前言

Ragic 是一個可以無縫整合 Excel 的雲端資料庫平台（支援匯入匯出 Excel ），這使得我們在協助客戶排除障礙時，有時會跟 Excel 打打交道，也累積了一些 Excel 常見問題和疑難雜症處理的小技巧。

我們先前陸續跟大家分享了Excel 檔原本的英文 A,B,C 欄變成數字 1,2,3的原因和處理方法、以及「如何刪除 Excel 的空白列」，這次要來談談「如何在 Excel 移除重複資料」。

Excel 提供了快速的方式，可以簡單幾步驟把重複資料刪掉、或把重複資料標示出來（讓人檢視過再決定是否刪除），方法本身不難，但還是有各自要注意的地方。以下逐一說明：

Excel 移除重複值、標示（找出）重複值的功能一覽

標籤名稱 （工具列上的分類）	功能名稱	效果	適合情境
資料	① 移除重複項	直接刪掉選取欄位值重複的資料（保留第一筆）	適合規則明確、不需要另外檢視、經常需要執行刪除的流程
常用	② 條件式格式： 標示重複值	把欄位值重複的地方標示上色	最常見：適合需要額外檢視、決定去留的狀況；適合單一欄位比對
資料	③ 進階篩選： 篩出唯一值	隱藏重複值，只顯示第一筆（但沒有刪掉重複值）	適合只需要「看起來不雜亂」的狀況

① 「資料」標籤 > 「移除重複值」

第一種是最直接、方便的「移除重複值」方法。只要用滑鼠選取好表格範圍、在「資料」標籤找到「移除重複值」按鈕、按「確定」，三步驟就清掉重複值了。

不過，最方面的方法有時也最「危險」，因為在資料被刪掉之前，你其實沒什麼機會去檢視系統認定的「重複值資料」是哪些，萬一刪除範圍選得不對、比對重複規則沒選對，不該刪的資料就會不小心消失了。

「移除重複項」功能要注意的地方主要有三項：

一，起初框選欄位範圍時，選的是「之後移除重複值時的刪除範圍」（不是「比對重複值依據」）。以上圖為例，假如你想把重複報名的學生資料刪掉，框選範圍要包括 A, B, C, D 欄，才能把重複的學生資料整筆刪掉。不能只選「B 欄」（學號），這樣只有學號那欄會被刪掉、對應的其他欄位（例如重複的學生姓名等）都還會在，會資料大亂（部分學號跟姓名的對應錯誤）。

二、點「移除重複項」後會跳出視窗讓你確認「比對重複值」的範圍。此時，若要比對的只有單欄（例如學號），但你卻維持預設的 A,B,C,D,...欄全都勾選的狀態的話，會變成「A, B, C, D 全部欄位值都是重複的，才移除」。同樣以上圖的例子來說，我們想刪掉的是「重複報名的學生」，這些學生重複報名時，每次會取得不同的報名編號，但他們是同一個人，是我們認定的「重複資料（報名編號不一樣，但學生是同一個人」，此時如果要求「A欄 報名編號」也要一樣才能認定為重複資料的話，就會有誤了。

三、「移除重複項」基本上會直接留下重複值的第一筆資料，移除其他後面的。這時假如希望依照特定的規則來決定資料去留（例如比較完整的一筆資料，如備註欄位有值），或希望一筆一筆檢視決定的話，就比較不適用於這個方法。

個人建議，要使用「移除重複值」這個功能，最好在你已經對此功能的運作機制很了解，或是常常需要執行同樣一種操作，SOP已經建立好的前提下做。做之後，記得檢視一下有無問題，有的話趕快 Control + Z 恢復資料。如果要更萬無一失，可以在做之前先備份一份原本的資料。

② 「常用」標籤 >「條件式格式設定」>「醒目提示儲存格規則」>「重複的值」

第二種方法，是比較迂迴一些，但一般人比較不會出錯的方式，如果沒有什麼特別的想法、重複資料量也不大的話，建議可以用這個方法來做。這個方式是運用 Excel 很常見的「條件式格式」，先把重複值標註上色。接著就可以依照自己的需求，一筆筆把資料處理（刪除）掉。這個方法也適用於不確定自己有沒有重複資料的狀況，設定之後有欄位上色就代表有重複值，沒有就代表沒有重複值。

這裡要注意的是：在選取「條件式格式設定」之前，一樣要先框選執行這個功能的範圍（也就是「條件式格式設定」的範圍。而條件式格式設定中的「重複值」指的是單一欄位的重複值，不提供多個欄位綜合比較是否都重複的功能，因此如果你框選的是多個欄位，會像下圖這樣，每個欄位有重複值的都標起來，這不一定是你想要的。

因此，如果使用「條件式格式設定」的方法，又希望比對的重複值是「多個欄位值都重複才標示」的話，建議多開一個「判斷用欄位」，用 Excel 的字串公式（&）把多個欄位值連在一起，然後框選判斷用欄位來設定條件式格式即可。

③ 「資料」標籤 > 「進階（篩選）」> 「不選重複的紀錄」

第三種方法，嚴格來說不是刪除重複資料的方法，而是一種「篩選、隱藏重複資料」的方法。選擇要比對重複值的欄位後，在「資料」標籤「篩選」區塊點「進階」，勾選「不選重複的紀錄」，就可以篩選出該欄位不重複的資料（隱藏該欄含有重複值的整列資料）。

此時，被篩選掉 / 被隱藏的資料並沒有被刪掉，只要點一下「清除篩選」或在隱藏的列與列之間點「取消隱藏」，就會再現身，適合需要保留原始資料、公式計算時需要原始資料，但不想看到太雜亂資料的狀況。

備註：決定「重複資料」與「刪誰留誰」的判準

前面的教學裡，不管你選擇哪一種方法，其實都需要在操作步驟中，決定要怎麼比對「重複資料」，以及「刪誰留誰」的判準，以下針對這些部分做一些補充說明。

(1) 重複資料的定義：是「整列所有欄位都和別人重複」，還是「只要單一欄位有重複值就算重複資料」？

不同情境下，「資料重複」的判準可能有所不同。有時候，你想處理的重複資料，是某個特定欄位欄位值重複的資料，但有時候，你想找的是「每一個欄位都重複、或是特定幾個欄位都重複」的「重複資料」。

在 Excel 執行「找出重複資料」和「移除重複資料」時，系統會依據你選取資料的範圍，決定是要認「單一欄位的重複值」還是「一組欄位是否全都重複」，因此你必須先弄清楚自己要找的是哪一種。如果沒想清楚就隨便去框「重複值」的範圍，很可能反而把資料搞亂了。以下舉例說明不同情境下兩者的差異。

假設某活動開放學生報名參加，因為報名管道多元，學生可以跟導師報名、透過所屬社團報名，彙整報名資料時發現同一個學生透過不同管道重複報名，導致學生資料重複。此時，要刪重複資料，只要把報名資料裡「學號」這個欄位的重複值找出來，刪掉含有重複值的整筆資料（留下一筆）就可以了。

（如下圖：只要「學號」這欄重複，就代表資料重複了，只要抓出單一欄位值重複的就好）

假設今天處理的是訂單資料，負責彙整訂單的員工不小心重複從同一個來源貼上了某些資料，要刪除重複訂單資料。此時，這些資料的「訂單編號」可能是重複的，找出「訂單編號」欄位重複的資料來處理就好：

但假如今天是負責打單的員工不小心重複登打重複的訂單，重複資料的訂單編號是不同的，那麼如果從重複訂單編號下手，你會一筆都找不出來；而單憑「業務」、「客戶名稱」或「訂單日期」欄位，也沒辦法判斷訂單是否重複，因為同一個業務接到複數訂單、同一個客戶多次下單、同一天有多筆訂單，都是有可能的，任意拿單一欄位當判準，可能把業務的業績都刪掉了。

這時，我們必須依照實際情境，設計多個欄位的比對方式。假設這家公司同一天同個業務不會接到兩筆同個客戶下的單，那麼，可以認定當「訂單日期」、「客戶名稱」、「業務」三個欄位值全都一樣時，這是誤 KEY 的重複訂單，要處理。

此時，我要做的就會是一次比對不同筆（列）資料的多個欄位（例如前面講到移除重複值方法時，選擇比對重複值欄位的範圍要包括多個欄位），或是用字串公式把這些欄位串成一個輔助欄位（例如這裡的說明），比對輔助欄位的值是否重複來判斷重複資料。

（從上面的討論其實可以看出，當一筆資料含有「獨特值欄位」如學生編號、訂單編號時，很多時候比對或辨認資料時以那個欄位為準就可以了；反之如果沒有的話，就得自己用字串公式或其他方式，另外製造出一個獨特值欄位來當判斷基準。可以看出處理資料時，獨特值欄位的好用之處）

(2) 刪誰留誰要注意

找出重複值並刪除的過程中，「哪一筆資料該刪」其實也是該注意的事。Excel預設的「移除重複值」功能，預設是保留重複值的第一筆資料、移除之後出現的。

如果「重複資料」是兩筆完全一樣內容的東西，那麼不管留哪一筆下來都可以，這樣用沒有問題。但如果是基本資訊重複，但有的資料是完整版（有比較詳細的備註或地址等資訊）、有的是精簡版，要留比較完整的資料的話，就得注意，因為 Excel 「移除重複值」功能的規則就是「留第一筆」，此時你就不該直接「移除重複值」，可能要考慮標記重複值之後手動處理（也就是利用條件式格式來處理）。

標籤: Excel

分類: 雲端工作術, 表格技巧