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關於 Ragic
你是補習班、家教班、才藝班、游泳班老闆或員工，原本以紙本或 EXCEL 處理所有學員、帳務與課務資訊，現在想更系統化管理，最好有個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統，但不希望太貴太耗時？你可以從這篇文章提供的方法入手，試試用 Ragic 來打造自己的系統。
Ragic 是個自助設計資訊系統的工具，我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面，但能做到資料庫的功能，讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用。對於剛開始使用，對設計架構沒頭緒的用戶，只要寫信來問客服，我們也會提供設計建議，幫助用戶更快上手。
最近一年，客服團隊常常接到補習班、家教班、才藝班詢問如何設計系統，而許多類型、規模、運作流程不同的機構，共同需求其實大同小異，可以統整成以下三個面向：
（一）管資料：紀錄管理資料（老師、學員、上課地點、課程資料/方案/課表資料）
（二）管流程：管理課程訂購、繳費流程
（三）管流程：排課、預約上課、點名紀錄、請假補課，另外根據出缺席紀錄，扣堂數、計算剩餘堂數
這三種面向的需求，原則上都可以用 Ragic 最主要的幾種工具，搭配自己公司的特定開課模式，設計出相應的系統，過程中完全不需要自己動手寫程式。我們不是專門做補習班資訊系統的公司，但我們相信，讓需求方（你自己）掌握設計系統的工具和原則後，比起外面的包商和工程師，你能更快做出更符合自己想要的東西。
註冊好 Ragic ，工具在手上了，只需要再加把勁，確認自家模式、接著拆解背後的流程，就能進一步把以上的需求，變成可用的系統。
本篇文章為課程管理系統的「總論」文章，為了讓你 DIY 系統的過程更順暢，接下來，我們會先列出四種常見的開課類型，並用幾個簡單的問題，協助你「對號入座」，確認自己屬於這四種模式的哪一種（或是哪幾種）。接著，你只要根據你所屬的模式，找到對應的分流教學文章連結，直接到單篇文章去讀取相關建議與示範，就可以輕鬆建置自己的系統了。
這邊要說明的是：我們知道很多來尋求 DIY 建置系統的課程單位，之所以沒辦法找到符合需求的現成應用，很多時候就是因為開課模式並不單純，經常是「有團課、有個人班，有固定時段上課的、也有可以任選」的四種模式混合體。累積了一些輔導經驗之後，我發現這部分大家一開始其實也不用過於燒腦，可以依照你的「混合成分」先選擇一個比較適合對應的架構來修改即可。
因此，你還是可以先註記自家開課流程包含到四大模式的哪幾種，然後來這篇總論文章的最後面，參考我們「適用於所有模式」的修改建議。有需要的話之後研究時再進一步查看不同模式的詳細比較，當作進一步的參考資源。現在，就先來看看你屬於哪種開課模式吧！
同樣是提供課程服務的單位，可能有完全不同的課程類型、販售課程方式、排課原則，因此，一開始，我們要先定位出自己屬於那種模式。請先回答以下問題：
一班有一個以上的學生是團體班，例如一般學校課程、補習班大班授課、有氧運動班都是團體班；一次上課只有一個學生是一對一，例如很多一對一家教、一對一游泳課、教練課。
如您的組織的開課規則是「團體班固定時段」 → 可歸類為模式 ⓪，針對此模式我們已經為您設計了一個可直接安裝使用的模組，您可以直接到課程管理模組說明文章閱讀說明與安裝模組來使用，若流程與模組略有不同，也可以參考文章後段的「進階教學」來修改模組。
如您的組織的開課規則是「團體班任選時段」 → 可歸類為模式 ①， 相關說明請見此篇文章。
如您的組織的開課規則是「一對一固定上課時段」 → 可歸類為模式 ② ，相關說明請見此篇文章。
如您的組織的開課規則是「一對一預約系統」 → 可歸類為模式 ③， 相關說明請見此篇文章。
以上，我們提到了四種模式，包括「模組預設的情境」以及另外三種模式，整理如下表，點下方表格中的對應連結，即可直達各模式說明。
| 團體班 | 一對一 | |
| 固定上課時間 | ⓪ 適用課程管理模組，教學文章連結 | ② 一對一週期課，如一對一固定家教班，教學文章連結 |
| 任選時段上課 | ① 團班任選時段上課（不用每堂都出席） 例如買 20 堂有氧舞蹈課，教學文章連結 | ③ 一對一預約課，可臨時約時段預訂，教學文章連結 |
接下來，我們提供一些補充說明、並且提供（ㄧ）不分模式的修改建議、（二）四種模式的進階比較，有需要可以繼續閱讀此文來參考。
本文盡量將所知的各種常見模式都納入討論中，但不同組織的需求不同、工作流程不同，很少有一體適用的建議方式，本文主要提供常見情境下，設計的靈感、想法，而不是唯一方案，請比對自家流程，決定可參考哪些部分、哪些部分要調整， Ragic 的優點就是可以因應不同的細微差異，輕鬆設計出因應自家流程的客製化方案。
接下來，我們提供一些進階的修改建議。這些修改建議前提都建立在「利用此系列文章建議設計的表單架構」上，建議在閱讀完分支文章後，再閱讀此區塊，會比較清楚。
因為老師通常也是公司的員工（可能是全職可能是兼職），有需要的話可以為「老師名單」建立一張資料相通的多版本表單來紀錄老師們的員工基本資料；或者，你可以安裝人資模組的人事資料表，在老師資料上連結載入人事資料表資料。
如果還想延伸計算老師授課時數、進而計算老師薪資等的話，由於上課紀錄 / 點名單中有授課老師的欄位，可以以點名單表單中的資料來產生授課時數資訊，可參考這篇文章中設計自動結算表單的邏輯來做。
多數時候我們建議用戶將「課程」資料建檔時，同個主題但不同期、不同時段的課程，最好分成不同的資料，這樣在處理排課、讓學生預約課程、建立點名單等實務流程時會方便許多。
但是，有些用戶會覺得這樣資料會太多、太雜亂，會找不到想要的。這部分「分類」和「搜尋」可以幫一些忙：你可以在課程表單上開設一個分類欄位，然後將常需要尋找的特定分類建立成共通篩選，這樣就可以很快篩選出它們了。也可以將常被搜尋的時段、上課地點存成共通篩選。
另外，你也可以可以另外建立一個「課程總表」表單，建立兩層式的資料架構（大目錄為課程總表，細目為開課清單）。首先，你可以建立一個「課程總表」表單，並在其中設置一個獨特值欄位「課程總表編號」；接著在「開課清單」中新增「課程總表編號」欄位，該欄位連結自課程總表。最後在「課程總表」插入「開課清單」作為參照子表格，這樣就可以在「總表」列表頁看大分類、「總表」每筆資料裡看各分類開了哪些課了。
如果你的一堂課會有多種單價：可以比照「一堂課隸屬於不同方案」的設計方式，另外設方案清單，不同單價就分成不同方案來看待。或者另外設計一張「價格表」列明所有不同的價格方案，在課程清單表中連結載入價格資訊。
不管是模組還是各種模式的表單建議，針對繳費的部分主要都是預設「訂購一次課程就繳一次費用，一筆訂購單 = 一筆繳費單」，因此繳費管理的部分都是建議直接在訂購單中新增一個「繳費資訊的區塊」，同時把「訂單」跟「繳費單」合併在一張表單。
不過，如果你不是這種情形，你的訂購單可能分期付款，或是累積多筆訂購之後才合併成一筆繳費資料，那麼請看以下建議：
分期：如果你的一期課可分三期繳費，可以修改「繳費資訊」區塊，新增幾個欄位，或是將原本附屬於「課程訂購表」或「方案訂購表」裡的「繳費資訊」區塊獨立成另外一張表單，用「拋轉」或建立子表格套公式、子表格產生新表單的方法來抓取訂購單資料產生繳費單。
多期合併：如果你會將多期課併在一期處理繳費事宜：那麼你可以考慮另外建立一張繳費單表單，假如一季繳費一次的話，就以學生編號+年度季度為獨特值欄位（例如 001 號學生 2019 年第三季的費用單，可以是 001-2019Q3），填寫課程/方案訂購單要連結這個繳費單獨特值欄位，填訂購單時要手動選繳費單編號或套公式帶入，然後在繳費單上插入訂購單為參照子表格，以帶入必要的訂購相關資訊、計算當期費用等。
如果你扣堂數的規則和上面的不一樣，可以升級專業版進入設計模式修改成你想要的規則。假如你希望只有「正常出席」和「無故缺席」會被扣堂數，請假不扣的話，可以在「選課扣減堂數」欄位設定中，拿掉預設值1，設計套用「當日出席狀況」的條件公式，例如 IF(D15.RAW='請假出席',0,1)。不過要注意，規則的調整修改跟請假單、加補課單等等都會息息相關，可能需要一起調整。
如果剩下的堂數不夠了，學生還是一直訂課，會造成一些問題。在 Ragic 你可以設定在「訂購單」上「目前剩餘堂數」欄位小於某個數字之後，系統自動寄信或通知特定人的功能（例如剩餘堂數小於 3 堂，通知訂購人確認是否準備加購堂數）。這個功能邏輯跟我們在另外一篇文章分享過的「設定最低庫存提醒」方法是一樣的，主要是透過條件公式與「提醒」功能的搭配來達到。
由於「提醒」的對象可以是特定使用者，也可以是特定的 Email，因此，你可以設定提醒公司內部人員（掌握有哪些會員購買的堂數已不夠了），也可以設定提醒訂購人，或是設定提醒訂購人時一起 CC 公司內部留底。
有需要的話，還可以透過條件式格式讓剩餘堂數低於特定值的時候顯示比較醒目的顏色。
另一方面，很多人更需要的，可能是不要讓剩餘堂數已經是 0 的人預約上課，這部分可以透過在預約表單上設計輸入檢查機制來達到：連結訂購單號時，也多放一個載入欄位載入「剩餘堂數」資訊，然後在這個剩餘堂數的欄位設置檢查，規定該欄位必須是正整數（語法為 ^[1-9]\d*$ )即可。
假如你想要利用 Ragic 的模式設計表單，但你的課程機構會開的課不只有一種模式，例如有團班固定時段/固定學生的課，也有團班吃到飽的課；或是有團班定期課，也有一對一定期課；或是有一對一定期課程，但也可以臨時預約單堂的一對一課程，要怎麼做呢？首先，不同模式某些部分的表單設計是可以通用的，例如學生、老師、上課地點資料的表單幾乎是一樣的，直接一起用即可。
第二點是，不同模式的設計是有可能可以相容的，如同前面所說的，我們針對各模式建議的做法，只是為了讓你更快更輕鬆抓到方向，以設計出更符合你需求的應用（沒有多餘無用的流程或表單），不過這本來就不是標準答案；例如，我們會針對模式 A 建議 A 作法，針對模式 B 建議 B 作法， A 做法其實也適用於 B 模式，只是以 B 模式的需求來說用 A 做法會讓平常的流程比較繁瑣一點。這樣的狀況下，當我希望同時處理 A、B 模式時，就可以直接統一採用 A 做法來設計即可。
一般來說，越能處理彈性狀態/相對而言越複雜的表單架構，越能相容於別的模式，因此針對各種不同的「混合」情境，我的建議如下：
如果你還是有細節覺得不清楚的話，可以來信 support@ragic.com 詳細說明目前需求，讓我們提供建議給你。
| 課表製作 | 訂購流程 | 預約 / 排課 | 產生點名單/上課紀錄 | 扣堂數 | |
|
⓪ 課程管理模組 （團班、固定時段） |
(1) 可透過在老師/學生/上課場地插入「參照子表格」展示課表。 (2) 在開課清單建立子表格紀錄每次上課日期，根據子表格資訊產生日曆報表 |
建立課程訂購單 | 訂購即排課 |
開課清單拋轉建立點名單。 有必要時，手動帶入請假與加補課資訊 |
利用動作按鈕 |
| ① 團班任選時段 | 邏輯同課程管理模組 | 建立課程訂購單或方案訂購單 | 若課前需要預約則建立預約單，預約單需要有一個連結欄位連結自對應的「點名單」資料 |
若無需預約，則拋轉開課清單建立點名單，手動輸入或條碼掃描記錄出席資料
若需預約，則在點名單將預約單插入成為參照子表格，即取得點名名單 |
利用公式 |
| ② 一對一定期課 | 邏輯同課程管理模組 | 課程訂購表 = 開課清單 | 開課即排課 | 在課程訂購表開一個子表格來紀錄與點名 | 利用動作按鈕 |
| ③ 一對一預約課 | 「預約上課單」直接產生日曆報表 |
單堂購買：預約上課單=開課清單=訂購單=預約上課單=點名單
買堂數或吃到飽：和 ① 團班任選時段類似，使用方案訂購單 |
利用「預約上課單」 | 預約上課單 = 上課紀錄 | 利用動作按鈕 |
（本文首發於 2018 年 5 月，歷經數次修訂、改寫，擴充示範應用情境，目前最新版為 2019 年 8 月版本，將不同情境分流為不同文章。如果想看舊版文章可點此下載2018 年 5 月原文 PDF 檔、點此下載 2018 年 11 月 PDF 檔。）
