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關於 Ragic
"比起買斷式的資料庫系統，Ragic彈性的設計、持續新增的功能以及快速反應的客服是我選擇的原因。－蔡先生這麼說"
義鼎不動產自成立以來深耕台南，秉持著「專業分工、團隊合作、服務客戶」的精神，並結合各領域的專業團隊，為客戶提供全方位的土地仲介、開發服務。不同於同業包山包海的營業項目，義鼎專注於土地買賣。「我們所有的人員都專注於土地這部分」蔡先生如此說道。「土地所需要的專業度更高，一塊土地能不能蓋、要蓋什麼產品，或是土地的建築法規以及都市計畫的限制等資訊，都要有足夠的專業才能夠判斷。」除了比起同業更精通於土地資訊外，義鼎更積極與地主接洽。如此一來，當面對客戶需求時，才能夠審慎評估並匯集各領域專業意見提供完整的不動產說明書。
為了提供最詳盡的說明書，義鼎一直積極在統整土地相關資料，力求讓客戶擁有更快速也更安全的交易。然而，台南有數萬筆的土地資料，龐大的資料內容導致Excel開啟緩慢，甚至因為檔案容量過大，無法使用微軟的協作方式進行編輯，導致資料必須由行政同仁統一管理以確保資料正確性，長久下來，不僅增加行政部門同仁的作業負擔，更影響業務人員在追蹤及回報的時效性。除此之外，因為Excel僅能儲存文字資料而不利於存放檔案的特性，使得業務在查詢相關資料時需耗費時間進行往來溝通，影響業務人員的機動性。
有鑒於義鼎未來將以臺南為據點，跨足其他縣市的市場，運作流暢且可同步編輯的資料庫系統在後續經營上顯得至關重要。為了提升公司競爭力，並加速業務與行政人員的溝通，義鼎開始嘗試雇用工程師設計專屬資料庫。
「當時我就找人來設計了，設計了三個月之後，我那時候付了大概一半還是三分之一的訂金吧，三個月之後，我跟他說：你當做我違約，你不要再做好了。」在與工程師合作的過程中，蔡先生提到：「我發現因為不同產業，我光是要解釋一個"增值稅"要怎麼設計，就夠複雜了，解釋完了，他做出來的又不一定是我要的。」除此之外，極長的資料庫設計時間，也讓蔡先生對於系統未來使用上有了疑慮「以這樣的設計效率，如果我以後要變更設計，例如更改欄位的話會不會很麻煩？」在耗費了三個月的時間與工程師往返溝通後，蔡先生決定暫緩計畫，並嘗試在Ragic上建立適合公司內部需求的資料庫。
著手於設計公司專屬資料庫的蔡先生認為「比起部分資料需要自己建立伺服器等相關設定，Ragic資料庫比我想像中的好上手，使用方式跟先前設計Excel資料庫很像。」其實一開始義鼎並沒有想要開放資料庫給所有公司同仁，後來認為，如果將此資料庫擴大到其他公司同仁使用，對於業務人員會有更多幫助，並逐步導入更多樣的表單。
在實際導入Ragic資料庫管理後，蔡先生深刻體會到以往以Exce做完資料庫功能上的不足，「Excel只能做存資料，可是在Ragic上面我可以把平面的資料延伸得更立體，將所有相關的資料放在同一個表單上，業務在使用上會更方便清楚。」舉例來說，原先需要分開存放的照片或者是地籍圖等檔案，現在只要建立一個檔案上傳欄位，即可集中儲存，業務在外面跑客戶時不需要再透過郵件往返來取得特定檔案。或者是，透過與Google Map連結的方式，也可以輕鬆紀錄地主相關資訊。
「我們的業務在跑客戶的過程中，會回傳拜訪紀錄報表給我，我審核完之後再寄給行政單位統整。變成同一份資料業務記錄一次，行政單位又要再重新複製、貼上，其實這些都是無意義的重複性工作。」相較於以往繁複的作業流程，設計後的資料庫可以透過多版本表單針對各部門設定權限，讓業務各自進行日程匯報的作業，而各業務的資料也會自動匯入至總檔，省去行政部門的統整程序。
「另外一個使用Ragic的好處，是我可以隨時隨地變更資料庫的設計，同仁有什麼特別的欄位需求，我可以在一分鐘之內變更設計給他使用」。市面上套裝軟體或者是和工程師合作的資料庫專案相對變更不易，儘管只是資料庫微調，除了需要往返溝通外，往往動輒好幾天或甚至一週才能修改完成。而Ragic在設計上非常具時效性，像是新增其他表單、改變舊有表單設計等需求，使用者都可以自行設計並在很短的時間內上線，使資料庫更容易調整而更貼近實際使用需求。
除了改善在Excel上面碰到資料管理問題外，蔡先生表示「會逐步將作業表單的部分放到Ragic上面，例如以前使用紙本或是Excel來計算的業務工具表單，或是會計相關的紀錄。」透過Ragic將資料儲存在雲端的便利性，即使在業務在客戶端也可以透過手機App直接連網使用。「未來也會考慮導入Ragic的報表系統，因為只要報表欄位設計好，任何同事都可以隨時從資料庫中取得最新的資料，並看到一些原本在數據中看不到的重點。」
標籤: 房地產
