Aprender Ragic
Aprender Ragic
Al preguntar ¿cuál es el departamento más indispensable para la empresa?, la mayoría de personas probablemente dirán que Recursos Humanos o departamento administrativo. Pero cuando se trata de digitalización, estos dos departamentos son usualmente pasan por alto. Por ejemplo, la mayoría de empresas con las que los usuarios con los que hemos trabajado buscaban digitalizar su proceso PSI, CRM o sistema financiero.
Sin embargo, para tareas meramente administrativas, aún recurren a mover papeles de un lado a otro para obtener firmas físicas. De hecho, el proceso tedioso de mover papeles de aquí para allá por firmas es la razón por la cual los departamentos administrativos sufren de baja eficiencia. Para poner fin a esta situación, la plantilla gratis de Ragic incluye hojas con los aspectos de trabajo administrativo prediseñado para ayudar en la transición del departamento administrativo a la era digital con facilidad.
Para ayudar a tu departamento administrativo a dar el primer paso a la digitalización, Ragic quiere simplificar el proceso de compra de suministros de oficina. Cuando se trata del proceso de compra, y el proceso tedioso de agregar elementos al sistema de inventario. Sabemos que estos procesos pueden estar llenos de arduo trabajo para pequeños departamentos administrativos (o simplemente los negocios no tienden a comprar soluciones de sistema para suplir esta necesidad), asique nos hemos tomado el tiempo para crear una plantilla simple suministros de oficina que puede ayudar.
Para aquellos sin una cuenta Ragic, Para aquellos sin una cuenta Ragic, regístrate ahora y descarga la plantilla. (Ragic no hará cargos sin tu permiso, asique no tiene de qué preocuparte).
Para aquellos que ya tienen una cuenta, puedes ir al ícono hamburguesa en la esquina superior izquierda y elegir “Instalar Plantillas” y descarga la plantilla Administración de Suministros de Oficina en Administración.
¡Ahora, déjanos guiarte a través de esta simple pero conveniente plantilla de administración de suministros de oficina!
Antes de cambiarte a la plantilla, debes recopilar un inventario de todos las herramientas de oficina y otros elementos disponibles para la compra e ingresarlos uno por uno en el sistema. Si quieres anotar marca o especificaciones, puedes agregarla al campo “Descripción Espec”. También puedes subir fotos para ayudar a identificar el elemento requerido.
Recordatorio:
Si se ha agotado un elemento que sabes que se compra con frecuencia y es solicitado, puedes agregarlo a la hoja “Suministros de Oficina - Inventario” y fija el campo “Inventario” a cero en el sistema. Cuando un colega esté rellenando el formulario de solicitud en el futuro, podrán seleccionarlo como opción.
Después que hayas completado la lista de suministros, debes agregar tus colaboradores como usuarios internos para que puedan ver tu hoja. No tienes que pagar tarifas extras al agregar un nuevo usuario (a menos que tu base de datos sea parte de una suscripción pagada). Incluso si debes pagar tarifas extra, el sistema te notificará antes del pago. No te preocupes. Si necesitas ayuda para agregar usuarios, puedes ver este artículo.
En la hoja “Suministros de Oficina- Solicitud”, haz clic en configurar notificaciones y selecciona la opción “Notificarme cuando un nuevo registro sea creado”.
Después de completar el inventario y agregar nuevos usuarios, ¡la plantilla de suministros de oficina está lista para usar! ¡Así es, leíste bien! Sólo envía el URL a tus colaboradores que lo necesiten y el sistema está en línea.
Cuando empleado necesite suministros de oficina, puedes pedirle que vayan a esta hoja y completen la solicitud de suministros de oficina.
Cuando hayan terminado de rellenarla y hagan clic en guardar, recibirás una notificación de correo.
Al recibir la notificación de la solicitud, debes verificar si hay suficiente inventario (desplázate sobre el campo número para ver la cantidad de inventario en la parte derecha). Si hay suficiente cantidad disponible, puedes notificar al empleado que puede pasar a recoger el artículo directamente y hazle completar los campos “Cantidad Recibida” y “Recibido Por”. Si la cantidad completa no está disponible, entonces no se puede suministrar, puedes tomar nota de esto en el campo “Observaciones”.
Recordatorio:
Si hiciste clic en el botón por accidente, puedes simplemente hacer clic en “Revertir Actualizar Inventario” para restaurar la cantidad.
Si alguien solicita una cantidad mayor al inventario disponible, debes rellenar una orden de compra:
Recordatorio:
Si hiciste clic en el botón por accidente, puedes simplemente hacer clic en “Revertir Actualizar Inventario” para restaurar la cantidad original.
¿Qué podemos hacer si los compañeros de trabajo están agregando cosas “interesantes” a lista de suministros de oficina? Sólo ve al panel de acceso global y modifica los derechos de acceso de la hoja “Suministros de Oficina - -Inventario” para prevenir que los demás empleados expresen tu creatividad en el lugar incorrecto.
