De Excel a Ragic: Mi (R)evolución de Base de Datos

Mi negocio es un caso clásico: importamos cerveza de Europa y la distribuimos en Asia. Un comercio internacional sencillo. Principalmente B2B, con ambiciones B2C. Los datos que generamos también son simples: proveedores, productos, listas de precios, clientes, etc. Pero después de 10 años de actividad, los datos crecieron en volumen y complejidad, hasta el punto de que nuestras queridas hojas de cálculo de Excel se volvieron insuficientes.

En este blog, intentaré explicarte por qué necesitas utilizar un generador de bases de datos adecuado y dejar de lado las hojas de cálculo.

Cuanto Más Grande es la Empresa, Más Desordenada es la Hoja de Cálculo

“¿Qué es un CRM y por qué necesito uno?”

Si eres un emprendedor o un recién llegado al mundo de las ventas, seguramente habrás visto esa pregunta en muchos foros mientras buscabas las mejores herramientas y consejos que te llevaran al éxito. Por lo tanto, no necesito explicarla, ya que ya existe una cantidad equivalente de respuestas a esa pregunta.

Tal vez cuando iniciaste tu negocio no utilizaste un CRM. O estás administrando tu CRM y los datos de ventas en Excel o Google Sheets, además de archivos en algún lugar con las facturas y demás. Y si, como yo, iniciaste tu negocio solo, puede que incluso te parezca que es lo suficientemente bueno para lo que necesitas. Después de todo, no hay tantos datos para organizar. En mi caso, trabajaba solo con una cervecería, vendiendo un tipo de cerveza a solo uno o dos tipos de clientes (bares y restaurantes).

Pero a medida que tu negocio crece y se vuelve más complejo, generas más datos, nuevos parámetros que no anticipaste. Entonces agregas columnas, comentarios y rápidamente se vuelve un caos. El perfil del cliente de un bar y un cliente final es muy diferente. Cuando la fecha de fundación de un negocio puede no ser muy relevante, el cumpleaños del cliente final es una información crucial. Entonces agregas la columna "Cumpleaños".

Luego está la complejidad que surge de las fórmulas y de la vinculación de diferentes pestañas y hojas de cálculo, como VLOOKUP. Si genera documentos desde Excel (facturas, notas de entrega, etc.), conoce la función VLOOKUP.

Después de ver un tutorial sobre cómo crear una lista desplegable a partir de los nombres de sus clientes, haga clic en = VLOOKUP para el resto de los datos y listo, carga toda la información necesaria en su plantilla. Bueno, tal vez esto ya sea un desafío para algunos. Especialmente si desea un documento limpio, sin #N/A o #VALUE!, entonces sus fórmulas se verán así:

=IFERROR(VLOOKUP(D13, Client_Database, 3, 0),"")

=IFERROR(IF(F28*G28=0, "",F28*G28),"")

=IF((OR(F345="AB", F345="CD")), D345," ")

Esto es solo un ejemplo. El punto es que crear relaciones de datos en Excel requiere capacitación, conocimiento y fórmulas. Para mí, usar fórmulas es como codificar. Tal vez los programadores se pongan nerviosos, pero en mi opinión, las fórmulas no son intuitivas, hay que aprenderlas para usarlas, tienen su propia lógica de espaciado y puntuación, es como un lenguaje diferente.

Luego llega el momento en el que necesitas compartir tus hojas de cálculo. Dependiendo de tu modelo de negocio, en algún momento ser un solopreneur ya no es una opción y necesitas compartir tus preciadas hojas de Excel.

Fue entonces cuando empecé a trabajar con OneDrive, para que mis socios comerciales y empleados también pudieran acceder y modificar las hojas de cálculo sin necesidad de enviarse entre ellos la versión final del archivo. ¿O es Final-1.2? ¿O Final_2? Ya sabes a qué me refiero. Esto funciona siempre que los datos compartidos se puedan ver o modificar con la otra persona. Si se trata de un pasante o un empleado, tal vez no quieras que vea toda la información del cliente, pero al mismo tiempo necesitas que cree nuevos clientes. Esta fue la primera limitación a la que me encontré al usar hojas de cálculo como base de datos: el intercambio de datos.

Finalmente, sucedió algo que nunca esperé: a medida que mi negocio seguía creciendo, cada vez más complejo mi CRM, los rastreadores, agregando líneas, columnas, formatos condicionales, nuevas fórmulas e importando datos de otras hojas, mis archivos de Excel comenzaron a retrasarse y a bloquearse. Fue entonces cuando me vi obligado a buscar alternativas serias para administrar mis datos.

Necesidades Simples Aún Más Simplificadas

Como mis problemas con Excel persistían, comencé a buscar una nueva solución. Búsqueda en Google: CRM gratuito

Seamos honestos, la primera vez que buscaste un CRM buscaste uno gratuito. Excepto que también descubriste que no son gratuitos, o no por mucho tiempo o por poco tiempo. Pero el precio ni siquiera era mi principal problema. La verdad es que me gustaba mi Excel. Lo cuidé, lo evolucioné para que se convirtiera exactamente en lo que quería. Probé algunos CRM populares, todos funcionaron bien, pero extrañaba mis hojas de cálculo. Comencé mi Excel con una hoja en blanco, la moldeé como quería que fuera. Extrañaba la libertad, la personalización total.

Hasta que finalmente encontré Ragic y su forma única de usar hojas de cálculo para administrar datos. Me pareció una revelación. Básicamente, puedo hacer todo lo que hacía antes, solo que más rápido, más simple, más seguro y más. ¿Los problemas para compartir? Desaparecieron. ¿Los retrasos? Desaparecieron. ¿"Codificación"? Desapareció. ¿La libertad total de personalización? Sigue ahí.

Podría explicarte cómo Ragic te permite administrar el acceso y el uso compartido de tus datos, o cómo utiliza una hoja de cálculo de dos caras que te permite registrar cada entrada con todos los detalles que necesitas, pero en el otro lado proporciona un resumen claro de todas tus entradas con solo los detalles principales que seleccionaste. Pero el sitio web de Ragic ya lo explica todo. Solo diré que hace que agregar nuevos datos a Ragic sea mucho más sencillo que con Excel. Y también es más seguro, porque utilizar una herramienta de base de datos adecuada también ayuda a evitar errores en la entrada de datos.

Curiosamente, mi socio comercial no quería pasar de Excel a Ragic, la infame resistencia al cambio. Aproveché el Año Nuevo para forzar ese cambio, lo llamo la resolución Ragic. Una vez que se vio obligado a aceptar el cambio, tardó exactamente un minuto en aceptarlo. Esto se debe a que acababa de crear su cuenta y había generado una factura por primera vez en Ragic y tardó exactamente un minuto en descubrir cómo hacerlo. Como se parece mucho a Excel, ¡pasar de uno a otro es muy sencillo!

Hasta ese momento, Ragic era completamente gratuito. Desde entonces, hemos seguido mejorando nuestro CRM, añadiendo y enlazando nuevas páginas y datos: stock de productos, albaranes, órdenes de compra, listado de proveedores, listas de precios, material de marketing, reclamaciones de clientes, etc. Todos ellos fácilmente enlazables entre sí sin necesidad de ninguna fórmula o codificación.

En realidad, apenas estamos empezando a explorar las posibilidades que podemos hacer con Ragic. Otra empresa, de un sector completamente diferente y que opera en una escala completamente diferente, tiene una expresión interesante cuando se encuentra con una necesidad o un problema relacionado con los datos: ¡Solo Ragic!

Nuestra base de datos es un ente vivo que crece con la empresa. Lo que era sólo un CRM muy simple ahora empieza a parecerse también a un ERP.

Pruébalo

Nunca es fácil cambiar los hábitos, especialmente cuando no son del todo malos. ¿Para qué, entonces? ¿Por qué deberíamos empezar a pagar por un CRM cuando Excel nos ha dado buenos resultados hasta ahora? ¿Por qué correr el riesgo de estropear nuestros datos al hacer la transición a otro software?

Puedes responder a todas esas preguntas de forma sencilla: pruébalo. Usar la herramienta adecuada para el trabajo adecuado es simplemente mejor.

Mejor aún, empieza a usar la herramienta adecuada desde el principio. En retrospectiva, habría ahorrado una cantidad ridícula de tiempo si hubiera empezado a usar Ragic desde el primer día. Mi excusa es que no sabía que existía.

Ahora ya lo sabes, así que pruébalo.