如何定義 Ragic「一筆資料」的單位？如何設計自動結算功能？

如果你是 Ragic 用戶，並且有以下困擾：

(1)新手上路，總覺得搞不清楚「一張表單」跟「一筆資料」的差別是什麼，不確定免費版 3 張表單的限制，指的是三張訂單？還是三種不同的表單？

(2)開始設計一張表單時，不確定資料的切分怎樣才適當，例如公司的文具、設備、器材要細分到每一個物品都列為一筆資料，還是每個品項一筆資料即可？（例如，如果我有10個印泥和5支筆，這會是2筆資料還是15筆資料？）要紀錄家庭收支帳，是要全家人每個月一筆資料，還是每位家人/每個月一筆資料，又或者要是每位家人/每個月/每種開支類型都列成一筆資料？

(3)想要能夠「自動結算」某類型、某階段流程產生的總費用、總收入、或任何這段時間的統計資訊，想知道怎麼設定才能正確產生報表，或者想要比既有的功能更多一些，例如：將每段時間的統整資訊都紀錄成表單資料，並且可以根據這些資料做更上一層的運算與統計。

那麼，今天這篇文章是寫給你解惑的。如果你沒有以上困擾，但希望能用 Ragic 做更多事、達成更多自動化的功能，或希望自己的表單設計更好用，也可以看看這篇文章有沒有你需要的資訊。

(1)「一張表單」與「一筆資料」的意思

Ragic 客服偶爾會接到用戶詢問：我們的價格方案中，免費版可以使用 3 張表單的意思，是只能 Key 三筆訂單嗎？這時客服通常會舉例解釋， 假如你建立了訂單、報價單、採購單，這是 3 張表單，但如果你只有「訂單」這個表單，在「訂單」表單 Key 了三筆訂單資料並不會超過免費版額度（免費版的資料筆數上限為一千筆）。

在 Ragic ，建立「一張表單」（Sheet）的意思比較像是建立一個資料的框架，例如建立一張「訂單」表單，並不是指填寫了一份訂單的資料，而是設計出之後「訂單」資料要有哪些欄位、和其他表單要有什麼連結關係。建立/設計好一張表單之後，才能在裡面新增一筆一筆的資料（Entry），例如今天有 3 個客戶下訂單，就在訂單表單裡新增 3 筆資料。

這和平常我們口語說的「拿到一張大訂單」或「請給我一張報價單」不太一樣，拿到「一張訂單」，對應 Ragic 的用語，會是「一筆訂單資料」。

(2) 如何切分資料的單位？(如何決定一張表單中怎樣是「一筆資料」)

在某些類型的表單中，這很直覺，不需要特別設計或思考。例如，以管理「資料」的表單來說，「員工通訊錄」會是「一位員工一筆資料」，「客戶」是「一位客戶一筆資料」；以流程管理的表單來說，經常「一次」流程是一筆資料，例如：客戶下一次訂單是一筆訂單資料，而申請單、請購單、採購單等本身就會根據每次的流程編號，一個單號是一筆資料。

有些略微需要思考。例如：固定資產管理、可租借設備、商品、辦公室用品管理、這些可以有不同的分法：設備、資產可能「每一個」都要編號，都是一筆資料（以便租借使用），例如 1 號投影機和 2 號投影機會分別是兩筆資料；辦公室用品和商品則可能是「一種品項」(商品編號)一筆資料，例如 50 支同型的筆會是一筆資料，而不是 50 筆資料。

這時要怎麼切分一筆資料，就是依據情境、使用需求來看，需要將資料區別到什麼程度，要是「大類別」或是「細目」、「細項」。以下以實例說明：

客戶、聯絡人

有些企業做的是 B2C 生意，每個客戶都是一個消費者，「客戶」表單一筆資料就代表一位客戶；有些企業做的是 B2B 生意，客戶是一間公司，且同一個客戶可能有不同的聯絡窗口。此時可以在「客戶」表單中，設一個「聯絡人」子表格，紀錄一間公司的多個客戶。

如果想查看自己手上總共有多少聯絡人窗口，不想一家一家公司子表格裡查的話，可以用子表格產生新表單的功能，將所有子表格資料抽出來產生一張新的「客戶聯絡人」表單，此時新表單每筆資料的單位會是「（聯絡）人」。

訂單（一）：訂購項目

而以 Ragic 快速範本的「訂單」範本為例，一筆訂單可能包含多個商品，因此有一個商品子表格。如果為了出貨管理的方便，將這個「訂購項目子表格」也以子表格產生新表單，產生一個名為「訂購細項」的表單，此時這張「訂購細項」表單裡，決定一筆資料單位的邏輯就比前面的例子略微複雜一點，是由兩個維度：「訂單」和「訂購商品」共同決定的，一筆資料的單位 = 「一筆訂單底下的一個訂購項目」。

例如：「訂單」表單共兩筆資料（兩筆訂單），第一筆訂單的訂單購買項目有兩項（ 3 個 A 產品， 2 個 B 產品），第二筆訂單的訂單購買項目有兩項（ 4 個 A 產品， 2 個 C 產品），則「訂購細項」表單的資料筆數 = 訂購項目合計 = 4 ，而非總產品數量或產品類型數。

訂單（二）：售價管理

同樣是訂單， Ragic 免費訂單管理模組的設計中包含了商品的價格管理，在「銷售商品」表單中放了「商品售價管理」子表格，可紀錄每一個商品的價格波動，由此子表格產生的「商品單價管理」表單一筆資料的單位 ＝ 「一個商品的一種售價」。

有了這個資料切分得更細、更能區分不同售價的「商品單價管理」表單，設計者就可以在這組訂單管理模組的「銷售訂單」表單「訂購項目」子表格中，連結載入「商品單價管理」表單（而非無法反映同個商品不同價格的「商品」表單欄位），這樣每次有客戶下訂單時，可以根據當時的條件選擇同個商品的不同售價放進訂單資訊中。

因此，一張表單的資料單位要怎麼設定、要切分得多細，主要是依據資料、流程管理的需求去設計，以上面的例子來說，商品簡單、沒有價格波動或波動少的業者，可以做類似快速範本的設計，不需要有「一個商品一種售價」為資料單位的表單，管理維護較簡單；而需要做售價管理的業者，就可以考慮偏向免費訂單管理模組的設計，沒有標準答案。

其他部分 Ragic 應用商店免費模組中的案例：

看到這裡可能有人會想問：我怎麼知道要怎麼設計，才最適合自己的流程管理需求？底下再搭配一些例子來說明。

(3) 怎麼設計每筆資料的單位，才能有效產出報表、運用公式、插入參照子表格？

(3-1)想要讓表單資料自動帶出「週期結算」報表（例如每月薪資單、月報表、費用報支統計）

相關情境例如：有大量外包兼職員工的公司，希望可以根據派工單或工時表上的紀錄，自動結算出每月總工時、自動產出每月薪資單；公司人資希望根據出缺勤表每月自動產生考勤紀錄；會計希望根據費用報支單自動產生每月請款單；固定接收訂單、申請表單的單位，希望自動結算出每季收到多少筆訂單、每個業務各有多少等。

這些都是「週期結算」的需求：希望根據某一段時間的資料，在設定好的時間區段（例如每個月、每季、每年），自動統計出某些結算資料。

如果只是希望在有需要時，透過簡單的點選操作結算出特定時間段的資料，那麼只要來源表單有一個「時間區段」的欄位，就可以透過篩選 > 加總與分析，或是報表的操作來達成。

例如某公司提供客戶產品維修的售後服務，希望分析每位維修人員每個月的案件量、每個月收到多少維修單，那麼只要維修單（以案件為單位）上有記載「維修人員」、「月份」的欄位（例如選項欄位 2018/01 , 2018/02 等）， 就可以在列表頁上篩選出特定月份或特定人員來查看結果，或者利用資料儀表板或分群報表來分析每個月的維修單數量，並利用樞紐分析取得維修人員每月份的案件量。

如果希望這些結算資料可以成為另一張表單，以便檢視或根據結算表單做更進一步的操作，或者有篩選與報表無法滿足的需求，那麼可能就要搭配子表格，甚至使用插入參照子表格（顯示從其他表單的連結）的功能，此時更需要考量清楚該張月結算（週期結算）表單每一筆資料的單位。

例如：用 Ragic 設計出缺勤系統時，如果希望每個月可以自動結算出員工的出缺勤狀態，在表單設計架構上，可以將每一位員工每一個月的出缺勤當作一筆資料，例如，員工出缺勤表單上有一個「年份/月份」欄位，像 2018 年 8 月可以是 201808 ，每天的出缺勤細節紀錄在該張表單的子表格中，再使用公式（例如 SUMIF 公式）讓子表格的資料自動結算、帶入一般欄位；每到一個新月份就新增另外一筆資料。

這樣的設計是以結算週期為單位，細節放在子表格中。如果原始資料新增/產生的順序是「先有以細項為單位的表單、想依據該表單做週期結算」，例如：每天工作流程會用的表單（例如派工單）裡，已經包含了所需要的細項（工時紀錄），希望據此結算每月工時。那麼可以另外設計一張以結算週期（月份）為單位的表單，並藉由以下的設計步驟讓已存在的「工時細項」成為該結算週期表單的子表格：

(1)以結算週期為單位的表單，要放入一個以結算週期為單位的欄位（月份），並先行新增未來幾個月份的資料。

(2)細項表單（派工單或工時表）也要有一個相同的欄位。接著將該欄位設計為連結與載入自結算週期表單的月份欄位。

(3)在結算週期為單位的表單中，使用顯示從其他表單的連結這個功能，將細項表單插入成為參照子表格。步驟2的目的是為了在兩張表單之間建立連結關係，以便插入參照子表格。

以上這兩個種方法，結構其實是一樣的，差別只在於來源資料的先後順序（先有主表單資料或先有細項的子表格資料）。

(3-2)調整出適合的資料單位：以訂便當系統為例

「輕鬆訂便當」模組的表單設計邏輯，有一部分跟上面(3-2)「先有細項（子表格）、再有結算資料（主表單）」的方法一樣：在訂便當模組裡，「細項」就是「訂購細項」這張表單，是由使用者填寫的「個人訂購單」而來的，也是資料的來源；「週期結算」表單則是「統整訂購單」這張表單。

最初設計訂便當系統時，是預設每天只需要訂一次便當，因此「週期結算」的週期設定是一天，「統整訂購單」這張表單一筆資料的單位因此設定為「日期（天）」。每天負責人在「統整訂購單」開立一筆資料，在日期欄位填入當天日期，要訂便當的人在個人訂購單選擇對應的日期，相關資料就會自動在「統整訂購單」結算。

但後來同事提醒我：不是每家公司一天都只需要訂一次便當，也有公司訂午晚兩餐，或者因採輪班制，訂餐時間不是中午和晚上，而可能是下午或半夜。因此最後的設計，就將「週期」從「一天訂一次」改成「任何時段都可以訂」，「統整訂購單」一筆資料的單位改成一個「訂購時段」。這個調整資料單位的實例供大家參考。

（另外，就如同前面所說的：這種結算功能通常可以用報表來達到，不一定非要產出另一張表單不可，我們設計訂便當系統的教學文章中也提供了使用報表來結算的方式）

希望這篇文章可以提供大家一些幫助。針對此文若有任何疑問、建議，或有任何建議的教學文章主題，都可以直接回應文章，或寄信到 support@ragic.com 讓我們知道！