如何讓人不用進入資料庫，就能透過信件或連結查看你想給他的資料？

團隊導入資訊系統或資料管理工具，最大的顧慮和煩惱，有時是「合作廠商願不願意用」。畢竟，不管導入的應用多簡單方便，都可能有人不想花心思再登入一套系統來操作、學習其他系統的使用方式。這種煩惱在 Ragic 有解！請看以下幾種介紹。

一、如果可以將對方加成使用者：「外部使用者」＋「傳閱」或「簽核」

如果可以將對方的 E-Mail 加成您公司資料庫的使用者，且每次只需要給對方檢視單筆資料的話，可以採用兩種方式：(1)「外部使用者」搭配「提醒」功能，或 (2)「外部使用者」搭配「簽核」功能。

舉例來說：補習班的課程報名資訊，希望可以透過 E-Mail 傳送給家長。

(1)「外部使用者」搭配「傳閱」功能

首先要將家長加成您資料庫的外部使用者（如果沒新增過外部使用者，需要申請）。

接著在報名表的表單裡設計一個傳閱欄位。設計好之後，需要通知家長時，就把該家長的使用者名稱加入該傳閱欄位：

家長第一次會收到至少兩封信，第一封是 Ragic 通知他已被加入資料庫使用者，如果有需要的話可以登入資料庫來設定密碼（若不進入設定密碼，不會影響後面的功能）；第二封是您要給家長看的資料。

家長點入資料通知的信件，不需要點進資料庫連結，信件內就會有完整的表單資訊，如下：（傳閱信件內容可以自訂）

而家長點擊信件（不需要登入資料庫）之後，該表單資料的傳閱欄位上該使用者名稱旁邊就會顯示綠色勾勾，表示對方已讀。滑鼠滑到綠色勾勾處，可以看到通知和讀取的時間。因此也可以掌握對方是否確實收到資料。

(2)「外部使用者」搭配「簽核」功能

如果希望不僅能掌握對方是否已讀，對方也可以針對該筆資料回應、留言的話，可以使用「外部使用者」搭配「簽核」功能。以前面的給家長看報名表資料為例，一樣將家長加為外部使用者後，在該張表單設定簽核流程，簽核對象設為家長所屬的群組。

需要通知家長時就送出簽核。

家長一樣會收到附有表單資訊的信件，若要表達已讀可以按「同意」，並加註意見，這個過程不需要進入資料庫。

對方如果有使用工作用通訊軟體 Slack ，只要在 Preference > Messages & Media 找到轉寄地址，在自己的Email中設好自動轉信，即可將 Email 變成 slackbot 傳來的訊息。

二、如果無法將對方加為使用者：「訪客使用者」「發佈到網路」或「分享這筆資料」功能

(1)設定訪客使用者：可透過信件收到單筆資料

如果家長數量很多，加使用者很麻煩，或不希望將家長加為外部使用者，可以用訪客使用者的功能，例如下圖中將「通知家長」欄位設為訪客使用者欄位，資料填入家長的Email。

資料存檔後系統會寄出信件到這個Email，信件內容一樣可以自訂。

家長一樣可以收到資料：

但便利（不用加入使用者）的代價就是，您就沒有辦法知道對方是否已讀取資料。

(2)發佈到網路：給予一批資料的連結（可控管權限）

如果是一次要給對方一批資料：在列表頁使用「匯出」工具，點選「發佈到網路」，就能生成一個可提供廠商下載的網址。只要取得這個網址，就能直接下載該筆資料。

「發佈到網路」預設的做法是，將該筆資料的觀看權限開放給未登入的使用者（”EVERYONE”群組）。

但如果需要權限控管的話，現在還可以用「提供 API Key」的方式設定他下載資料的權限，取得此網址連結的人，就可以模擬 API Key 設定者的權限看資料。因為網址編碼比較複雜，外人不容易取得此網址，所以還是有一定的隱私性。

(3)分享這筆資料：最彈性的分享方式

如果需要很彈性地可以臨時分享某筆資料的話，現在還有一個新功能，你可以在要分享的資料上，從工具列表上點擊「分享這筆資料」來分享。（如果要透過 LINE 分享的話，可以選「用 LINE 分享這筆資料」，功能差不多，只差在可以省下複製連結貼上 LINE 轉傳給人的功夫）

五種方式比較

補充：若對方願意進入資料庫、可以登入資料庫，最方便的方法會是...

「外部使用者」搭配「多版本表單」功能：將廠商的E-mail加入為外部使用者並設定合適權限，特別設定一個給廠商查看的多版本表單，機密資料不需外洩，也不用每次都另外整理資料給廠商。