紙本表單電子化的 3 個新手偷吃步（附範例）
想讓你的員工、你所屬團隊工作更有效率？減少工作流程中不必要的「瑣事」和「失誤」，絕對是重要一步，而如果你的團隊還在用紙本公文跑簽核流程、傳真下採購單、或是 E-Mail 人工統整表單資料，那麼恭喜你——你們在「提升工作效率」上，有極大的進步空間，只要做到「表單電子化 / 表單 E 化」，將原本的紙本表單作業改成電子表單流程，生產力就能大增。
什麼是表單電子化？
表單電子化（表單流程電子化、電子表單、表單 E 化），是指把平常用紙本處理的表單，例如行政總務常用的器材租借單、費用報支單，人資用的請假單、加班申請單；業務用的報價單、收據；採購用的請購單、採購單等，從原本一張張紙本、人工傳遞與簽核的形式，轉變為電子格式，透過電子表單系統自動遞送、線上簽核。
簡單的電子表單格式，前端是一個網頁介面，一個問題/提示/欄位，搭配一個答案/資料/欄位值的輸入框，藉此讓使用者把資訊遞交到網頁後端。
為什麼需要將紙本表單電子化？
對填表單的人來說，電子和紙本表單似乎沒有太大差別——只是介面從紙改成瀏覽器，要打字而非手寫填寫資訊。但表單填好之後，紙本表單從傳遞、搜集、到整理資料都要人工處理，設計完善的電子表單卻能自動遞送、核決，馬上呈現統計資料、產出特定報表，能讓工作效率大幅升級。
如果今天要發送意見調查表給一萬個員工，人工表單光是發送、催收就不知道要花多少天，可能會有很長一段時間不知道調查表回收得怎樣了？有沒有哪裡遺漏或延誤發放？電子表單在後台一看數據就清清楚楚。
如果費用報支單要送交多個單位簽核，紙本表單在公文旅行路上，可能大家都搞不清楚現在卡在哪一關了，但電子表單打開網頁一看就清楚。紙本送簽流程中，簽核主管人不在辦公室，公文就得卡在那，電子簽核只要主管上線核准就行了，追蹤、推動進度都容易得多。
電子表單的另一個好處是，透過表單的關卡設計，減少填單人工失誤與混淆的空間。例如，公司的流程是3,000元以下的辦公用品請購單送直屬主管簽核，3,000元以上則還要送簽部門主管，請購單簽核完成後要轉成採購單送交總務部門......不熟悉的人，很容易在人工跑流程時搞不清楚或搞錯要做什麼，電子表單因為流程都是自動設定，這樣的風險能減到最低。
停留在「紙本邏輯」的電子檔案表格，不算真的電子化
從上面的討論可以知道，電子表單重要的價值，是讓後端資訊蒐集統計能夠自動化，進度能即時追蹤，甚至附加更多流程管理的功能。
因此，有些組織雖然不用紙本表單，但「Word 做表單，電子郵件寄送」或是「填寫 Excel 工作表回報資訊」的方式，無法自動彙整資訊、管理流程，仍然會有資料散落、不連貫、無組織、整理耗時耗力的弊病，離真正的「表單電子化」還是有一段距離。
要真正達到電子化的效益，有兩件事得擺脫紙本邏輯：第一是在表單資料的遞送上，不能走回老路，要能自動收資料；第二則是在電子化表單的設計上，也不是將紙本的每個欄位都照搬到電子表格上就可以，資料的格式必須能讓機器讀懂，也要思考有沒有紙本辦不到、但電腦能做也能讓流程更順暢的新做法。
除了自己寫程式、買系統，對資源有限的小公司，或大企業的小團隊來說，現在很多不需要寫程式，操作介面簡單的電子表單設計工具，能讓第一線員工親手做出貼近自身需求的表單，是很實用的選擇。
除了比較簡單的線上表單工具（如 Google 表單或以資料填寫為主的表單工具，可見我們系列文章的介紹），還有一些以企業內部流程應用的表單工具，包含更進階一些的功能，例如 Ragic 雲端資料庫 就包含表單權限管控、流程管理（BPM）如簽核、版本控管、紀錄等功能。
不過，友善易用的設計工具雖然讓一般人不用仰仗工程師，就能做出表單，但沒經驗的人一開始可能還是會腦袋一片空白。而如果新手想先從小範圍開始，要將單張或一組紙本表單轉換成電子表單，Google「電子化流程」、「電子表單設計」，可能會發現多數文章都說得太複雜、太深入、太勞師動眾了，讓人望之生畏。
Ragic 身為一家讓一般人設計電子表單 / 資料庫的公司，接觸過很多這樣「新手村」等級的用戶，也看過很多「從零開始」的苦惱。以下就從新手角度出發，搭配 Ragic 的範例，提供 3 個紙本表單電子化的偷吃步 / 小技巧，不一定很「正規」，但或許可以幫你突破某個關卡！
註：各家平台的設計工具/功能不盡相同，以下提到的以 Ragic的設計工具為主。
一、你不一定要從零開始：修改紙本表單或平台範本，事半功倍
參考原本紙本表單的內容，將它修改成電子表單的格式，會比從零開始好上手得多。同時，紙本表單代表著原本大家習慣的填單方法與流程，根據原本的紙本表單微調內容，對使用習慣的衝擊也不會那麼大。特別是，如果紙本表單整個流程只牽涉到「一張」表單的作業（例如問卷調查表、員工通訊資料填寫、費用報支單、請假單、辦公用品租借），那麼先參考該張紙本表單的欄位內容，微調成電子表格適用的格式，是最快的方法。（調整格式的方式請看第二點：快速辨認、轉換欄位格式的秘訣）
這個偷吃步不一定總是最佳解，因為如果原本的流程就充滿缺陷、執行起來很多障礙，就可能不是好方法，但一些內容單純、牽涉流程不複雜的表單來說，參考既有內容仍然很有用。
而且，如果你選擇的是彈性高、入門容易、隨時可以「砍掉重練」的平台，在測試、初步架構期間，設計失敗了打掉重來就好，可以有一個「做中學」的開始。（但當你比較有概念之後，希望做較多環環相扣的表單功能時，就最好還是重頭、系統化的思考架構。此部分的 Ragic 教學可以參考這篇文章）
另一個參考的基準可以是平台提供的表單範本（例如 Ragic 的快速範本和免費模組)。範本的好處是，本身可能已經包含一些流程優化、自動化、有效管理資料甚至防錯防呆的技巧，新手可以藉機認識。但如果範本預設的流程和組織內部差異過大，參考價值也會減低。
二、快速辨認、轉換欄位格式的秘訣
如果你先嘗試著把一張紙本表單改成電子表單，根據我們的經驗，首先卡住的地方通常跟資料格式有關。
例如：搞不清楚表單與試算表的差異，想要將「表單」格式的檔案，上傳到電子表單平台要求以「試算表」格式匯入的後台，結果資料大亂。
或者：沒有辦法區分靜態文字/欄位敘述 和一般欄位的差別，以及欄位標頭、欄位值的區別。（這邊提供的雖然是 Ragic 教學手冊的說明，但這幾個概念在電子表單基本是通用的）
我們遇過客戶在學習用 Ragic 製作報價單、收據、發票時，沒有將紙本表單上固定會印的公司資訊（聯絡電話、地址）或固定說明（例如應付帳款到期日的規則）放在靜態敘述欄位，反而試圖放在欄位標頭，結果就是一直覺得版面卡卡的（中間會卡著空白的、沒有值可以填的「欄位值」空位），卻說不出哪裡有問題。
這邊提供一個簡單的判斷方法：把表單看成「問卷」/「問答題」的話，欄位標頭是「題目/問題/答題提示」，欄位值則是「答案」，不同筆資料同一個欄位標頭一定相同（例如姓名），欄位值則會改變（如第一筆資料是黃大柴，第二筆資料的值是張大海）。在一筆資料裡，一個欄位標頭通常對應一個值。固定說明、不是「提問」也不是「答案」，不附帶有欄位值的則通常是靜態文字。
電子表單的欄位通常可以有不同的種類/型態，包括純文字、核取方塊（多選）、下拉式選單（單選）、日期等，這些就是欄位值可以呈現的樣態。
舉例來說，一份紙本的「訂購單」部分欄位可能長這樣：
如果要將它變成線上的表單，如下圖所示，綠色的部分會是欄位標頭，藍色的部分則應該是欄位值：
(1)這樣的紙本表單裡，有兩欄：「首次購買」、「會員訂購」的部分，如果照樣放在電子表單中，會變成沒有欄位標頭且有兩個值，可以改成欄位標頭：購買狀態，欄位值為選單，選項包括首次購買或會員訂購。
(2)訂購日期的欄位值不能跟著紙本有「年」「月」「日」三格，因此應該要放在一格（日期型態的欄位）。
(3)每一組聯絡電話都要單獨區分成一個欄位。
結果才會是一個欄位標頭對應一個欄位值，如下：
三、如何將一組紙本表單間的關聯轉換成電子流程？
如前所述，好的電子化表單不應該是把紙本表單的方式照本宣科地搬上網路，理論上最好先研究過組織的行事規章、工作方式，據此設計出好的、甚至改善原本工作方法的流程，而不一定要依據紙本作業的表單關聯。
但由於本篇是提供給新手的偷吃步，在此還是以 Ragic 一些比較普遍的功能為例，指出某些紙本表單間的關聯，「通常」可以怎麼轉換成電子表單的設計（其中許多功能在其他同類型平台也有）。
(1)紙本簽核-->電子簽核：這是很直覺的轉換。
(2)一式二聯/一式二份的紙本表單，兩張紙本表單的內容一樣，但可能在某幾個特定欄位略有差異（如簽名、留存單位等）：這樣的一組表單，在 Ragic 很適合設計成兩張共享資料的多版本工作表，兩張表單分別設計不同的存取權限、並且可以有一些不同的欄位設計。
另外，需要不同人（例如外部申請者與內部審核者）分別經手的表單，特別是「申請單」、「需求單」類型的表單，很多會有幾個欄位是申請人不需要填寫，由內部註記資料、蓋印的。這種表單也很適合做成區分不同權限的兩張多版本工作表，可以將其中一方沒有權限填寫的資料視情況設為隱藏（不需要看）或是唯讀（需要檢視，但不能修改）。
例子：Ragic 的 IT服務台模組就包含這種一組兩張的多版本表單（IT需求申請單/維修單，和IT需求派工單）
有需求填寫「IT需求申請單/維修單」
和「IT需求派工單」（IT部門填寫）
（3）一組表單之間，一張表單需要帶入另一張表單的資料：可以用拋轉功能快速複製一組欄位或整張表單資料，例如報價單轉訂單，請購單轉採購單，採購單轉驗收單等，中間也經常附加簽核流程。
例如：
希望以上提供的新手參考方式，可以幫你突破關卡！
