Aprender Ragic
Aprender Ragic
Si tienes los problemas anteriores, es probable que introducir un sistema electrónico para administrar los presupuestos de proyectos pueda mejorar significativamente la eficiencia de tus operaciones de negocios. Por ello, la plantilla gratis de Ragic de Proyectos y Gastos ofrece una excelente solución.
Ragic es una aplicación en línea que te permite crear y personalizar tu propia base de datos sin que tengas que contratar un programador. Con Ragic, puedes ajustar tus herramientas de administración a tu propio workflow para procesos tales como PSI, administración de proyecto y administración de ingresos y gastos. La plantilla de Plantilla de Presupuesto y Costos ha sido diseñada por Ragic teniendo en mente procesos comúnmente usados y es gratis para quien sea pueda usarla. No tienes que pagar a menos que tengas necesidades de personalización
.¿Qué tipo de datos te puede ayudar a manejar esta plantilla?
(1) Todos los datos relacionados con el flujo de efectivo para un proyecto, desde cantidad total, presupuesto y hasta ingresos y ganancias.
(2) Categorizar elementos de ingresos y ganancias. Saber a cuál proyecto pertenecen con una simple vista.
(3) Consolidar información de facturación. Ya sea que los recibos estén en papel o en formato electrónico, puedes mantenerlos en un buen orden. También puedes configurar los derechos de acceso para que sólo el departamento de finanzas o departamento de contabilidad facture los costos.
En este artículo introduciremos la plantilla de Proyecto de Presupuestos y Costos al describir la estructura de las hojas y cómo usarlas.
La plantilla de Presupuesto y Costos incluye 5 hojas: “Proyectos”, “Declaración de Ingresos”, “Declaración de Presupuesto”, “Estado de Cuenta” y “Estado de Cuenta (Sólo Contabilidad)”.
El orden para crear datos en las hojas debe ser el siguiente:
Agrega un Proyecto, luego puedes ver todos los ingresos relacionados al proyecto en Declaración de Ingresos y organizar tus datos de presupuesto para cada proyecto en Declaración de Presupuesto. El Estado de Cuenta corresponde a los elementos de gastos en gastos en Declaración de Presupuesto, mientras que Estado de Cuenta (Sólo Contabilidad) es usada por el departamento de finanzas o contabilidad para facturar gastos realizados por otros usuarios.
Para cualquier proyecto en una organización o negocio, puedes registrar la fecha en esta hoja. Lo fundamental de esta hoja es el proyecto, asique los campos nombre y ID del proyecto son campos requeridos.
La sección resumen del proyecto en la parte superior de la hoja se usa para rellenar la información que incluye cantidad total, jefe de proyecto y período del proyecto. Luego, el presupuesto total, ingresos, costo y ganancia son calculados automáticamente según la declaración de ingresos usando fórmulas.
En la siguiente sección hay dos subtablas, Estado de Cuenta y Declaración de Presupuesto, las cuales son usadas para registrar todos los elementos de presupuesto e ingresos relacionados al proyecto. El campo cantidad está sumado usando fórmulas en los campos independientes tales como presupuesto total, ingreso real, y ganancia real. Aquí podemos ver claramente los detalles de los elementos de ingreso y presupuesto para el proyecto.
En la parte inferior hay un resumen del presupuesto y gastos, lo cual puede ayudarte a entender el estado actual de los gastos para el proyecto.
Esta hoja es una nueva hoja creada desde la subtabla declaración de ingresos en la hoja Proyectos. El ID de proyecto está enlazado a Proyectos y los datos en la declaración de ingresos automáticamente se mostrará en la subtabla correspondiente al ID de proyecto.
Los campos en la sección resumen de la subtabla declaración de ingresos en la hoja madre y está fijado como sólo lectura en esta hoja. Si necesitas editarlo puedes ir a la hoja madre Proyectos para modificarlo. Las cantidades en la subtabla detalles de ingresos son agregadas junto con una fórmula y escrita en el campo Cantidad Real. Cuando la cantidad esperada y cantidad real no coinciden, el sobrecargo o la cantidad faltante es calculada al sustraer la cantidad esperada de la cantidad real.
En la siguiente sección detalles de ingresos, se muestra la información sobre los elementos de ingreso tal como cuotas.
La sección de archivos adjuntos te permite cargar comprobante de ingresos, tal como los detalles bancarios de un cliente.
Esta es hoja es una nueva hoja creada desde la subtabla declaración de ingresos en la hoja Proyectos. El ID de proyecto está enlazado a Proyectos y los datos en la declaración de presupuesto automáticamente rellenará la subtabla correspondiente al ID de proyecto.
Los campos en la parte superior son campos de la subtabla presupuesto en la hoja madre y están fijados como sólo lectura. Los “costos reales” es la suma de la cantidad en la subtabla a continuación. El “porcentaje” es calculado al dividir “costos reales” por la cantidad de presupuesto para dar medida de como cuánto del presupuesto ha sido gastado.
Los “detalles de costo real” pueden ser usados para registrar gastos asociados con el proyecto y puede ser usado con propósitos de contabilidad. Puedes rellenar los detalles tales como fecha de solicitud, aplicante, tipo de solicitud y cantidad gastada entre otros.
Esta hoja es una nueva hoja generada desde la subtabla “detalles del costo real” en Declaración de Presupuesto. Los miembros del proyecto pueden agregar nuevos registros en esta hoja cuando necesiten solicitar reembolsos para cualquier costo de proyecto. Información tal como fecha de solicitud, fecha de pago, y términos de pago, propósito e información de cuenta del aplicante pueden ingresarse aquí.
La sección sólo lectura en la parte derecha es para el departamento de finanzas o contabilidad. Ver Estado de Cuenta (Sólo Contabilidad).
Esta hoja es una versión múltiple de Estado de Cuenta el cual solo permite editar la sección de contabilidad, mientras que la información de facturación es de sólo lectura.
El personal de finanzas/contabilidad puede rellenar la información de pago y gastos incluyendo la información de recibo, fechas de facturación, cupones y cantidad de reembolso. A continuación, puedes adjuntar fotos de documentos de prueba tal como detalles bancarios.
Después de tomarte el tiempo para leer la descripción anterior y las instrucciones, qué tal si te das cuenta, ¿qué el workflow de tu empresa es diferente del propuesto en la plantilla de Plantilla de Presupuesto y Costos? ¡No hay problema! Todas las plantillas Ragic permiten personalización. Puedes instalar esta plantilla y modificarla para crear una que se ajuste a tus necesidades, ahorrándote una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo versus iniciar desde cero. Haz clic aquípara ver el manual de diseño.
