高效率婚禮籌備術（下）：用 Ragic 輕鬆搞定宴客、流程管理產生甘特圖、管預算

前情提要：本篇為「高效率婚禮籌備」模組介紹文的下篇，有需要的話可以自行點擊觀看上篇：高效率婚禮籌備術（上）：這組表單讓你統計人數、排桌次、追蹤送帖送餅進度，還能身兼禮金簿。

籌辦婚禮有時很繁瑣擾人，由於 Ragic 正好就是個管理資料、讓人自己設計資料管理工具的平台，我們知道自己的工具，比 Excel 與 Google 更能有效管理你的婚禮籌備資料，因此我們自己設計了一組範本表單，希望能幫助大家。

只要在我們的平台—— Ragic 雲端資料庫註冊一個免費帳號，在應用商店免費安裝我們設計的「婚禮籌劃」範本表單，就可以手動輸入或將其他表單的統計結果匯入這組線上表單，接著透過簡單點選的方式，就能分派桌次、將結果輸出成不同格式，也能用手機 APP 即時查看，省去剪剪貼貼、搞錯資料的痛苦。用得習慣的話，你還可以把婚禮其他惱人的雜事——工作人員分配、預算掌控、準備物品清單、當日流程管理等，通通放在 Ragic 上！

關於範本表單的架構與關聯、與賓客、工作人員資料管理有關的介紹，請參照上篇。本文將說明範本表單中與「流程管理」：籌備流程與當日流程管理、以及流程中需要的物品/產品清單和比價的部分。

有需要的話，你可以透過文章的目錄，直接跳到個別表單說明來查找你要的資訊。有任何問題，都可以寫信給 support@ragic.com 詢問我們 :D

先複習一下表單架構圖：

我們就接著說吧！先從比較單純的「採買評比清單」開始說。(另一張物品相關表單「需要準備的物品」主要是婚宴當日用，在流程表單之後說明)

採買評比清單

婚禮相關的採買，因為有許多大項支出，和平常生活用品、食材等的採買有些不同，因為單項支出較高，「比價」和評估不同方案變得更重要。所以這邊我們做了一個很簡單的採買評比清單範本：

「採買標的」主要是讓你填寫想買、想比價的東西，它是一個使用者可以自行增加選項的選項欄位。以上面的範例來說，假如想評比的是「新娘秘書」，那就先在「採買標的」欄位值右邊的倒三角形點一下，點「新增選項」輸入「新娘秘書」，之後表單裡就都會有這個選項，每次紀錄新娘秘書時，點選「新娘秘書」選項即可。

「評比編號」是我們設的系統流水號，是自動產生欄位值的欄位，不需要手動填寫就會自己產生，有時候有個編號會比較好辨認資料。你也可以自己手動改你想要的編號，只要注意：系統預設這個編號不可重複即可。之後要評比時，在這個欄位篩選「新娘秘書」就可以把所有同類要評比的商品找出來（也可以儲存這個篩選條件）。

商家名稱、聯絡資訊、價位、特色、心得等，很簡單填寫相應資訊即可。有時候我們可能會挑幾個廠商做最後評比，所以設計了兩個打勾的欄位。這些打勾欄位的好處是，勾選之後，在列表頁上查看時會更一目瞭然：

上面畫面可以看到，你一樣可以針對評比標的或狀態（是否進入決選）自訂儲存好的篩選條件，需要時點一下即可，比對起來更方便囉！（註：有打勾的欄位值是 Yes，沒打勾的是 No）

接著我們來說一下其他流程管理的範本表單，可分成兩組：長期籌備階段，以及婚禮當天流程。

婚禮是個長期戰，往往在婚期半年（或更早以前）就要搶著訂喜宴場所、訂新秘，籌備流程拉得長，又牽涉好多人，如果沒能有效統整資訊，很容易漏東漏西、效率不彰，或沒掌握好進度，搞得想訂的檔期都沒了、或者婚前要拚命「加班」準備，基本上，該當成一個專案管理項目來認真看待。所以，這邊提供一組範本：「長期籌備時程表」和由它的子表格產生的新表單「長期待辦事項清單」紀錄整個籌備流程需要的資訊。通常只要在主表單（長期籌備時程表）輸入資料即可。

婚禮當天是所有準備的「成果發表日」，更不容出錯，這邊也準備一組「婚宴當日流程」和「需要準備的物品」做為參考範本。

長期籌備時程表

「長期籌備時程表」就像一般專案管理最基本的流程，主要就是記錄整個籌備流程需要在什麼時候做些什麼事情、由誰負責。這邊先提供一張填寫好資料的表單範例：

哪天結婚呢？這個欄位言簡意賅，請填入結婚日期。

「籌備編號」欄位由系統自動產生，不用填。「籌備階段/類型」這個欄位是用來當結婚這個專案不同階段的管理依據，可以依你需求，將籌備期拆分成不同的大類、階段或事件，準備起來比較有條有理！要分得粗或細都可以，例如前置期／婚前一個月／婚禮當天；訂婚宴／北部婚宴／南部婚宴；訂婚期／婚紗／訂餐廳／找新秘...等。

「開始日期」與「結束日期」則可以填寫這個階段大概是何時到何時，系統會依據「開始日期」和「哪天結婚」這兩個欄位，估算出此階段大概落在婚期前幾個月（套用日期公式）。

摘要與細節可以填寫對此階段的說明，而下方的「工作事項」子表格區塊可以填入每一項待辦事項，這個子表格產生新表單後就是「長期待辦事項清單」這個表單，其中「類型」（階段）欄位是套用公式自動帶入的。

長期待辦事項清單

這張表單和「長期籌備時程表」內容相似，只是呈現的視角不同。「長期籌備時程表」是以「一個階段」為一筆資料的格式，將籌備時程切分成階段，工作項目放在子表格中；「長期待辦事項清單」則將每件該做的事情都列在一般欄位上，不同階段的工作項目都可以一覽無遺。

婚宴當日流程

婚宴當日就像辦大活動一樣，靠譜的 rundown 不可少。上網簡單查詢，可以看到很多「婚宴當日流程」的參考資料，這些參考的流程表多半整理成 Excel 表格的樣式，條理分明，但婚宴當天要拿出來查看並不太容易，這張表單就是這種婚宴流程的「線上版」，不同的工作人員查看、男女雙方要掌握對方狀態，都可以隨時查詢。

這張表單的列表頁大概長這樣：

表單頁的填寫介面如下：

選擇是男方或女方的流程，選擇開始/結束時間，系統公式會幫你算出此流程耗時幾分鐘。後面的子表格區塊則可以填寫每個流程的負責人、需要準備的物品，時候到了不會手忙腳亂。要注意的是這張表單和後面「需要準備的物品」表單設計了連結與載入關係，可以事先將要準備的東西建檔，然後在「物品清單」子表格一一點選即可。（「準備事項」區塊-「要準備的物品」欄位為根據「物品清單」子表格套用公式而來的資訊）

網路上有很多流程建議表，只要是 Excel 格式的流程表，都可以在下載、稍微調整後直接匯入這張「婚宴當日流程表」。如果希望這張流程表簡單一點，可以複製表單後，進入設計模式將連結與載入關係、公式等拿掉。

需要準備的物品

在這張表單裡，你可以簡單紀錄婚禮流程上需要準備的物品和數量，讓準備婚禮流程的人可以透過前面的表單關聯來對照。

進階應用：將流程表一鍵做成客製化的甘特圖

前述這幾種流程管理的表單，在 Ragic 還可以用我們的報表工具，依需求快速產生甘特圖來更加一目瞭然。

以「長期籌備流程」來說，由於每一項待辦事項在「長期待辦事項清單」這張表單中都是一般欄位而非子表格欄位（代表可以做為產報表的依據），可以在這張表單中產生長期籌備流程的甘特圖。在這張表單的右方「報表」按鈕按下去後，選擇「甘特圖」。

進入報表頁面後，選擇「開始日期」「結束日期」為事件開始/結束的欄位，選擇適當的週期（假如籌備待辦事項每一筆留的時間是一兩天，週期可以選「天」；籌備待辦事項每一筆留的時間是一兩週，週期可以選「週」等），可以（依據階段）加上標籤讓報表更一目瞭然。例如：

（可以直接儲存報表，不用每次重新產生報表）

如果你想要的話，「婚宴當日流程」這張表單也可以做成甘特圖哦！可以選擇以每 15分鐘或每小時為時間刻度。

進階應用二：利用其他免費模組讓結婚相關事宜更順利！

免費範本模組的介紹大概到此為止，其實除了我們提供的免費婚禮籌劃範本表單外，由於結婚就像在跑一個大專案，Ragic 免費模組（應用商店）中的「專案管理」類型表單其實也很適合安裝後修改使用。如果想要管理婚禮的專案預算，「專案預算管理」表單很適合喔！