共用行事曆 - 推拖閃躲飄的照妖鏡

共用行事曆相信各位一定不陌生，不過你是否有妥善運用呢？舉例來說，在辦公室裡面是否常常會有需要找某位同仁卻遍尋不著，不知道他只是茶水間泡咖啡聊是非，還是出門拜訪客戶去了；或者，每次要安排會議前總要浪費時間在喬團隊的時間？其實目前多數的專案管理或是電子郵件系統都有附帶行事曆的功能，然而大多數使用者都只是在接受會議邀請或是想安排休假的時候勉強打開來看看。殊不知如果充分利用這個看似雞肋的功能，就可以大幅減少這種眾裡尋他千百度，暮然回首那人卻根本不在辦公室的窘事。

那麼，讓我們來看看共用行事曆有哪些好處吧！

隨時掌握同事出缺席狀況，避免GANK客戶

客戶：「你好，我找 Chris。」

B同事「歐她現在不在位置上喔！可能要請您晚一點來電。」

-----------下午-----------

客戶：「你好，我找 Chris。」

B同事「不好意思，Chris 今天休假歐....」

客戶：「.....................」

在辦公室代接電話的時候是否常有這種破事呢？這邊才剛跟客戶說同事晚一點進辦公室，自以為為同事的遲到做一個完美的掩護，那邊東問西問才發現 ---- 天啊同事今天根。本。沒。有。要。來。當稍後客戶又打來時，只能硬著頭皮告知客戶實情，不僅自己回的心虛尷尬，連帶也影響公司在客戶心中的形象。

但是如果組織裡有共用行事曆的話，同樣的狀況就是完全不同的結果。一旦接起代接的電話，一個帥氣的打開共用行事曆，上到經理去出差下到打工的今天病假都不怕遺漏。

客戶：「你好，我找 Chris。」

B同事「不好意思他今天休假喔！這邊幫您轉接職務代理人！」

讓客戶覺得公司有很盡責的總機，噢不是，是有很完善的代理制度，更能夠放心的把需求交給公司處理。

簡單搞定會議皮球

主管：「幫我發會議通知，禮拜五要檢討業績」

-----------發出通知後-----------

「可是我有另外一個會耶」

「那天下午我要去拜訪客戶。」

「可以改成三點半嗎？」

有用過Outlook發送會議邀請的人，相信都對於「建議其他時間」這個功能不陌生。乍看之下是很實用的功能，但是當你發送五個會議邀請後，收到四個建議修改時間，而且建議的時間還都不一樣的時候，這功能有。跟。沒。有。一。樣。這時候，如果大家都早早地把自己的行程更新在共用行事曆上面，那麼發起會議的負責人只要避開色彩繽紛的時段，就沒有這種送出十個邀請，九個打槍的困擾啦。

搭配專案管理，一秒找出戰犯

情境一

主管：「下禮拜開會的東西準備的怎麼樣了？」

員工：「有一份文宣提供給美工準備了，好像還沒有拿到的樣子，稍後我再跟催！」

情境二

主管：「A 客戶的標案截止時間是？」

員工：「我確認一下....(翻找E-mail)。」

在專案進行關鍵時刻，常常催工程不應，叫美工不靈嗎？或者是每當被主管問起資訊時，總是鬼遮眼找不到最重要的那封？其實除了被同事逼死以外你有更好的選擇。只要在組織中使用專案管理工具，再搭配共用行事曆的功能，所有小任務的死線一目了然，一秒抓出專案延遲的戰犯同事，幫助團隊提升專案效率。

挑行事曆跟挑伴侶一樣，沒有最好只有最適合

看過上面的各種情境後，是否迫不急待想要導入共用行事曆呢？上網在 Google 搜尋團隊行事曆或是共用行事曆就會出現數十種應用軟體，有的主打文青介面，有的主打與各種工具整合。到底該怎麼選擇適合自己團隊的行事曆工具呢？

其實原本想一如往常的測試各家軟體並分析使用情境給各位，但是經過詢問身邊親戚朋友客戶同學鄰居以後發現，團隊導入行事曆最容易出現的問題就是 -----「啊我忘記放到行事曆上面了！！」。因此，有別於測試後分享心得，這邊建議大家在選擇行事曆時，盡可能選擇可以與現有郵件系統或是專案管理系統整合的共用行事曆。因為越少的操作步驟，越容易使員工「乖乖上去更新行事曆」，增加導入的成功率。舉例來說，如果團隊使用的是 Gmail ，就使用 Google Calendar ；如果使用 Office 365 ，就推薦使用 Outlook 。假設組織裡用的軟體相當獨樹一格又排擠大眾軟體，也可以考慮使用 Zapier 的服務來進行串接，減少重複輸入的時間。

另外，目前 Ragic 也聽到使用者的吶喊，推出與行事曆同步的服務幫助企業管理，不論是即將到期的付款、準備發出的貨物或是同事遞的請假單，只要有日期欄位都可以同步到行事曆中喔！（相關文章：將 Ragic 與行事曆同步。）