需求相合，近年來常有補習班、家教班、才藝班、游泳班、健身房等客戶來信詢問如何設計系統，以管理自家資料、排課、訂購繳費、點名扣堂數等。在累積許多針對不同課程機構的不同設計建議後，我們將相關的教學集結成系列文章，希望協助有興趣的新用戶，更快針對自己適合的模式快速上手。
如果你也是正在尋找客製化資訊系統的課程機構，你可以先從本系列的總論開始，總論中將課程機構分成四個類別，可以在辨認自家屬於哪一種類型後，直接點到對應文章來閱讀。
本文主要解說總論中課程管理模組之外的第 ② 種模式：一對一教學、固定上課時段的開課模式。這種模式例如補習班的一對一資優數學課程、一對一或一對二游泳班，是先幫老師跟學生配好一個上課時段，然後跟團體班的規矩一樣，固定按特定週期上課。以下會完全針對這樣的模式，根據最常見的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三大流程，提供設計建議。
註：「一對一固定上課時段」的模式其實可以看作是課程管理模組（同樣固定上課時段）的簡化版本。和課程管理模組相比，兩者差別只在於一班學生是只有一個人，還是一堆人（團體班）。
當一班學生只有一個人的時候，某些原本需要子表格、新開一張表單、或是動作按鈕等功能達到的事情，可以簡化處理，實際使用起來會更方便。但如果你不介意表單比較多張、架構比較麻煩的話，「一對一固定時段開課模式」的需求，是可以直接透過安裝課程管理模組來達成的。
反過來說，如果你的開課模式是固定上課時段，但不是「一班只有一個學生」，而是「一對二」的情形的話，因為只要多一個學生狀況就變複雜，我們還是比較建議你直接參考或修改課程管理模組。
另外，假設你是一對一課程，但上課時段不是那麼「固定」，可能會臨時約定或修改，但仍屬於「具有連貫性，約好要按部就班上完一整組」的課程，你倒是可以考慮採用本文建議的表單架構略加修改來使用，相關的修改建議請點這裡。或者，你就可以直接參考四種模式裡的③ 一對一、可隨時預約模式，最具有彈性。
你可以點選以下連結查看示範表單（後面的教學都可以對照示範表單查看，也可以在示範表單上新增資料測試效果）：
我們建議你除了示範表單之外，最好也先直接註冊一個 Ragic 帳號來實際搭配教學玩玩看，你會發現很多表單建置或流程操作實際做起來並不難。接下來會將此模式的資料 / 流程管理需求，拆成前面所說的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三個階段來解說，概要製表如下：
| （一）管資料 | （二）訂購繳費 | （三）排課、紀錄 | ||||
| 基本資料 | 課表 | 訂購 | 繳費 | 排課 / 預約課程 | 產生點名單 / 上課紀錄 | 扣堂數 |
| 老師、學生、上課地點、開課清單各開一張表單紀錄，說明見此 |
基礎版：在老師、學生、上課場地等表單添加包含上課時間的參照子表格即可當課表參考。 進階版：在開課清單建立子表格，記載每次上課日期，再根據子表格（產生新表單的）資訊產生行事曆報表或行事曆同步。這兩部分的說明見此 |
一對一的課比較「因人設事」，因此課程訂購 = 開課清單（多加欄位「上課學生」） 即可，說明見此 | 視繳費與訂購的關係而定，說明見此 | 週期開課，因此開課時即排好課了。若需調整時間可在開課清單子表格修改。 | 因為只有一位學生，在開課清單建立記載每次上課日期的子表格（就是前面提到的「進階版課表」）在此子表格新增出缺席以及扣堂數欄位即可。說明見此。 | 由於訂購單和點名單（子表格）在同一張表單上，可套公式，訂購單上的剩餘堂數 =「原本的總堂數」減去「點名子表格上『扣堂數』欄位值的總和」，說明見此 |
接下來，我們就直接拆解需求，讓你一步步 100% 根據自家需求，做出最符合心中理想的系統！
管好整個「流程」之前，最基本的，就是要先能把名單、清單、列表這類比較固定的「資料」整理好、分門別類放好，方便查找和調用。在這裡，我們要管理的基本資料主要包括老師名單、學生名單、上課地點，這些部分表單的建置邏輯和其他開課模式類似，可以直接參考團班開課模式這個區塊（直到「另外建立「付費方案」表單」之前）的說明。
「課程」相關的部分，包括開課清單、付費方案、課表的建立方式，則會因為模式差異，有點不同，以下就另外說明。
「課程」相關的資料，按理也要開一個類似「開課清單」的表單，把開的課列出來。不過，跟團體班課程相比，一對一課程比較屬於「量身打造」類型，不會像團班課那樣先開好制式規格，等願意接受的人報名，也不會像一堂團體課會有多個學生報名（會產生多筆訂購資料），會需要另外建立「課程訂購表」來管理訂購資料。
一對一課程的每個課程只會對應一筆訂購資料、一個上課的學生，沒有學生要上課，一對一課程就不會開，因此，在紀錄課程資訊時，就可以直接包含這位學生的「課程訂購」資訊。
也就是說，可以直接在常見的課程表單裡，增加一個「訂購資訊」的區塊，註記是哪個學生訂了課程即可，等於將「課程訂購單」的資訊直接合併在「開課清單」表單中，不用另外建立一張「課程訂購表」。
我們可以建立像下圖的開課/課程訂購單，範例表單連結在這裡：
因為這張表單實際上就是「課程訂購+課程資訊」兩張表單的合體，基本上跟課程管理模組的課程訂購單長得很像，
可以參照課程訂購單的方法，利用連結與載入工具將學生名單，老師名單，上課地點的資訊連結進來。
和課程管理模組課程訂購單的差別只在於，在我們現在解說的這張「開課 / 課程訂購單 / 上課紀錄」表單中，課程資訊的部分是直接輸入的，不需要另外建立一張課程表單連結載入了（因為在一對一課程裡訂課 = 開課，每個開課資料裡只會有一個訂購的學生，不需要分成兩張表單紀錄了。）
至於課表的製作方式，原則上可以直接參考 ① 團體班、任選時段上課模式的課表這個區塊的說明，就可以設計出來，可以用表單的方式呈現、也可以用行事曆的方式呈現，只是要注意的是，在本文所描述的模式中，開課清單、課程訂購單都是屬於同一張表單。
如果學生每次訂購的單位不是一組課程，而是多組課程，或是課程加上商品的組合，那麼就可能也要另外建立付費方案表單，此時可以另外建立付費方案表單，設計原則可以參考 ① 團體班、任選時段上課模式的付費方案表單的說明。
在 Ragic ，如果想管理一組資料，最簡單的方式就是把資料整理成一張或多張表單，而要是想管理 / 追蹤 / 紀錄根據這些資料產生的流程，最簡單的方式則是建立一張專門管理此流程的表單，以連結與載入將其他表單資料帶入，一般賣賣業的「訂單管理」、「出貨」、「入庫」流程，行政總務需要的「設備租借」，人資需要的「加班申請」等，在 Ragic 都是用這種方法做的。
「課程訂購」這類流程的管理需求就和「訂單管理」類似，只是在本篇文章「一對一課程」的情況下，「訂單」跟「開課清單」的意思是一樣的，因此請參照前面「開課清單」的設計即可。
而繳費流程的部分，這裡的示範表單也是採取「一筆訂購 = 一筆繳費資料」的邏輯來設計的，如果一筆訂購不等於一筆繳費資料（集結多張訂單一次繳費，或一次訂購分期繳費），有需要的話，可以參考總論文章中的說明來做。
在本篇文章的模式中，學生每堂課都固定應該出勤，沒有選擇什麼時候要不要上課的問題，因此不需要處理「課程預約」問題，主要要管理的流程就是紀錄出缺席以及扣堂數。
這部分會比團班上課單純得多。
如果是團班的話，一堂課有多個學生，代表每次上課時，每張點名單都會需要多個出缺勤紀錄的欄位，也就是點名單上的學生出缺勤紀錄通常需要用到 Ragic 的子表格。而一對一課程每次上課時只有一個學生，也就是一筆點名單資料只要對映一個出缺勤狀態的欄位即可，此時，就可以用簡化一點的方式來製作點名單，例如下面的做法。
我們可以在開課清單 / 訂購單這張表單上，新開一個「課程紀錄」（點名．上課紀錄一覽表）子表格，用「一行子表格 = 一次上課」的方式來註記每次上課的狀態。像這樣：
這個「點名．上課紀錄一覽表」子表格，其實就是前面解說到以日曆方式製作課表時，製作行事曆報表的方法（開課清單子表格，可再參考這裡)，只是不一定需要「子表格產生新表單」，可以在子表格紀錄就好，省一張表單。
能夠「自動計算剩餘堂數」會有很多好處，例如，學生如果中途退費，你可以知道他已經上過幾堂課，以便處理後續。如果學生是固定買糖樹的話，也需要在每次上課前，確認這個學生是否還有剩堂可供上課，以便提醒學生/家長是否需要購買新的點數/堂數。
通常，紀錄出缺勤、以便知道該怎麼扣堂數的資訊來源，會在點名表 / 出席紀錄這類表單上，而「目前剩餘堂數」的資訊，放在紀錄訂購資訊的表單上最合理。
在團班上課的模式裡，「點名表」和紀錄「訂購資訊」的表單，會是不一樣的兩張表單，因此我們通常會用更新別張表單欄位值的功能，按按鈕來將點名單上的「扣堂數」資訊（設定只要上過該堂課，就將該堂課扣堂數欄位值改為1），更新到訂購表單的剩餘堂數欄位上（剩餘堂數欄位自動減一）。
而本篇教學的例子裡，訂購表單和點名單是放在同一張表單上（點名資訊是開課清單/訂購單的子表格），因此不需要使用到動作按鈕，需要使用另一個功能。由於我們希望的是，以子表格「扣堂數」欄位值的總和為依據，讓「剩餘堂數」欄位可以即時扣減掉所有已經有上過課的堂數，因此，可以利用 Ragic 的公式來做。
以這筆資料為例，公式可以這樣設：
這樣，當你幫學生在「出席狀態」上選擇好狀態（使該欄位不是空值）之後，「扣堂數」欄位會自動填上「1」，而「目前剩餘堂數」欄位會等於原本的總堂數減掉所有已上課的堂數：
每次新上一堂課、註記出缺勤紀錄時，就會觸發「扣堂數」以及「目前剩餘堂數」欄位的公式，達到自動更新的效果。這裡的公式也可以根據實際的課堂規則來調整（例如如果請假缺席的話不扣堂數，那麼「扣堂數」欄位的公式就要修改，甚至出席狀態的欄位值選項也要修改。）
從管理基本資料、課程訂購管理、排課預約管理、上課紀錄管理到扣堂數，基本的課程管理需求大致就解說到這裡。如果你需要複習一下每個流程可以用怎樣的設計方法達成需求，可以點此跳轉到最前面的表格。
如果你的課程模式是「一對一」，但不是標準的「固定上課時段」模式，比較像是學生跟老師談定了某段時間要上十堂課，但因為只有兩方要約時間，所以用比較彈性的方式處理，可以臨時決定上課時間或改時間，此時雖然也可以適用四種模式裡的③ 一對一、可隨時預約模式，但因為預約模式比較偏向「彈性預約」，對於一系列連貫課程的紀錄可能顯得比較零碎，因此可以略加修改本篇文章的建議架構來適用。
例如，只要在開課/課程訂購單/上課紀錄表單中，將課程資訊中的週期訊息等欄位拿掉，談定的上課時間填在子表格中，就可以了。
由於這種談定的模式，不一定需要請假與補課，因此原本建議設計的表單架構中的請假、補課兩張表單就可以省下來。
「談好固定時間上課」的模式多少會有管理請假或加補課的需求，這部分一樣可以參考同樣是「固定上課時段」的課程管理模組設計請假單、加補課單的架構。
原則上，加補課單的設計邏輯跟課程管理模組一樣，可直接參考課程管理模組的說明。不過，在請假單的部分，因為一對一課程一堂課只會有一個學生，設計上可以再簡化一點，可參考這張表單的設計。這張表單的基本架構和課程管理模組的表單類似，一樣設定連結與載入自學生表單、課程（開課）表單，並且設計像這樣的動態篩選（讓學生或工作人員填寫請假單時不會看到一堆不相關的資訊）：
而在「將學生請假的資訊傳遞到點名單上」的部分，團班上課的表單必須在老師點名時，手動透過連結與載入或按鈕來查看有沒有請假資訊，一對一課程的表單則可以直接利用更新別張表單欄位值的功能，做得比團班簡單。
只要設定如下的更新別張表單欄位值動作按鈕：
在請假程序完成後，按下此動作按鈕，就會直接更新課程相關表單的資訊了。
如果你的機構混合了不只一種的模式，希望比較不同模式怎麼管理流程、或希望知道怎麼在一個資料庫管理不同模式的流程，可以看總論的比較表以及混合模式的建議；如果你有進階的設計需求需要我們提供建議，也可以先參考總論，或直接來信 support@ragic.com 詢問我們。祝你建置資料庫順利！
