輕鬆訂便當——免費模組簡介與教學

民以食為天，訂便當是很多上班族中午的大事，而如果公司內部沒有對應的系統，訂便當還是負責員工心頭的超級煩心事，先不說大家對店家、菜色可能各有各的意見，光是統計菜色、算錢、發便當，就夠麻煩了。

很多公司訂便當的流程是：寄一份附有菜單資訊的word檔到員工信箱，請要訂便當的人在某個時間點之前回信。收到大家回信之後，負責的人再一封一封信統整出：

珍珍便當店要幾個排骨飯？幾個雞腿飯？要付珍珍便當店多少錢？巷口咖哩要幾個咖哩飯？幾個牛肉丼？要付巷口咖哩多少錢？總共要收多少錢？光是打出來就覺得繁瑣，如果是一次要幫50個人訂多家店的午餐，麻煩程度會以等比級數上升，出錯了又要算老半天。

怎麼讓訂便當容易一點？

有些人會用線上的Google表單來減少一些統計的麻煩，設計一張簡單的問卷給大家填寫：

利用Google表單內建的功能，將問卷回應直接輸出成試算表，像這樣：

比自己一筆一筆統計方便了一點，至少可以一目瞭然，但，還是解決不了麻煩的算錢問題。

有鑑於此，先前，我們寫過一篇教大家做訂便當系統的教學文章，帶著大家，一步一步利用 Ragic 的工具，打造一個簡便好用的訂便當系統。文章出來後反應熱烈，讓我們再次感覺～好用的工具，真的可以讓上班族的生活獲得大解放！

於是，我們乾脆大放送——把這個訂便當系統直接搬到 Ragic ，讓它成為我們免費模組的一員！現在開始，你可以免費到我們的網站，下載「輕鬆訂便當」模組，免設計，不需付費，直接使用！

我們認為，一個簡單但方便的訂便當系統應該要有以下元素：首先要能紀錄所有店家的資訊和菜色、價格，有人要訂餐時只要點選就可以。

第二，要讓訂餐的個人可以在一個頁面登記好資料上傳，但負責統整的行政人員只要在統整頁面就可以看到當天訂購總額、要分別付給各店家多少錢，以及發便當飲料時的發放清單。

這個訂便當模組可以滿足這些條件，同時，它和其他系統不同，天生適合做各種彈性化調整，想要算錢算得更細、想要禮拜一固定訂 A 家便當，禮拜天固定開放訂 B 家飯盒，都沒問題，你可以依據自己公司的需求把它調整得更好用。

訂便當模組要去哪裡下載？

如果你已經有一個 Ragic 帳號，直接到應用商店 > 生活應用，下載「輕鬆訂便當」就可以了。

還沒有 Ragic 帳號的，你可以來這個頁面查看簡介、下載。單純註冊帳號、使用模組是完全免費的，只有「修改模組設計」時，系統會要求你升級付費版本才能修改。請放心，我們不會在未經您同意的狀況下向您收取任何費用。（因為有些人來詢問，這邊補充一下：不管你之後把多少員工加入資料庫成為內部使用者，免費版就是免費版，多加幾個都不需要費用喔！使用免費版時，不需要輸入信用卡號，所以如果你沒有自己去升級付費版的話，系統也不可能收到你的錢呀。）

使用教學：三步驟輕鬆訂便當

下載好訂便當模組之後，你的 Ragic 資料庫會有一個叫做「輕鬆訂便當」的頁籤，內含五張表單：個人訂購單、（個人訂購細項）、便當飲料店家列表、（便當飲料菜色清單）、統整訂購單。

其中，前面以括號括起來的（個人訂購細項）和（便當飲料菜色清單）在系統中有其功能，但資料已經和其他表單連動，平常不太需要直接在裡面填資料，所以其實我們需要研究的，只有便當飲料店家列表、個人訂購單、統整訂購單三張表單，這三張表單正好代表三個步驟，以下就分別說明。

步驟一：首先要建立「數位便當本」

在所有流程開始前，要先有店家和菜色的資料，之後訂便當方便，因此要先進入「便當飲料店家列表」這張表單，建立「數位便當本」。

在此表單中，輸入「店家名稱」，選填「類型」（可新增），填寫電話地址、菜色單價等資訊。只要做一次就好，之後訂購時都可以直接從這個表單點選店家/菜色。

步驟二：負責人每天開一張「統整表單」

資料都建好之後，負責訂便當的人每次要開放訂餐前，要先在「統整訂購單」新增一筆資料，精確來說，只需要先在「訂購時間」這個欄位填上資訊就可以了，負責人點選一個訂餐日期、時間，之後通知其他員工選擇這個訂餐時段即可。

由於每家公司的工作流程不同，很多公司一天只訂中午午餐便當，但也有些公司一天要訂午、晚兩餐，甚至輪班制的公司每天訂餐的時段不同，不一定都是標準的午晚餐時段，因此在訂餐時段的部分，系統直接設計成讓負責人自己選一個時段，讓大家填，只要和訂購員工說好，不會搞錯時段，並注意要在開放訂餐前，就開立好訂購時間的資料就可以了。

步驟三：公司員工填寫個人訂購單

負責人開好統整單，通知公司員工可以訂餐後，大家就可以到「個人訂購單」去填寫了。

只要點選負責人先前設好的「訂購時段」，並在「今天吃什麼！」區塊中，從先前建立的便當本資料中，選出要訂購的店家、菜色、數量即可，系統會自動計算小計金額、記錄填單時間。

收單後：負責人回到統整表單

大家都填完單後，負責人再到統整訂購單，就可以查看所有資訊，包括總金額、誰訂了什麼餐）。發便當時這張表單也可以是很好的依據，可以在標頭的倒三角形按一下，篩選「填表人」或「店家」的資訊即可。

進階調整

有需要的話，你還可以新增一些設計，讓這個模組更符合你們的需求。但這部分必須注意的是，調整模組設計的功能僅限於付費版用戶使用。如果你選用的方案是 Ragic 免費版（從未註冊過 Ragic帳號，第一次下載訂便當模組的用戶就屬於此類），就需要自行升級為付費的「專業版」才能使用，每位使用者每個月19美金，屬於訂閱制的服務，詳細資訊請參考價目表。

請放心，系統不會在任何不告知你的情形下，將你改成付費用戶，需要自己到帳號付款的頁面選擇訂購方案、輸入信用卡卡號、確定付費才會開始收錢。

進階調整(1)：自製報表看得更清楚

如果有某些細項計算的需求，負責訂便當的人可以透過 Ragic 內建的報表工具，看系統計算出來的各種金額。

只要到資料庫的「報表」頁籤新增資料儀表板報表，資料來源選擇「個人訂購單」，就會跑出一些統計數據，例如下圖。

訂便當最主要要看的應該是要付每個店家多少錢、以及確認收到的總額是多少錢，可以在報表上把不需要的欄位右上角按「x」消掉，留下以店家名稱來分類的欄位就可以。這張報表可以直接儲存起來，以「訂購時段」為篩選條件，例如下圖。

每次大家傳送訂購資訊後，負責統整的人到這張報表，輸入訂購時段（例如2018/05/11 18:00:00），就可以看到「個人當日總計」欄位有所有應該收到的費用（$340元），以及要付給每個店家多少錢（珍珍便當130元，巷口咖哩100元，50飲料店130元）。

進階調整(2)：想規定訂便當截止時間，逾時不候?

你本來就可以在個人訂購單的右下角「i」圖示點一下，會顯示新增資料的時間，這樣可以知道這個人何時填表的。

你也可以改變表單設計讓這件事更方便：你可以另外新增一個「填表時間」欄位，欄位預設值套用「建立時間」，將它設為唯讀，再將填表時段之外的時間，設為篩選條件，儲存這組篩選條件，之後就可以很容易將這些不合規定的訂購單找出來刪除，或者以這個邏輯設定輸入檢查讓超過時間的人不能填資料。

進階調整(3)：如果一個人每天（每個時段）只准填一張單子

可以先新增一個用來檢查重複狀態的欄位，套字串公式令其等於「訂購時段 + 填表人」，再設定此欄位值不可重複，這樣同時段重複填表時就會被系統阻擋。

註：如果在填表人的欄位設定欄位值不可重複的話，即使到了隔天或新的訂餐時段了，該填表人還是會被阻擋填表，所以要設「訂購時段 + 填表人」不可重複才是正確的。

進階調整(4)：如果訂便當的人不是系統內的「使用者」

如果要訂便當的人不是組織內的員工，或你不想將他們加入資料庫中當作使用者（Ragic 的訂閱方案以使用者計費），你可以把原本「填表人」的欄位刪掉，另外新建立一個欄位種類為自由輸入的填表人欄位，並將整張表單的存取權限開放給未登入的使用者群組（EVERYONE），讓大家自己來填寫自己的名字或任何足以辨識的代號。

有需要的話也可以加一個填寫E-Mail的欄位，將這些人設為訪客使用者。

注意：如果你先下載了免費版模組，加了 10 位內部使用者，使用免費模組一陣子之後想要調整，但覺得沒有辦法訂購那麼多使用者數量的話，可以以上述的方法升級成專業版（一位使用者），在升級前先把其他 9 位使用者停權，停權的使用者就不會收取訂閱費用。或者，既然已經付了費用，你也可以考慮將更多企業或組織管理資料的需求放在 Ragic 上，（專業版）不會因為新增表單而加收任何費用。

進階調整(5)：如果你的組織每天開放訂便當的店家數是固定的

可以考慮使用COUNTIF公式來讓統整表單直接秀出每個店家應付的金額。

進階調整(6)：如果固定輪流訂某些店家

這是讀者回饋讓我們得到的靈感。如果固定禮拜一訂A店家，禮拜二訂B店家，禮拜三訂C店家的話，可以在「個人訂購單」新增一個「今天星期幾」的選項欄位，同時在「店家列表」新增一個「星期幾訂購」的選項欄位，選項值要相同（例如星期一、星期二、星期三...）。

然後在「個人訂購單」連結載入「店家列表」「店家名稱」欄位的動態篩選設定中，設定規則：只顯示「個人訂購單」「今天星期幾」欄位等於「店家列表」「星期幾訂購」欄位的資料，就可以只顯示限定的店家了。

關於此系統

這個系統怎麼做出來的？請參考教大家做訂便當系統的教學文章。