Autos de Carrera y Ragic: Un Sistema Flexible que Impulsa la Eficiencia Para un Equipo de Rápido Movimiento

“Somos como el negocio de los sueños, que involucra a gente adinerada que quiere participar en carreras”. Así es como Pete, el gerente de la oficina de Cameron Racing, quien creó toda la oficina y la base de datos de Cameron Racing desde cero, describió lo que hace Cameron Racing. Se encargan de todo lo relacionado con las carreras, desde la adquisición del auto, su preparación, el entrenamiento de los corredores, todo lo relacionado con las carreras, Cameron se encarga de ello.

“Sabía lo que quería y cuando lo encontré, pensé que era lo que buscaba. Miré a Ragic durante unos dos minutos, quiero decir, Ragic fue realmente una especie de amor a primera vista”. Y eso es lo que dijo Pete sobre Ragic, una herramienta que ejecuta la operación principal de Cameron Racing, desde todos sus documentos, desde el manual de usuario del monitor del jefe hasta el acuerdo con sus conductores, las órdenes de compra y venta de repuestos para autos, hasta la nómina de los empleados.

El Desafío

Ragic no es la primera herramienta mágica de Cameron Racing; Pete sí lo es. Pete conoció a Steve, el propietario de Cameron Racing, cuando él se encargaba de los preparativos de viaje del equipo como su agente de viajes. Inicialmente, lo contrataron para que lo ayudara con un poco de documentación, pero las cosas no salieron como esperaba, o tal vez salieron mejor de lo que nadie imaginaba. Después de solo un día y medio, Pete se dio cuenta de la magnitud del desafío y dijo: "Amigo, realmente necesitas a alguien que instale tu oficina aquí". Y eso fue todo: todo encajó. Parecía que los 45 años de experiencia de Pete lo habían preparado perfectamente para convertirse en el gerente de la oficina de Cameron Racing.

Cuando Pete se incorporó a la empresa, Steve hacía todo manualmente, en papel o en una computadora con el software incorrecto. Él escribía los cheques a mano, los mecánicos anotaban en portapapeles los trabajos que hacían y las piezas que instalaban en un coche. ¿La caligrafía de los mecánicos? Horrible. Cuando Pete intentó transferir estos papeles a QuickBooks, fue una pesadilla.

Pete y el ex jefe de equipo de Cameron Racing sabían que la solución era un software de gestión de trabajos. El ex jefe de equipo exploró soluciones llave en mano, pero no se ajustaban a sus necesidades y eran demasiado caras. Pete sabía exactamente lo que quería, así que se lo tomó en serio. Después de buscar en Internet, encontró a Ragic. En solo dos minutos, se convenció: la flexibilidad de Ragic para construir lo que necesitaba, a su manera, era perfecta para su nicho de industria.

Mientras el equipo estaba en la carrera, Pete pasó dos semanas sumergido en Ragic. Cuando Steve regresó del viaje, fue el punto de quiebre. Tenía la cabeza más caliente que un casco: uno de los muchachos había perdido un portapapeles crucial que enumeraba los trabajos realizados en un auto de carreras. Se desató el caos: no podían llevar un registro de lo que se había completado ni facturar a los clientes con precisión. Deben evitar que esto vuelva a suceder.

Es el momento adecuado para Pete, que estaba listo con un marco de cómo se ve el sistema para presentar Ragic. Steve captó el concepto de inmediato y su reacción fue impagable: "Dios mío, esto es realmente genial".

Ahora, Ragic maneja sus datos de la misma manera que a los chicos les gusta manejar sus autos: de manera rápida y precisa. Con todo digitalizado, los portapapeles perdidos y el caos que causaban ya no son una posibilidad.

La Facilidad de Uso: “Si Este Viejo Puede Hacerlo, Tienes un Buen Producto”

"Necesitaba algo sencillo. Si me pasa algo (sí, tengo dos stents en el corazón), tiene que seguir funcionando sin necesidad de un equipo de codificadores caros o soluciones personalizadas. Tiene que ser lo suficientemente fácil de usar para alguien con conocimientos informáticos decentes".

"Y Ragic es exactamente eso. Los chicos vienen a mí con solicitudes como: "¿Puedes agregar un campo para rastrear el número de chasis del auto?" Puedo hacerlo en solo dos minutos. Si este viejo puede hacerlo, tienes un buen producto."

Este sistema que ejecuta la operación principal en Ragic no tiene ningún código personalizado. Pete lo configuró todo con todas las capacidades nativas de Ragic.

La Aplicación Ragic, Misión Crítica

En esta industria, todos están siempre en movimiento, excepto Pete, que ya ha viajado bastante cuando era agente de viajes. Le encanta su trabajo, ya que es el tipo que se encarga de todo lo relacionado con Ragic detrás de su escritorio. Mientras tanto, el resto del equipo siempre está en la pista. Por ejemplo, Steve viaja con frecuencia; si es miércoles, es probable que vuele para la próxima carrera.

Steve y otros como él se benefician enormemente de la aplicación móvil de Ragic. “La mitad de nuestro equipo viaja con el camión IMSA (el camión de la Asociación Internacional de Deportes de Motor) y sale hacia la Costa Este en mayo y no regresa hasta octubre. Pueden pasar semanas o incluso un mes y medio allí, con breves descansos en casa”.

Con el sistema basado en la nube y la aplicación móvil de Ragic, Steve y su equipo pueden registrar y acceder a los datos sin problemas desde cualquier lugar. “La capacidad de registrar el trabajo de forma remota y acceder a la información en cualquier momento es crucial. Es un cambio radical. Convencer a los miembros más jóvenes del equipo de que utilicen portapapeles es un desafío (de ahí la escritura con garabatos), pero interactúan fácilmente con la tecnología. Tener la aplicación de Ragic significa que pueden administrar todo desde sus teléfonos inteligentes, lo que ha sido una gran ventaja para nosotros”.

Muestra de Registro de Trabajo de Cameron Racing en la Aplicación Móvil

El Equipo de Soporte Constante y Servicial

En más de dos años de inmersión en Ragic, Pete ha enviado 12 tickets de soporte técnico. Como él mismo lo expresó: "Cada vez que he tenido cualquier tipo de preguntas, ustedes me responden de inmediato, generalmente en unas pocas horas, ¡y ya estoy listo para seguir adelante!" La capacidad de respuesta y la confiabilidad del equipo de soporte técnico de Ragic han sido un factor clave en su continua satisfacción con la plataforma.

Entonces, ¿Qué Pueden Hacer Ahora con Ragic?

Registro de Trabajo: El Núcleo de las Operaciones

“El registro de trabajo es probablemente la hoja principal de todo el sistema; es realmente la más importante que utilizamos porque registra todo el trabajo que se hace en los autos, todas las piezas que se ponen en ellos y registra las horas que trabajan los muchachos”.

Si bien el registro de trabajo es donde se ingresa toda la información inicialmente, las capacidades de Ragic para crear relaciones entre cada hoja con funciones como enlazar y cargar, mostrar referencias de hojas existentes y Crear nueva hoja a partir de una subtabla permiten interconectar los datos en varias hojas. Por ejemplo, cuando ve la Hoja de automóvil del cliente, puede ver fácilmente todo el trabajo que se ha realizado en ese automóvil.

“Podemos entrar y ver el coche de un cliente y ver todo el trabajo que se le hizo y todas las piezas que se instalaron en ese coche. Por lo tanto, si, por ejemplo, un cliente viene y compra un nuevo Radical, está bien, y luego lo utiliza durante un par de años y se lo vende a otra persona, podemos mostrarle al cliente todo el trabajo que se le hizo al coche”.

Muestra de Hoja Registro de Trabajo de Cameron Racing e Interacciones con Clientes de Vehículos

De igual forma, en la Hoja del Centro de Empleados se puede acceder al historial completo de tareas realizadas por un empleado específico.

Muestra de Hoja Registro de Trabajo de Cameron Racing con el Centro de Empleados

Esto elimina los silos de datos, automatizando las actualizaciones en las hojas y haciendo que la información esté fácilmente disponible y sea procesable.

A Marie le Encanta, es su Herramienta Mágica de Nómina

Uno de los usos más "prácticos" es cómo Marie, la especialista en contabilidad de Cameron Racing, maneja la nómina sin esfuerzo. A partir de los datos ingresados ​​en el registro de trabajo por todos los equipos cuando realizan trabajos, con la función de informes de Ragic, puede obtener rápidamente informes detallados sobre las horas trabajadas por cada empleado en menos de 5 segundos. Esto hizo que su trabajo fuera mucho más fácil que antes, ya que tenía que reunir papeles de todos los equipos con diferente claridad debido a la diferente caligrafía, y buscar y calcular las horas manualmente.

"Bueno, tenemos una rutina para la nómina, así que ella simplemente la ejecuta cada dos semanas y puede ver todo el trabajo que ha hecho cada uno, cuántas horas le han dedicado. Ha sido un enorme ahorro de tiempo".

Muestra de Reporte de Nómina

Lo Que Era una Pesadilla de Fichar Manualmente, Ahora es un Sistema de Órdenes de Venta Sistematizado

“Al igual que con las piezas de Radical, todo lo que recibíamos de la fábrica era una hoja de cálculo. Y había que introducir manualmente el número de pieza para obtener el precio. Era una pesadilla”.

Imagínese el caos: hacer malabarismos con varias hojas de cálculo, comprobar manualmente la disponibilidad de existencias y hacer coincidir los precios. Gestionar los pedidos de piezas de los coches de varios clientes se convirtió en una pesadilla logística debido a la ausencia de un sistema centralizado.

Pero ahora, con Ragic, todo eso ha cambiado. La hoja de cálculo contiene más de 16.000 piezas que antes requerían manipulación manual. ¡Imagínese el tiempo que se invertía! Con la función de importación desde Excel de Ragic, Pete dijo: "Me llevó 2 minutos. Fue muy fácil".

Todo comienza con la Hoja de lista de precios de piezas de RNW, donde cada nuevo lote de piezas se registra a través del proceso de Inventario de entrada (1). También se aplica una fórmula para convertir automáticamente los precios a dólares estadounidenses cuando las piezas se obtienen del Reino Unido (2)

Cada vez que ingresan una orden de venta, la subtabla Información de ventas se vincula directamente con la Lista de precios de piezas de RNW, cargando instantáneamente el precio correcto y la cantidad disponible.

Sales Order Sheet Sample

Al regresar a la Hoja de lista de precios de piezas de RNW, pueden ver el inventario entrante y el saliente de un vistazo, con cantidades actualizadas en tiempo real, sin ningún esfuerzo adicional.

En el Centro de Empleados, Solo Puedes Verte a Ti Mismo

“Es útil porque puedes ir al Centro de empleados, y lo he configurado de manera que solo puedan verse a sí mismos; no pueden ver los detalles de todos los demás”.

Los derecho de acceso de Ragic garantizan que la información confidencial se mantenga privada y que los empleados solo tengan acceso a sus propios registros para mantener la claridad, manteniendo a ambas partes informadas sobre cuestiones como asignaciones y días libres.

Muestra de Hoja de Centro de Empleados

Lo Vendieron y Ayudaron a Otra Empresa de Gestión de Carreras a Digitalizar su Flujo de Trabajo

La industria de las carreras es un mercado muy especializado y encontrar un sistema prediseñado que se adapte perfectamente es casi imposible. Cameron Racing había probado varias soluciones costosas y listas para usar antes, pero ninguna satisfacía sus necesidades. La única opción era una solución personalizada, y Ragic resultó ser la opción perfecta. Steve, el jefe, cree que Ragic es algo que todos los equipos de carreras podrían usar. ¿Recuerdas al ex jefe de equipo mencionado? Dejó Cameron Racing, pero había sido parte del proceso para encontrar el sistema adecuado para Cameron Racing. Sabía de primera mano lo difícil que era encontrar una solución que funcionara, así que cuando se mudó a una nueva empresa, lo primero que hizo fue adoptar la definición de base de datos de carreras de Cameron en Ragic.