案例分享：林務局用 Ragic 解放瑣事
| 組織名稱 | 農委會林務局  |
| 組織類型 | 政府組織 |
| 使用方案 | 專業版 |
| 應用類型 | 專案進度控管、資料清理 |
| 常用功能 | 連結與載入、報表、Excel匯入 |
| 使用頻率 | 每天 |
| 最滿意 Ragic： |
表單連結方便、一鍵產出統計報表、省時間 |
「Ragic 跟Excel最大的差別是可以資料庫的形式建立關聯，能節省非常多登打時間、避免資料錯誤的狀況，這部分真的滿好用的！」——林務局資訊科玉婷
不只是林業：你知道野生動物也是林務局業務嗎？
想到「林務局」，你也許知道林業管理、行銷台灣木材、漂流木，但你知道嗎？隨著環境保育觀念抬頭，現代的「林務」不只與產業相關，和森林有關的自然生態，甚至野生動物保育，都歸屬於林務局業務。
業務範疇大，林務局手上掌管的資料複雜又多樣，林務局要管理野生保育動物，也要管理上百萬公頃的林地，手上還管理大量與生態研究有關的委外計畫。因為業務性質，林務局也有許多業務要和外部單位協同合作，因而需要各種不同的資料管理方案。
Ragic緣起：資料搜集應該要更便利
林務局資訊科的玉婷說，局內同事經常彼此交流資訊，某次其他組同事有系統建置需求，Ragic的業務來簡報，玉婷也跟著去聽。聽到Ragic「讓資料更好搜集、更簡單整理」的方法，覺得是很好的理念。
「我們覺得這樣的東西，很有彈性、適合長久保存一些比較零散的業務資料，所以註冊了帳號，想看看能用來做什麼。」
玉婷目前在個別工作流程中，採用Ragic的應用，沒有大幅導入，但已經感受到這項工具的方便。
從半小時到一分鐘，資料查找效率大增
玉婷過去許多業務在搜集、整理資料的主要工具是Excel與紙本，資料零碎又分散，難以系統化整理，因此嘗試用Ragic管理手邊的專案進度。
玉婷手上負責生態調查資料彙整工作，必須追蹤委託外部學者調查的計畫進度，原本以不同的Excel管理所有相關資料。在原本的Excel檔案中，計畫基本資料是一個工作表、計畫流程進度是另一個工作表，其他資料的分類統計也各自是不同的檔案與工作表，其中許多地方都有重複資訊，如計畫內容、聯絡人等，就必須在不同的檔案穿梭、尋找，「瘋狂的一個個貼」。
玉婷將資料轉入Ragic後，只需要建立三張表單：基本資料、作業紀錄、聯絡資訊，接著將表單資料互相連結，之後重複資訊使用連結與載入帶入即可，節省了大把時間。
「Ragic 跟Excel最大的差別是可以資料庫的形式建立關聯，能節省非常多登打時間、避免資料錯誤的狀況，這部分真的滿好用的！」
除了免去重複登打的麻煩，資料以更有結構、相互關聯的方式儲存後，找資料不用再大海撈針，統計資料更快，讓Ragic成為她幾乎每天必用的工具。
「如果要統計案件辦理情形，Excel也可以算，但有時候要先過濾一下資料、抓一下現在的數量，比較麻煩。Ragic的報表設定好之後可以直接儲存，需要的時候切換到報表頁就看到資訊，不用另外跑一次統計。」
「以前整理一個案子，我可能要找出以前的表單，要把它的前案調出來，或是得查之前輸入的相關資料，統計它在什麼階段……一個案子可能就要弄個半小時、一小時。現在因為報表已經整理好，一點開來就知道什麼情況，都不知道要不要一分鐘？」玉婷笑著說。
玉婷說，當初在Ragic網站上學習概念，大約一個禮拜左右，就可以理解最基本的功能，串連資料、設計與調整資料架構較費時，來來回回大約花了一個月的時間微調，不過線上客服回應迅速，有問題都能很快獲得解答。
由於Ragic能彈性調整設計，玉婷現在如果覺得還是有小地方不夠順手，就會馬上調整一下。玉婷也計畫未來將更多手上專案放在Ragic管理，例如林務局的政府開放資料專案。
一個小功能 處理大量資料就能立大功！
資訊科的小恬也採用Ragic管理自己手上的業務——林務局轄下林地的地籍資料清理。小恬利用Ragic 匯入資料的一個簡單功能：比對重複KEY值，為自己省下大筆資料清理的時間。
小恬說，相對於專案管理的資料，地籍資料比較單純，但資料筆數非常龐大，有十幾萬筆。一般而言，林務局會向相關單位分批申請地籍資料，再彙整到同一個檔案中，不同批次的多筆資料中，可能互相重複，也可能某些資料不完整、有錯誤，需要批次修正。
當重複情形較多時，如果用Excel逐步置換資料，檔案會跑很久，並不方便，而當整體資料超過十萬筆時，光是這樣的資料處理就很惱人。因此小恬後來就將整理好的地籍清單設好KEY值，一批批匯入Ragic，有新一批包含重複資料的檔案要更新，或有批次異動時，只要直接把新檔案匯入，「匯入資料覆蓋原則」選擇「更新舊資料」，Ragic系統就會自動比對重複KEY值，用更新的內容取代舊內容。
「雖然只是一個小功能，但資料筆數多時，就節省好多時間！」小恬用創意讓Ragic發揮了意想不到的功用。
